リファレンスチェックのお礼メールとは?その必要性について紹介します

リファレンスチェックとは、応募した企業から、採用試験に応募した応募者(候補者)についての、経歴や人柄についての照会のことです。外資系の他、日本企業でも最終面談の後に行っています。リファレンスチェックを行う推薦者は、応募者のために責任を持って受けてくれた方ということになります。そんな推薦者のためにリファレンスチェックが終わった際は、お礼のメールをすることが大切です。こちらでは、リファレンスチェックのお礼メールとは何か、その必要性について解説します。

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リファレンスチェックとはなにか?

近年転職活動などで利用されはじめているリファレンスチェック。そもそもリファレンスチェックとは何なのでしょうか?

リファレンスチェックの概要

リファレンスチェックとは、転職活動などにおいて求職者(応募者)の人となり(バックグラウンド)や仕事への姿勢あるいは仕事での実績を、面接や筆記試験以外の方法で取得することです。応募者の許可を得たうえで、応募者の現職あるいは前職の上司・同僚・部下、場合によっては取引先などから人となりや仕事ぶりを聞いて、入社後の配置などの参考にするのです。ケースとしては多くありませんが、替え玉受験の防止にもつながります。

リファレンスチェックは内定前に行われる場合と、内定後に行われる場合があります。内定前であれば面接や筆記試験と並んで、いやそれ以上に採用可否の判断に用いられるでしょう。反対に、内定後のリファレンスチェックは受け入れ部署やキャリア育成の面で活用される場合が多くあります。企業側が一度内定を出すとそう簡単には取り消せません。つまり、内定後のリファレンスチェックには「内定することは決めているが、配置や育成方法の参考にする」という意味が込められているのです。

リファレンスチェックをする理由

そもそもなぜ、面接や筆記試験以外の試験を課すのでしょうか?

面接や筆記試験はある程度の対策なら事前に可能です。そのため「努力した結果」は分かるかもしれませんが、応募者の素性が分かりづらいこともあるのです。

反対に、面接や筆記試験など限られた時間の中で自分の能力を発揮できないということもあるでしょう。たまたま体調が悪かったり、緊張してうまく話せなかったりと転職試験でのちょっとした失敗はつきものです。このような状況で面接や筆記試験の結果があまりよくなく、不採用になってしまうと応募者本人のみならず、企業にとっても不幸なことです。

また、人となりや能力に問題なさそうな印象を受けても、あくまでも面接の短い間でのできごとです。それよりも、これまで応募者と一緒に働いてきた人に、人となりやバックグラウンドを聞いた方がより参考になる可能性があるのです。面接の短い時間なら取り繕えるかもしれませんが、前職や現職の仕事をしてきた長い時間(期間)のすべてを取り繕うことはできないためです。

リファレンスチェックの推薦者になり得る人

リファレンスチェックでは、応募者の情報を提供してくれる人(推薦者)が必要になります。推薦者を頼める人とは、どのような人でしょうか?

応募者が働いてきた企業規模にもよりますが、概ね次のような人が推薦者になります。

  • 現職の上司・同僚・部下
  • 前職の上司・同僚・部下

しかし、社員数が著しく少ない場合や、現職企業から転職を止められているなどなかなか推薦者が決まらない場合もあるでしょう。そのような場合は、次のような人に推薦者を頼む場合があります。

  • 取引先(現職・前職含む)
  • 一緒に働いたことのある退職者(現職・前職含む)

まずは現職の上司・同僚・部下に推薦者となってもらうことを依頼し、それが無理なら前職の上司・同僚・部下、それでも無理なら取引先や一緒に働いたことのある退職者と推薦者候補の範囲を広げて頼んでみましょう。

リファレンスチェックのメリット

リファレンスチェックは面接や筆記試験だけでは分からない応募者の情報を引き出せる重要な採用システムです。リファレンスチェックにはどのようなメリットがあるのでしょうか?応募者側、採用企業側について解説します。

応募者側

採用試験の際、応募者に与えられた時間は面接と筆記試験を合わせてもそれほど多くありません。そのため、その時間内でアピールできなかったことは基本的に伝わらないのです。また、業務遂行能力と面接の場で会話する力は必ずしも同等ではありません。業務遂行能力は高いのに、面接の場でうまく話せない人も多くいるのです。

このようなとき、リファレンスチェックであれば応募者の良さが間接的に転職先企業に伝わります。そのため、面接や筆記試験で仮に失敗したとしても、それだけを理由に合否を判断されないのです。

