中途採用の強力な味方！リファレンスチェックサービスの内容について解説

公開日:2024/06/10 最終更新日:2024/05/31

現在、「転職」は性別・年齢を問わず一般的なものとなっています。企業側も業務向上のために中途採用を積極的に行なっています。しかし、即戦力として採用したのに、思ったほどのパフォーマンスをあげられないなど「採用のミスマッチ」もまた問題となります。企業のさらなる発展のために採用した人なのに、そのために逆に職場環境が悪化して業績が低下するとなっては、採用した意味がありません。そのために欠かせないのが「リファレンスチェック」です。ここではリファレンスチェックの意義と専門家に依頼するメリットについてご説明します。もし、あなたが会社で中途採用を検討されている、または採用活動中であるならば、ぜひお役に立つことと思います。どうぞ最後までお読みください。

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リファレンスチェックとは応募書類の虚偽確認

「リファレンスチェック」という言葉になじみがない方もいらっしゃると思います。元々は外資系企業などで行われてきたもので、採用候補者の提出した「履歴書」「職務経歴書」などをもとに前職での実績や本人の人柄などを関係者にヒアリングなどを通じて調査することをいいます。

リファレンスチェックは、書類にあらわれない実績や人柄を調査する

企業の採用プロセスは、「履歴書」「職務経歴書」の提出や数度の面接等から成っています。しかし、限られた時間で書類の虚偽や本人の人柄などを確認するのは難しいものです。そこで本人とのやり取りとは別に、前職の関係者から実績や人柄について調査を行うのがリファレンスチェックになります。実際に働いていた職場からヒアリングすることで、本人への理解がより具体的に深められるというメリットがあります。

リファレンスチェックはあくまでも選考の一部です。本人に同意を得たうえで、推薦者と呼ばれる前職の関係者などに本人の仕事ぶりについて質問します。推薦者を誰に頼むかは本人が選ぶこともありますが、一定期間以上見つからない場合は企業が選定のサポートをすることもあるようです。また、ケースとしては少ないですが、推薦者の替え玉やなりすましがバレるケースもあるようです。

リファレンスチェックは人材ミスマッチ防止策

リファレンスチェックが採用活動時に果たす役割が重要なものであることは、先述の通りです。採用前にあらかじめチェックしておくことで双方のミスマッチを少なくし、自社が希望するスキルをもった人材を雇用できます。リファレンスチェックをすることで得られるメリットを具体的にあげていきましょう。

採用希望者のスキルを正確に把握することで、確実な採用が可能

採用を希望する人々を知る機会は、提出された履歴書や職務経歴書と数回の面接しかありません。これだけでは本人の能力のすべてをはかることは難しいです。もし、相手が虚偽の申告をしていたとしてもそれを指摘するのは困難です。ここにリファレンスチェックを導入すれば、関係者からヒアリングすることで以前の職場での仕事ぶりを知ることができます。より本人の能力や人柄がリアルに分かるので、企業としては確実な採用活動に結びつけることが可能です。

職場環境の悪化や早期退職を防ぐことができる

実際に中途採用して入社してきた人材に能力があったとしても、人物に問題があるなどして職場環境を悪化させてしまう場合があります。こうなると職場全体のパフォーマンスが下がり、業務に悪影響が出てしまいます。一度採用してしまうと雇用契約を解除することは非常に難しくなりますし早期退職になりますので、結果採用活動が失敗となってしまいます。リファレンスチェックは前職での実績だけでなく人柄も調査していきますので、採用後の仕事ぶりをより具体的に予測することができます。リファレンスチェックが現場の環境を守り、企業の利益も守ることにもつながるのです。

リファレンスチェックサービスで採用活動を

今までご説明したように、リファレンスチェックは採用のミスマッチや職場環境の維持など、さまざまなところで重要な役目を果たしています。もちろん自社でチェックを行うことも可能ですが、最近は外部の調査会社に依頼してリファレンスチェックを行う企業も増えています。また採用活動方法の変化に伴い、リファレンスチェックを専門に行う会社も登場しています。

外部に調査を依頼することで、採用活動での信頼性と効率化がアップ

自社でリファレンスチェックを実施しようとすると、勤務内での調査活動には限りがあります。また個人情報も含まれますので、無意識に個人情報保護法に抵触してしまう可能性もあります。結果として採用希望者との信頼関係が悪化し、内定辞退などにつながる恐れもあります。興信所などの調査会社は、個人の素行調査などを業務内容として掲げている調査のプロフェッショナルです。個人情報に関する取り扱いにも長けており、調査のノウハウもあります。よって確実な情報を効率的に収集できるのです。

リファレンスチェックを専門に行う企業も増えている

企業が採用活動においてリファレンスチェックを積極的に活用しようという動きを受け、リファレンスチェックを専門におこなう調査会社も増えています。具体的なサービス内容は企業によって異なりますが、主にWebでのやり取りで行います。前職の関係者などにメールなどにて案内を送り、アンケートに答えてもらうというスタイルを取るところが多いようです。また、リファレンスチェックだけでなくバックグラウンドチェックにも併用できるようなサービスを用意している会社もあります。料金については件数や月額など様々なプランを用意していますので、内容とともに吟味して選ぶといいでしょう。

リファレンスチェックサービスのタイプ

採用候補者個人の良さを引き出すタイプ

概要

このタイプは、リファレンスチェックを通じて候補者の長所や強みを最大限に引き出すことを目的としています。過去の上司や関係者から、候補者の優れた能力や資質、人間性などの情報を幅広く収集します。

