リファレンスチェックが違法になる場合がある!適切な調査方法やタイミング、そして注意点を解説

リファレンスチェックは、中途採用において企業と採用候補者とのミスマッチを防止する手段として有効であると言われます。もともと外資系企業では行われてきましたが近年日本企業でも取り入れるところが増え、リファレンスチェックを専門に行う会社も出てきています。しかし調査内容は「個人情報」の部分が大きいため、調査方法や収集した情報の取扱いを慎重にする必要があります。ここではリファレンスチェックでの企業における対策についてご説明します。採用については、個人情報保護法だけでなく複数の法律が関わってきます。どうぞ最後までお読みください。

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目次

リファレンスチェックの特徴と長所・短所

リファレンスチェックとは、中途採用において採用候補者の実際の実績や人柄などを調査することをいいます。主に前職の関係者にコンタクトを取り聞き取りをするという方法で、本人のスキルや人柄などについて客観的な評価を調べます。限られた時間の中で採用するかどうか判断する場合にとても有効なので、今では国内企業で取り入れるところが増えてきています。

客観的な評価が加わることで「採用のミスマッチ」を防ぐ

リファレンスチェックは、採用候補者と仕事をしたことのある人物たちからヒアリングを行います。これにより応募書類や面接では分からない経歴など「よりリアルな人物像」を同僚や上司から聞くことで、客観的に人物を判断できるのです。中途採用で期待されるのは「即戦力」ですから、能力不足や能力が十分でも職場環境を悪化させるような人では困ります。こういった「ミスマッチ」を防ぐために、リファレンスチェックは有効とされるのです。ただし、推薦者のなりすましには注意が必要です。

個人情報が多く、使い方次第では違法となるケースもある

企業側にとって採用活動に有効なリファレンスチェックですが、運用次第では違法となってしまうことがあります。まず、前の職場へのヒアリングを採用候補者の許可なく進める行為は、個人情報を勝手に収集する行為であり、個人情報保護法違反に該当する事項であるため禁止されています。また、採用するとの内定を出したあとにリファレンスチェックを行った場合、この調査結果で採用を取り消したり、あるいは自主的な内定辞退を図って嫌がらせを行ったりすると労働契約法の「解雇権の濫用」にあたるとされる可能性があります。以上の点から、企業は違法な人物調査にならないよう注意を払うことが大切です。

*労働契約法

リファレンスチェックでは企業の対策が重要

先ほどリファレンスチェックが違法となってしまう場合についてご説明しました。これで「うちの会社ではリファレンスチェックは難しいのでは?」と思った方も多いと思います。しかし、リファレンスチェックを行うこと自体は違法とされてはいません。ただし、企業としては、違法行為とみなされないような対策を取ることが必要です。

事前に採用候補者から調査することへの許可を書面で得ておく

リファレンスチェックにおける質問内容は、個人に関するものが多いです。本人の許可なく調査・収集すれば、個人情報保護法に違反します。よって企業としては採用時の面接などの場で、前もってリファレンスチェックをすることを採用候補者に伝えて許可を取っておくことが必要です。そして口頭で許可を得るだけでなく書面にしましょう。個人情報保護法では個人情報の取得にあたり記録を作成することが義務付けられているからです。

個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律) 第二十七条

リファレンスチェックを行うなら、採用内定を出す前に実施する

リファレンスチェックを行うタイミングも重要です。調査を行うなら採用内定を出す前に実施します。採用内定を出した段階で労働契約を結んだとみなされます。このタイミングでリファレンスチェックを行い、この結果をもとに内定取り消しを行うと先述した労働契約法に違反するとみなされる可能性があります。企業は従業員と雇用契約を結んでしまうと簡単に解雇することは難しいので、リファレンスチェックを行うのなら内定を出す前にしましょう。このような対策を講じておくことで、採用活動において法律違反をおかすリスクを回避することができます。

リファレンスチェックは難しく調査会社も増加

中途採用において有効とされるリファレンスチェックですが、個人情報の取扱いには注意が必要であり、調査活動においてもすべてを自社で行うのは限られた時間の中では難しいです。そこでリファレンスチェックを専門に行う調査会社に依頼するという企業が増えています。それに伴いリファレンスチェックサービスを取り扱う会社も多くなっています。

リファレンスチェックは専門会社に、企業は採用活動に集中できる

専門の調査会社にリファレンスチェックを依頼することで、企業は人材の選定という本来の採用活動に専念することができます。また、第三者に依頼することで人物評価をより客観的に行えるのもメリットです。もちろん採用候補者への調査などの許可は企業側が取得すべきですし、依頼した調査会社が適切に個人情報を取り扱っているのかチェックする必要はあります。それでも「調査のプロ」に依頼できるという安心感は大きなものです。これにより企業と採用候補者との信頼関係も維持しやすくなります。

