リファレンスチェックはどうやってやるの?実際の流れや方法を徹底的に解説します

中途採用でリファレンスを検討している人の中には、実際の流れや方法について知りたい人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックは個人情報に関する調査となるので、情報の取り扱いに注意しなければなりません。実際の流れや方法を把握しておかなければ、そもそもリファレンスチェックを行なうことはできないでしょう。ここでは、リファレンスチェックの流れや方法、現職関係者が知らない情報を入手する方法について解説します。リファレンスチェックを検討している人は、ぜひ参考にしてください。

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リファレンスチェックの流れとは?

流れを説明する前にリファレンスチェックについて簡単に紹介します。リファレンスチェックとは企業が転職希望者、つまり応募者のスキルのうち、一般的な選考や面接では分からない情報を得る理由で行うものです。目的は企業と応募者のミスマッチをなくすことです。応募者が推薦者にリファレンスチェックを依頼しますが、採用に落ちるのを懸念して替え玉、あるいはなりすましをする方もいます。バレると当然不採用になりますので、気を付けて下さい。

ここで、リファレンスチェックを実施する際の4つの手順について説明します。

  1. 実施するタイミングの検討
  2. 同意を得る
  3. 推薦者の選定
  4. ヒアリングを行なう

それぞれ説明しますね。

1.実施するタイミングの検討

リファレンスチェックを実施するのであれば、まずは実施日などを決めなければなりません。実施するタイミングは内定前後になりますが、現職関係者の都合などもあるので早めに予定を擦り合わせるようにしましょう。リファレンスチェックは応募者の虚偽申告や経歴詐称の有無の確認となるので、内定通知前に実施することがほとんどです。

2.同意を得る

リファレンスチェックを無許可で行なうことで個人情報保護法に抵触する恐れがあるので、応募者の同意を得る必要があります。応募者に同意を得る際、実際の流れなどを説明するだけでなく、調査同意書にサインしてもらうようにしましょう。後になって「同意を得ていない」と言われてしまわないように、書面に書き残しておくことが重要です。

3.推薦者の選定

応募者に同意を得られたら、リファレンス先となる推薦者を選定することになります。推薦者は応募者の現職の同僚や上司などの関係者がほとんどです。推薦者を選定する方法は2種類であり、

  • 応募者が探す
  • 企業側が探す

となります。

応募者が探す場合、仕事で関係性が深い上司や同僚から2名以上を選ぶことがほとんどです。外資系企業によるリファレンスチェックの場合、英語で質疑応答することもありますので英語力がある人物を選定するようにしましょう。

企業側が探す場合、自社ではなく調査会社などの外部に委託することもあります。勤務先への連絡によって応募者の仕事での交流関係を割り出し、関係性が深い人物にリファレンスチェックを行ないます。

4.ヒアリングを行なう

推薦者が決まったら連絡を取り合い、さまざまな方法でヒアリングを行ないます。ヒアリング内容は実施する企業によって異なりますが、仕事での勤務態度や実績、評価など共通していることがほとんどです。ヒアリングは口頭だけでなく、WEB上で実施されることもあります。

リファレンスチェックは誰が実施するの?

採用企業が自社で実施する場合

リファレンスチェックを自社で実施することのメリットは、求職者に関する詳細な情報を直接把握できる点にあります。推薦者に質問をする際、企業文化や職場環境など、社内事情に精通した立場から質問ができます。また、回答内容についても自社の求める人材像と照らし合わせて判断しやすくなります。一方のデメリットは、専任の担当者を置く必要があり、人的リソースの確保が課題となります。求職者数が多い企業では負担が大きくなるでしょう。

リファレンスチェックサービス会社に依頼する場合

リファレンスチェック専門の会社にサービスを委託する方法もあります。サービス内容としては、推薦者への質問票や質問の例文の作成、実際の問い合わせ、回答のとりまとめなどが一般的です。このサービスを利用するメリットは、自社に人員を割く必要がない点です。また、採用企業の実施との違いは、専門のノウハウを活用でき、質の高いリファレンスチェックが期待できる点です。一方、サービス利用には費用がかかるというデメリットがあります。求職者数が少ない企業では、自社対応のほうが合理的かもしれません。また、外注するという都合上、採用企業の意図しないシーンで個人情報流出などトラブルに見舞われるリスクもあります。

探偵などの第三者機関に依頼する場合

企業によっては、リファレンスチェックを探偵事務所などの第三者機関に依頼することもあります。背景には、公平性の確保や機密保持の必要性があります。探偵は中立的な立場から情報収集を行えるため、リファレンスチェックの客観性が保たれやすくなります。また、探偵業の性質上、守秘義務が厳しく課されているため、情報漏洩のリスクも低くなります。

実施主体を決める上での検討事項

リファレンスチェックの実施主体を決めるうえでは、以下の点を総合的に検討する必要があります。

まずコストの問題です。自社対応か外部委託かによって、金銭的な負担が大きく異なってきます。次に人員体制についても検討課題となります。専任者の確保が難しい場合は、外部委託を検討せざるを得ないでしょう。また、求職者の適性を適切に見極められる専門性の有無も重要です。自社にそうしたノウハウがない場合は、外部の専門家に委ねるメリットがあります。最後に機密保持の観点も欠かせません。求職者の個人情報を厳重に扱える体制が自社に備わっているかどうかを確認する必要があります。

リファレンスチェックの実施方法

メールによるリファレンスチェック

メールを利用したリファレンスチェックでは、まず推薦者に対して質問事項を記載したメールを送付します。質問項目はあらかじめ用意しておき、回答期限も明記しておく必要があります。推薦者は都合の良い時間にメールを確認し、記入欄に回答を書き込んで返信します。期限が過ぎた場合は、適宜リマインドのメールを送付するなどのフォローが必要となります。