特徴

候補者の短所や問題点を見つけるのではなく、あくまでも長所に焦点を当てたリファレンスチェックが行われます。過去の具体的なエピソードを丁寧に拾い上げ、候補者のポテンシャルを余すところなく評価します。

メリット・デメリット

メリットとしては、候補者の魅力を存分に発揮でき、ミスマッチを防げます。一方でデメリットは、問題点が見逃されてしまうリスクがあることです。バランスの取れた評価が重要になります。

リファレンスチェックにおいて有効な質問を検討するタイプ

概要

このタイプは、リファレンスチェック時の質問内容や質問方法について、専門的な助言やコンサルティングを行うサービスです。効果的な質問設計を支援し、的確な情報収集を実現します。

特徴

質問項目のブラッシュアップや、状況に応じた効果的な質問の仕方など、リファレンスチェックのノウハウを提供します。社内で適切な質問を立案するのが難しい企業に向いているサービスです。

メリット・デメリット

メリットは質の高い情報収集が可能になる点にあります。デメリットは、サービス料金が発生することです。費用対効果を検討する必要があります。とはいえ、比較的手軽なタイプなので、試験的にはじめに導入するならこのタイプがよいかもしれません。

採用候補者に起因するトラブルやリスクを低減するタイプ

概要

このタイプは、リファレンスチェックを通して、候補者に潜在するリスク情報を徹底的に調査するサービスです。過去の不祥事や経歴詐称のチェック、金銭トラブルや薬物問題のスクリーニングなどを行います。

特徴

単なる評価にとどまらず、企業がリスクに曝されないよう、候補者のリスク要因を厳しくチェックします。調査専門のプロフェッショナルが徹底的に調査を実施します。

メリット・デメリット

メリットはリスク低減が図れる点です。一方デメリットは、プライバシーの問題があり、候補者の理解が必要不可欠です。倫理的な配慮も求められます。

リファレンスチェックサービスの導入方法

導入目的を明確にする

リファレンスチェックの目的の整理

リファレンスチェックサービスを導入する前提として、まずは自社でリファレンスチェックを行う目的を明確にする必要があります。単に他社も実施しているからという理由でサービスを導入しても、本来の目的が曖昧だと、運用が適切にできなくなる恐れがあります。

例えば、単なる経歴確認にとどめるのか、人物評価まで含めるのか。また、リスク管理の観点から行うのか、ミスマッチ防止が目的なのかなど、目的に応じて求められる情報が変わってきます。まずは目的を社内で徹底的に議論し、明確にしておくことが重要です。

導入によるメリットの洗い出し

次に、サービス導入によってどのようなメリットが期待できるのかを洗い出す作業が必要になります。単にアウトソースするだけでは効果が見えづらいため、メリットを明確化しておく必要があります。

例えば、正確な情報収集が可能になる、社内リソースが節約できる、専門家ノウハウが活用できるなどのメリットが考えられます。こうしたメリットを明確にしておけば、導入の是非を判断しやすくなります。

求める機能を明確にして、サービスの機能を確認する

 求める機能要件の明確化

リファレンスチェックサービスには様々なタイプがあり、提供される機能が異なります。そこで自社の求める機能要件を整理しておく必要があります。

例えば、口頭での電話インタビューを重視するのか、質問票によるWeb回答を重視するのかで求められる機能は変わってきます。また、評価レポートの出力が必要か、リスクスクリーニングを求めるかによっても要件は変わります。機能要件を明確にすることで、本当に必要なサービスが見えてきます。

サービスの機能と自社要件のマッチング確認

次に、サービス事業者の提供機能と、自社の要件のマッチングを確認します。自社の要件を満たすサービスなのか、きちんと吟味する必要があります。不足している機能があれば、カスタマイズ対応が可能かを確認します。

また、単にサービス機能だけでなく、事業者の体制や対応力なども重要なポイントになります。サービス提供の質をきちんと見極める必要があるでしょう。

導入事例や導入の際の注意点を確認する

他社の導入事例の収集

サービス導入を検討する際は、同業他社や先行事例の収集が有効な方法になります。他社がサービスをどのように活用しているのか、メリットとデメリットは何かをリサーチすることで、自社導入の参考になるはずです。

特に業界内での先行事例は参考になるでしょう。同じ業界なら、求められる機能要件も似通っている可能性が高いため、他社の選定理由を参考にできます。

導入時の課題や失敗事例の確認

また、サービス導入時の課題や、失敗事例なども確認が必要です。導入に伴うリスクを事前に認識しておくことで、リスク回避や対策を立てられます。

例えば、情報漏洩のリスク、応募者拒否への対応、社内導入に伴う反発など、サービス導入にはさまざまな課題が潜んでいます。失敗事例を確認することで、こうした課題への対処方法がわかるはずです。

まとめ

ここまでリファレンスチェックサービスについて説明してきました。リファレンスチェックの重要性が認知されるようになるとともに、専門の調査会社に依頼する企業も増えています。外部の専門会社に依頼することで、費用はかかりますが確実な結果を効率的に得られます。リファレンスチェックサービスを行う会社は多くなっていますので、インターネットで多くの会社を見つけることができます。その利用目的や調査範囲などにより料金体系も変わりますので、まずは自社の採用活動に合わせた調査会社を探す必要があります。Webでの問い合わせなども受け付けていますので、複数の調査会社にアプローチしてみてください。初めは漠然としているかもしれませんが、専門家とのやり取りの中でよりリファレンスチェックについてのイメージも固まってくると思います。自社の希望に合った調査会社を選ぶことが、よりよい採用活動にもつながります。ぜひ検討してみてください。

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