リファレンスチェックって必要?内定前、内定後どのタイミングでおこなうのが良い?

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リファレンスチェックの目的

リファレンスチェックとは、採用候補者について前職の上司や部下、同僚等に聞き取りを行い履歴書や面接では理解しきれない人物像や仕事ぶり、評判などを確認するものです。

第三者からの聞き取りを行うことで、採用の合否を決めるための判断材料の一つとして利用します。

リファレンスチェックは、採用候補者の情報をより多く得ることにより、採用におけるミスマッチを防ぐことや、採用後の効率的な配置による早期活躍支援、定着率の向上、さらにはコーポレートガバナンスの強化を目的としたものであり、企業の採用活動の成功を左右する重要な役割を担うものだと言えるでしょう。

似たような言葉にバックグラウンドチェックというものがあります。

バックグラウンドチェックは、採用すべきでない人物を見極めるためのものであるため、内定を出すにあたっての不安要素を取り除くためのリファレンスチェックとは目的が違うものとなっています。

リファレンスチェックは誰が行うのか

リファレンスチェックは基本的には採用担当者や雇用主によっておこなわれるものです。

ただし、対象人数が多い場合や時間や手間を省きたいなどの必要に応じて、リファレンスチェックサービス業者が代行して行うという場合もあります。

近年ではオンライン完結型のサービスも増加しており、より効率的にリファレンスチェックをおこなうことができるような体制が整っています。

自社の状況に合わせて、代行サービスの利用を検討してみるというのも良いでしょう。

基本的な流れと調査期間

続いては、リファレンスチェックの流れを確認していきましょう。

1,採用候補者への説明および合意を得る

まずはじめに、採用候補者に対してリファレンスチェックを実施することの説明をおこない、合意を得ます。

2,推薦者の選出及び依頼

採用候補者からの合意が得られたら、続いてはリファレンスチェックの対象となる推薦者を候補者に選んでもらいます。推薦者は前職の同僚や上司、部下などから2名程度が一般的です。

推薦者の同意が得られたのちに、連絡先等を共有して調査の実施に向けた準備を整えます。

3,推薦者のと日程調整

推薦者と連絡を取り、リファレンスチェックの日程を決定します。仕事中に時間を取ってもらうことも多いことから、日程調整に時間を要することも多いです。

依頼側は日程にある程度の余裕をもって柔軟に対応できると良いでしょう。

4,質問内容をまとめる

限られた時間内での実施となるため、事前に質問内容についてはわかりやすく事前にまとめておきます。

履歴書や面接で見切れなかった部分や採用前に確認しておきたい事項などを中心に質問を作成していきましょう。

5,リファレンスチェックの実施

事前に作成した質問内容を推薦者にわかりやすく投げかけ回答をもらうようにしましょう。

業務時間中に時間を作ってもらっている場合などには、特に長引くことのないように時間にも注意しながら進めていきます。

6,レポートにまとめる

リファレンスチェックで得られた情報はレポートにまとめて、採用担当者で共有します。

推薦者・質問内容・回答・総評をまとめることで、採用候補者同士の比較や情報の共有がしやすくなります。

実施のタイミングは内定前と後どちらか

続いては、リファレンスチェックの実施時期についてのお話です。

実施のタイミングには大きく分けて4パターンあります。

1,選考初期

選考初期の実施は、初めの段階で人数を絞ることで、その後の面接人数を減らすことができます。

面接に時間やコストをかける分をリファレンスチェックに充てるというイメージになるでしょう。

また、リファレンスチェックに基づき面接での質問を行うことができるなどのメリットもあります。

2,最終面接前

ある程度対象者をしぼった最終面接前の段階での実施は、各採用候補者ごとに質問内容を変えて対応することもでき、リファレンスチェックで、より知りたいことを確認することができるというメリットがあります。

対象者が限定されているため、リファレンスチェックにかかる費用も選考初期で実施するよりも削減することが可能です。

3,内定前

最終面接を実施した後、面接で気になった部分の解消や人数を絞る必要があるために実施することもあります。

面接は既に終了している段階であるため、すり合わせを行うことはできませんが、リファレンスチェックの情報を追加事項として、採用候補者の理解や選考に利用することができます。

4,内定後

内定後に実施される場合には、入社前に面接での内容の最終確認や配属先の選定に利用するためのものです。最終確認を行っているうちに、リファレンスチェックで内定取り消しを考えるような大きな事象があったとした場合、実際に内定取り消しを行うことは可能なのでしょうか?

リファレンスチェックの結果で内定取り消しはできるか

結論から申し上げますと、内定後にリファレンスチェックの結果を理由に内定取り消しを行うことは基本的にはできません。

内定は労働契約の成立を意味し、リファレンスチェックの結果が思わしくなかったことを理由にして取り消すことはできないのです。

ただし、一部内定取り消しが認められるケースもあります。

・重大な経歴詐称

・反社会的勢力とのつながりがあった

・業務上必須である資格等を有していなかった

などの場合です。

リファレンスチェックは内定前までのタイミングであれば、面接の合否を決める材料として利用するためのものですが、内定後の実施で内定取り消しが必要となる場合には、かなり手間がかかったり、状況によっては内定取り消しができないということもあります。

したがって、リファレンスチェックの結果をより効率的に取り入れるのであれば、内定前までの段階で実施することをおすすめします。

拒否された場合どうしたらいいのか

リファレンスチェックはあくまでも採用候補者の合意のもとで実施されるものであることから、拒否された場合にはおこなうことができません。

とはいえ、採用に至るまでの必要なステップであることから、拒否されることはほとんどありません。

採用候補者が合意しても、推薦者が見つからないというケースがあります。

そのため、拒否された場合や推薦者が見つからない場合には以下の方法などで柔軟に対応する必要があります。

一つ目が実施時期の柔軟性です。

面接期間中におこなわれることが多いため、リファレンスチェックにはできるだけスピード感をもってスムーズな実施が求められます。

しかし、実施期間に推薦者の選出や都合がつかず実施が難しい場合もあるでしょう。そのような場合であれば、必要に応じて実施時期をずらすことで対応できる可能性があります。

二つ目が、推薦者の対象を広げることです。

推薦者が思うように見つからない場合には、推薦者の条件を広げることで、候補者を追加することができます。

三つ目が、オンライン完結型のリファレンスチェックの導入です。

推薦者の好きなタイミングで対応することができるオンラインでのリファレンスチェックは、負担を軽減することが可能です。

まとめ

以上、リファレンスチェックの重要性や実施の流れやタイミングに関するポイントについてご紹介してきましたが、いかがでしたか?

リファレンスチェックは、面接や履歴書では理解しきれない採用候補者の人物像をより深掘りすることのできるものであり、採用において重要な役割を担うものです。

お伝えしたように、実施時期に関しては要検討するべき事項であり、自社ではどのタイミングでおこなうのが最適かをよく考える必要があるでしょう。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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