また、面接の場で流暢に話せた場合「チームの中で仕事をする方が向いているのでは?」と思われることもあるでしょう。応募者本人の口から「個人の仕事が向いています」という発言をしたとしてもです。しかし、面接で話した内容とリファレンスチェックの内容が一致すれば、面接で話した内容を信じてもらいやすくなるでしょう。

転職先企業側

転職先企業がリファレンスチェックを利用する最大のメリットは、ミスマッチの確率を下げられることです。面接時間は限られており、また一定程度取り繕うことは可能なため、それだけを根拠に合否判定すると、入社後のミスマッチのきっかけになる可能性があります。しかし、リファレンスチェックを利用して応募者をよく知る人から勤務態度などを聞くことにより、よりリアルで信用度の高い情報を得られるのです。

応募者の面接の挽回、という点でも転職先企業にメリットがあります。面接でうまく話せず、応募者自身のよい部分を伝えられずに不合格になってしまうと、企業にとってもデメリットになります。そのため、応募者の素性をより深く知ることができるリファレンスチェックのメリットは、こういった部分にもあるのです。

リファレンスチェックのデメリット

反対にデメリットはあるのでしょうか?

応募者側

応募者側の最大のデメリットは推薦者を探す必要があることでしょう。現職で一定の成果を上げて、スキルアップのための転職なら現職の上司・同僚・部下の中にはリファレンスチェックの推薦者になってくれる人がいるかもしれません。しかし、転職者の全員がそのような円満退社を経験できるわけではありません。原因が応募者側・企業側のどちらにあるかは別として、現職の会社と揉めて転職したり、会社に不満を持って転職しようとしている人も確実にいます。そのような場合、推薦者になってくれる人はなかなかいないかもしれません。仮に推薦者が見つからない場合、転職先企業から「推薦者も見つけられないほど人間関係に難があったのか?」と思われてしまうリスクがあるのです。

これまでの自分を反省して転職する場合にも、リファレンスチェックは不利な制度と言えるでしょう。これまで会社と揉めるようなことが度々あり、次の会社では反省して心機一転頑張るつもりでいるとします。しかし、リファレンスチェックの推薦者は心を入れ替える前の応募者の姿しか知りません。そのため、その状態でリファレンスチェックが実施されるとマイナスの情報しか転職先企業に伝わらない恐れがあるのです。

転職先企業側

転職先企業にとってのデメリットは、採用活動の長期化が挙げられるでしょう。通常の採用試験でも面接を数回行うなど、それなりの工数と手間をかけています。そこでリファレンスチェックを行うとなると、さらに多くの工数を必要とすることになるのです。

また、リファレンスチェックを実施するには、応募者のハンドリングで推薦者を探す工程があります。このとき、応募者の人脈や会社内での人間関係によっては推薦者選びに手間取り、採用スケジュール全体への悪影響も考えられるのです。

リファレンスチェックのお礼メール?

リファレンスチェックでは、応募者以外の第三者を推薦者とし、応募者についての様子を確認します。採用に一歩近づく重要なことで、応募者が面接ではアピールできなかった部分を伝えることができます。こちらでは、リファレンスチェックのお礼のメールの目的や必要性などを紹介します。リファレンスチェックとそのお礼について考えてみましょう。

なぜお礼メールを送るのか

リファレンスチェックは、採用結果を左右する大切なプロセスです。結果の内容に関わらず、そのような責任のある推薦者を担ってくれたことに対して、感謝を伝えることを忘れないようにしましょう。今後、また転職をするかもしれません。そのような人脈を作っていくことも必要です。

どんな人が推薦者になるのか

リファレンスチェックでは、どんな人が推薦者として選ばれるのでしょうか。企業側が選ぶ場合と応募者が選ぶ場合がありますが、応募者が選ぶ場合は、上司や同僚という場合が多いです。転職に理解がある人でなければ頼むことができないでしょう。中でも、応募者のことを良い印象で思っている人や優秀で礼儀正しく話せる人を選びます。また、引き受ければ新しい経験が自分にもプラスになることがわかっている人は引き受けてくれる確率が高いでしょう。

お礼メールは忘れずに

リファレンスチェックの推薦者を引き受けてくれた人は、善意を持って協力してくれます。キャリアの後押しをしようという気持ちを持っているのです。そのため、お金で解決するのは相手に失礼かもしれません。リファレンスチェックに協力してくれた人には、心のこもったお礼のメールを忘れずに送りましょう。