メールによる方式のメリットは、推薦者と日程調整する手間がかからず、スケジュール的な制約が少ないことです。一方で、質疑応答を行えないため、回答が不十分な場合の追加の聞き取りが難しいというデメリットがあります。

電話によるリファレンスチェック

電話を用いたリファレンスチェックは、口頭で推薦者に質問をし、その場で回答を得る方式です。予め電話の日時を決めておき、実施時に質問項目に沿って聞き取りを行います。適宜、追加質問を行うことで深掘りも可能です。

この方法のメリットは、臨機応変な質疑応答ができることです。推薦者の回答内容に合わせて掘り下げられ、きめ細かい聞き取りが実現できます。しかし、双方の日程調整が難しいデメリットもあり、長時間の待ち時間が発生する可能性もあります。

Webシステムを利用したリファレンスチェック

Webシステムを利用する場合は、専用のページにアクセスし、設問に回答を入力して送信するという手順になります。システムを導入する企業が質問項目をあらかじめ設定しておく必要があります。

メリットは、紙やメールに比べてフォーマットが統一されており、回答のとりまとめが容易になる点です。また、推薦者の入力ミスなどのリスクも低減できます。一方で、システムの構築や運用にコストがかかるというデメリットもあります。

実施方法を選択する上での検討事項

リファレンスチェックの実施方法を選ぶ際は、以下の点を総合的に勘案する必要があります。

まず企業の体制です。専任の担当者がいるのか、アウトソーシングするのかによって、実施方法の選択肢が変わってきます。また、推薦者がどのような環境や立場の人物なのかも重要な要素です。対面が難しい場合は、メールやWebなどが有効でしょう。加えて、求職者数の多寡も考慮材料となります。メールやWebでは一度に大量の回答を扱えるメリットがあります。

さらに機密保持の観点から、高いセキュリティが求められる企業もあります。その場合、Webよりもメールのほうが低リスクと言えるかもしれません。

リファレンスチェックの方法とは

リファレンスチェックの主な方法は2つとなります。

  • 企業側がリファレンスチェック先を探す
  • 応募者がリファレンスチェック先を探す

それぞれ説明しますね。

企業側がリファレンスチェック先を探す

実施する企業側が主導でリファレンスチェック先を探すことで、応募者の必要な情報を入手することになります。応募者に対して直接実施する方法と探偵などの外部機関に委託する方法があり、直接実施することでコストを抑えられますが、時間と労力がかかることになります。また不慣れなことにより、必要な情報を入手できないだけでなく、違法性を問われかねないヒアリングをすることもあるでしょう。探偵は一般人よりも法の知識に長けているので、違法性を問われるようなヒアリングをほぼ行ないません。効率的に調査できるのでスムーズに必要な情報を入手でき、調査を受ける企業へのフォローもしてくれます。

応募者がリファレンスチェック先を探す

応募者が企業側に調査を行なう先を指定することもあります。基本的には現職の勤務先となり、2名以上の上司や同僚を指定することがほとんどです。1名だけではなく2名以上を指定するのは、1名だけの場合は応募者への先入観や偏見によって情報が伝えられかねないからです。応募者の役職や立場によって、上司ではなく部下が指定されることもあります。応募者が採用側に実施先を指定したら、あとは企業側が方法を検討することになります。現職に事前に伝えていないことで情報が伝えられない可能性もあるので、事前に関係者には詳細を伝えておきましょう。

現職関係者が知らない情報を入手するには

企業がリファレンスチェックを行なう際、探偵に依頼することもあります。企業はリファレンスチェックで応募者の普段の行動や交友関係を把握したいこともありますが、現職関係者であってもそこまでの情報を把握していないこともあります。探偵であれば、これらの情報を入手することが可能であり、実際の調査方法は2つあります。

  • 素行調査
  • 身辺調査

それぞれ説明しますね。

素行調査

探偵は「尾行」「張り込み」を駆使した素行調査により、応募者の普段の行動だけでなく、交友関係を把握することが可能です。これらを精査することで応募者の人柄や性格なども判明し、中途採用しても問題ないかの指標にもなります。素行調査は私感が入ることはありませんので、公平に人間性を判断することが可能です。応募者の人間性などを把握できますが、すべての情報がわかるわけではないので、身辺調査も併せて行なうことでより正確な情報を入手できるでしょう。

身辺調査

探偵は「聞き込み」での身辺調査により、応募者の経歴や実績を調べることが可能です。リファレンスチェックでは個人情報保護以外にも、差別に関するヒアリングが懸念されることもあります。探偵は探偵業法に準じた内容のみ聞き取ることになるので、トラブルを招くリスクを抑えることもできます。トラブルを引き起こしてしまっては、必要な情報が入手できなくなるかもしれません。トラブルにならないように応募者の経歴や実績を探る際には、探偵による身辺調査が有効だといえます。

まとめ

リファレンスチェックは実施するタイミングを決めてから、応募者の同意を得てから推薦人を選定することになります。推薦人は応募者の上司や同僚などの現職関係者であることがほとんどであり、勤務態度や実績・評価をヒアリングします。推薦人となるリファレンスチェック先は企業側と応募者がそれぞれ探す2つのパターンがあり、打ち合わせによって決めることがほとんどです。企業がリファレンスチェック行なう場合は探偵に依頼することもあり、「尾行」「張り込み」「聞き込み」によって現職関係者も知らないような情報を入手することが可能です。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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