専門のサービス会社も様々、複数社から見積もりを取ろう

現在、リファレンスチェックを行ってくれる会社は増えています。「どの会社に依頼したらいいのか」と戸惑うところです。まずは調査目的や調査範囲などを企業で決め、それに沿った見積もりを複数の会社からもらうといいでしょう。必要であれば会社へ出向き、不明な点はどんどん相談してください。また個人情報の取扱いについてもチェックする必要があります。外部に依頼する上は、企業としても監督責任があるからです。調査内容や調査方法などに応じ機関や料金体系も変わりますので、自社に合った会社を見つけることが必要です。

個人情報の扱いや採用全般を規制する法律

個人情報保護法

個人情報保護法第27条では、「個人情報取扱事業者は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。~」(※1)と定められています。そのため、リファレンスチェックを実施することそのものに採用候補者が同意する必要があります。このステップを踏まないと法律に抵触する恐れがあるため、採用の責任者が理解しておくのはもちろんのこと、採用活動にかかわる従業員に周知しておく必要があります。

※1:e-Gov「個人情報の保護に関する法律(平成十五年法律第五十七号)

リファレンスチェックを適法で実施するためには

採用候補者にリファレンスチェックの同意を得る

個人情報保護法遵守のため、前述の通り採用候補者に対して、リファレンスチェックを行う旨に同意を得る必要があります。どの段階で同意を得るかは企業の採用ステップによるところがあるかと思いますが、必ず同意を得るようにしましょう。

また、日本の採用市場においてリファレンスチェックという言葉の意味がどこまで浸透しているかは疑問が残ります。そのため、言葉だけで表面的に説明するのではなく、採用候補者の知識レベルによってはリファレンスチェックの内容を事細かに説明する必要があるでしょう。

そういった意味も含めて必ず同意を得るようにしてください。採用企業の言葉と、採用候補者の理解に食い違いがあると、後で必ず問題になります。そうなってしまうと、採用候補者にとってデメリットがあることはもちろんですが、採用企業にとっても採用したい人材を採用できず、残念な結果になってしまうことがあります。

採用候補者に推薦者を紹介してもらう

推薦者を選定する場合は、まずは採用候補者に選んでもらうようにしましょう。採用候補者にとって都合の悪い推薦者を採用企業が勝手に選んでリファレンスチェックを行うと、あとで採用候補者と揉める原因になります。また、推薦者の選定も含めて採用候補者の同意が必要となるため、その点も注意が必要です。

【参考】リファレンスチェックを行う旨を明示しておく

法律の話とは逸れますが、トラブルを防ぐ最大の方法は、そもそもリファレンスチェックを行う旨を明示しておくことです。そうすれば、リファレンスチェックを受けたくない転職希望者の足切りにもなり、無用なトラブルを抱えずに済むでしょう。しかし、リファレンスチェックが一般的に浸透しているとは言いづらい現状において、その内容をよく理解しないまま採用試験を受ける転職希望者の方もいるかもしれません。そのため、転職希望の問合せをもらった時点で、リファレンスチェックの内容をきちんと説明しておくとよいでしょう。あわせて、その企業の採用試験ではリファレンスチェックを必須にしていると説明すれば、さらにトラブルが防げます。

リファレンスチェックを拒否された時の対処法

再度リファレンスチェックを頼めないか確認する

どれだけ事前に説明しても、いざリファレンスチェックをする段階になって同意を得られない場合もあるかもしれません。そういった場合、すぐに諦めるのではなく再度依頼してみましょう。再度依頼するといっても、同じ言葉で淡々と依頼しても意味がありません。リファレンスチェックの必要性や採用候補者のメリット、そしてぜひ採用候補者を採用したいと思っていると、プラスの内容を織り交ぜて話しましょう。

追加の面接などリファレンスチェックの代替案を実施する

再度依頼しても、結果的にリファレンスチェックに同意してもらえない場合もあるでしょう。その際はやむを得ず、追加の面接など代替案を提示するのも一つの手です。それで採用候補者が納得してくれるのであれば、面接すればよいでしょう。

しかし、採用企業において一定程度リファレンスチェックを行ってきた歴史がある場合、例外を作りたくないという場合もあるでしょう。

採用を見送る

リファレンスチェックにはいくつものメリットがあります。これまでそのメリットを享受してきた採用企業からすると、「リファレンスチェックをしない採用」という例外を作りたくないでしょう。大手企業であればなおのこと、そう考えるはずです。

このように相反する主張が対立した場合、選ぶ選択肢は採用見送りです。組織で働くときは大なり小なり個人の意見が尊重されない場面があります。個人の事情はさまざまあると思いますが、採用面接において決められたルールを守れない場合、入社後にも同じ様な問題を引き起こす可能性があります。

そういった可能性も考慮して、採用企業が大切にしてきたリファレンスチェックに同意できないのであれば、潔く採用を見送るのも一つの手です。

しかし、採用見送りは採用候補者にとってはもちろんのこと、採用企業にとっても非常に残念なことです。そのため、次回以降同じことが発生しないよう、リファレンスチェックの実施に同意できない転職希望者は、そもそも採用試験を受けられないようにするなど、再発防止策が必要になります。