お礼メールを送る際の注意点

リファレンスチェックのお礼メールを送る場合は、注意点がいくつかあります。ただお決まりのお礼メールで済ませるのではなく、実際の状況とよく照らし合わせて、慎重に送信しましょう。お礼メールを送るときのポイントは以下のとおりです。

お礼メールは24時間以内に送る

お礼メールは、手紙やはがきよりも早く相手に届けられる便利な手段です。リファレンスチェックが終わった後は、すぐお礼メールを送りましょう。親しい関係である方なら、お礼メールだけでも気持ちが伝わりますが、メールはあくまでも略式の方法です。目上の人や社外の人に宛てて伝える場合は、お礼メールを送ったあとにお礼状を送るのが礼儀であり、相手に好印象を与えるでしょう。

後日採用結果を報告する

後日に結果が出たら推薦者に報告します。採用が決まってから協力のお礼を伝える場合は、推薦者の心遣いでどのように成果を上げることができたのかなど、具体的な話を忘れずに添えてください。相手はきっと、役に立てたことがよくわかり満足してくれるでしょう。

お礼メールに返信がきたら忘れず返信する

お礼メールを送信したあとに、相手から返信が来るときがあります。本来なら、往復するメールの数が同じであれば問題ありません。しかし、リファレンスチェックでは推薦者の方に非常にお世話になっています。推薦者がメールを送ってきて終わる形にすると、相手からすれば少し寂しく思うかもしれません。

相手から返信があった場合、ふたたび感謝の言葉を添えるなど、こちらの返信でやりとりを終えられるようにしましょう。必要以上に長い文章や、文章の中で相手に何か問いかける文面があるとふたたび相手が返信する必要が出てしまいます。

感謝の気持を伝えつつ「これでメッセージのやり取りは終わりで構いません」と案に感じさせるような長さのメールにしましょう(言うまでもありませんが、その内容を直接書いてはいけません)。

マニュアル通りの文章にならないようにする

お礼メールの文面のマニュアルや例文を見かけますが、決まり文句ばかり並べた文章にならないように気をつけましょう。形式通りの文章では、感謝の気持ちがよく伝わりません。例文を利用する場合は、文章の一部に自分なりの感謝の気持ちをちょっと添えるだけで印象が変わります。

いくら自分で考えた文章でも、必要以上に長い文章は読む相手に負担を与えます。文面そのものはオリジナルで考える必要がありますが、文章の長さはマニュアルを大いに参考にしましょう。

お礼メールに書くべき内容

リファレンスチェックが無事に終わった後は、必ず推薦者にお礼のメールをします。貴重な時間をいただいた推薦者の方には、必ずお礼を述べましょう。さらに後日、内定を報告することができれば、必ず喜んでもらえます。お礼のメールをする場合の、書き方や内容は次のとおりです。

  • 件名は「リファレンスチェックのお礼・氏名」とし、宛名は会社名を入力する
  • 本文は志望度と熱意をアピールした内容がいい
  • 本文はできるだけ簡素化にする
  • 最後に署名を書く(所属・氏名・メールアドレス・電話番号など)

お礼のメールでは、推薦者がひと目見てわかるようにする必要があります。件名には、何のメールなのか、誰が送っているのかを必ず入力するように書くのが一般的です。

成功した時のお礼の仕方は次のようなものがよいでしょう。

  • ランチやディナーをごちそうする
  • 高価すぎないプレゼントを用意する

お礼メールは、送るタイミングが遅くなればなるほど効果がありません。リファレンスチェックが終了した当日中にメールを送りましょう。リファレンスチェックが無事に終わり、採用結果が出たらその旨を伝えます。見事内定を獲得できたら、推薦者の好きな食事をごちそうしたり、ちょっとしたプレゼントを差し上げたりするのもいいでしょう。

まとめ

こちらの記事では、リファレンスチェックの推薦者として受けてくれた人へのお礼のメールについて対処法を解説しました。リファレンスチェックは、普段の自分を知っている人や前向きなことを行ってくれる人などを選びます。しかし、親しい間柄でも、必ずお礼のメールは忘れないようにしましょう。結果を伝えるなど、アフターフォローも重要な仕事です。

そのため、お礼のメールは必ず行ってください。リファレンスチェックは、コミュニケーション力や社会人としての信頼が重要な要素です。自身の社会経験や仕事の取り組み方がスキルとしてなりえる場合があります。そのため、転職の際のリファレンスチェックについて把握しておくことが大切です。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

株式会社ピ・アイ・オ

探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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