リファレンスチェックにおけるトラブル防止策

リファレンスチェックサービス会社から個人情報が漏れる

リファレンスチェックは時間も労力もかかる作業です。そのため、外部の企業のサービスを利用したり、リファレンスチェックそのものを外注する場合もあるでしょう。このとき、作業そのものからは開放され、コストをかけることで良質な結果が得られるようになります。しかし、個人情報保護の責任やリファレンスチェックの責任までなくなるわけではありません。

個人情報が適切に扱われているか常に監視し、サービス会社のやり方に疑問がある場合はいつでも質問できる信頼関係を構築しておきましょう。場合によっては是正や契約の打ち切りも検討しないといけない場合があります。

採用候補者の現職の会社に連絡を取ることで、転職活動の事実が明るみに出る

採用企業はリファレンスチェックに関係する連絡を、採用候補者の企業に複数回取ることがあるでしょう。その際、採用候補者が周囲に転職活動を実施している旨を公開しているのか確認する必要があります。公開しているのなら問題ありませんが、そうでなければ転職活動をしている事実が明るみに出ると、採用候補者と職場の関係を悪化させてしまう恐れがあります。

また、リファレンスチェックを行う段階では採用企業への内定を得ていません。場合によってはそのまま現職企業での勤務を続けることも考えられるため、現職企業への連絡は慎重に行うようにしましょう。

これはリファレンスチェックを外注するときも同様です。作業そのものを任せたとしても、リファレンスチェックの責任は採用企業にあります。リファレンスチェックが原因で採用候補者と揉めないように、外注先の企業にも情報を共有しておきましょう。

採用候補者のSNSを確認してリファレンスチェックとするのは違法なのか?

SNSで公開されている情報を使ったリファレンスチェックは、違法性を含む場合があります。採用候補者の同意を得ている場合は別ですが、そうでない場合は勝手にSNSをチェックしないようにしましょう。

SNSのセキュリティレベルによっては、友達しか閲覧できないなど制限をかけている場合もあるでしょう。言うまでもありませんが、リファレンスチェックを目的としてわざと採用候補者とSNS上で友達になるような行為も避けましょう。

個人情報の取扱についてルールを作る

採用企業は、リファレンスチェックにおいて取得した個人情報の取扱についてルールを作ってそれを徹底する必要があります。個人情報の保管場所を決め、限られた従業員のみアクセスできるようにするなど、厳格に決める必要があります。もちろん、個人の記録媒体で外部に情報を持ち出せるような状態にしておくのは以ての外です。

採用候補者のリファレンスチェック前の確認事項

個人情報の提供について合意を求められている範囲を確認する

リファレンスチェックの推薦者は、採用候補者が決められます。そのため、意図しない範囲(前職や大学の友人など)に無断でリファレンスチェックをされることは基本的にありません。しかしSNSやインターネットが発達した現在において、採用候補者と関係のある人に連絡を取るのは不可能ではありません。もちろん法律に抵触する可能性の考えられる行為であるため、多くの採用企業は行わないでしょう。しかし、もしかするとそういったトラブルに巻き込まれるかもしれないというのは、頭のどこかで気にした方がよいかもしれません。

採用企業が公開しているプライバシーポリシーを確認する

リファレンスチェックを行うとき、採用候補者は採用企業が公開しているプライバシーポリシーを確認しましょう。リファレンスチェックについての個別の取り決めを提示されるかもしれませんが、プライバシーポリシーを確認しておいて損はありません。もし、個別に提示された取り決めがプライバシーポリシーに反していれば指摘して是正してもらいましょう。もし、是正してもらえなかったり、採用候補者にとって都合の悪い扱いを受けるようであれば、その企業とは縁がなかったと思って、方針を変えたほうがよいかもしれません。

実際にリファレンスチェックを行う会社

採用候補者がリファレンスチェックに同意するとき、「採用企業がリファレンスチェックを行うものだと思っていたから」という場合もあるでしょう。しかし、実際には採用企業ではなく外注先がリファレンスチェックを行うこともあります。個人情報の取り扱いなどの責任はもちろん採用企業にありますが、実際にリファレンスチェックを行う外注先が別にある場合は、確認しておきましょう。後になって「話が違う」というようなトラブルにならないためにも大切なことです。

まとめ

ここまで、リファレンスチェックを行う上で違法にならないための対策などについてご説明してきました。客観的な人物評価ができるとしてリファレンスチェックを取り入れる企業は多いです。とはいえ調査内容は、本人の人柄や仕事ぶりなどを見るもので個人情報が多く、その調査については慎重に進める必要があります。採用候補者から調査への了解を取る、調査の実施は採用内定前にするなど企業側も違法にならないような対策を取ることが必要です。リファレンスチェックについては外部の専門会社に依頼するのもひとつです。豊富な経験を持つ会社に調査を依頼することで、企業は人材の獲得に集中することができます。会社で中途採用をご検討しているのであれば、リファレンスチェックの実施を採用活動に加えることをおすすめします。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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