リファレンスチェックを誰に依頼すべき？依頼先としておすすめの人とは？

公開日:2024/06/09 最終更新日:2024/05/31

リファレンスチェックは応募者の人となりや能力などについてより詳しく知るために、関係者に調査する手段のことです。ここで問題になるのは、誰に依頼するかという点です。候補者のこと、特に仕事面について精通している人に話を聞きましょう。

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リファレンスチェックの依頼先

リファレンスチェックを実施するにあたって、誰に話を聞くか、回答してくれる人の選定を最初のプロセスとして行う必要があります。基本的には候補者の勤務先の関係者が最初に上がってくるでしょう。リファレンスチェックを行う理由は、面接など通常の選考では得られない情報を確認するためです。しかし、候補者と現職、あるいは退職した会社の人間関係によっては、リファレンスチェックを頼める人がおらず、無理に推薦者を選定せざるを得ないこともあります。

職場の関係者

職場の関係者であれば、候補者の人となりや仕事の能力などを熟知しているでしょう。その中でも最初に依頼すべきなのが直属の上司でしょう。候補者を直接評価する立場にあるので、仕事の能力や実績についても詳しくわかります。ただし、もしかすると候補者が職場に内緒で転職活動していることもあるかもしれません。候補者が転職しようとしていることを知り、強い反発を受ける場合もありますので注意しましょう。

リファレンスチェックは公平を期すために、複数の人間に話を聞く必要があります。そこで同僚にも話を聞くのが好ましいです。上司の場合上下関係になるので、候補者のすべてを把握しているわけではありません。同僚はもしかすると候補者の上司の知らない一面を知っているかもしれません。基本は上司と同僚の両方から情報を得るのが理想と考えましょう。

転職を内緒で行っている、しかも知られたら強い反対にあうというのであれば、上司や同僚に依頼するのは難しいかもしれません。その場合に候補者の部下に話を聞く方法を検討しましょう。部下であれば、候補者の転職活動を知っても会社に黙ってくれるかもしれません。

職場には聞きにくい場合

転職を内緒で行っている場合、現在の勤務先にお願いするのは難しいかもしれません。そうなると次善の策として、会社以外の人物に候補者の人となりについて聞く必要が出てきます。例えばもし候補者が何度か会社を転々としている場合、いまではなく以前に勤務していた会社の関係者に話を聞く方法が考えられます。

その他には候補者がお付き合いをしていた取引先やクライアントに話を聞くのも選択肢の一つです。彼らであれば仕事上の付き合いがあるので、候補者の仕事ぶりなどもよく知っているでしょう。しかし、これは現職や前職の関係者にどうしても話を聞けなかった場合の保険くらいに考えておきましょう。取引先やクライアントの場合、会社関係者と比較して仕事上の一面しか知らない可能性が高いからです。

仕事の関係者が難しければ、学生時代の関係者に依頼する方法もあるにはあります。学生時代の友人や大学時代の教授などです。しかし友達の場合、ネガティブな情報を言うことはまずないでしょう。今でも付き合いがあれば、候補者から口止めされることも考えられます。教授の場合も教え子なので候補者に配慮してしまう恐れもあります。学生時代の関係者の場合、候補者の人間性についてはいろいろと話は聞けるかもしれません。しかし、現在の仕事ぶりについてはよくわからないということもあるので、満足できるリファレンスチェックはできないかもしれません。

リファレンスチェックを依頼されたら？

リファレンスチェックは勝手に行うと個人情報保護法違反に問われる可能性があります。そこでまずは候補者に事前に調査を行う旨を説明して、同意を取り付ける必要があります。そこから話を聞く流れについて簡単にまとめましたので参考にしてください。

事前に関係者に話しておくこと

通常リファレンスチェックは、企業もしくは応募先が外注している専門の調査会社から連絡があります。もし、何もしないと聞き取りの対象になっている方は、いきなりリファレンスチェックの協力の依頼がくる形になります。これにはどんな人でも驚くことでしょう。

そこで一般的には候補者自らが、聞き取りの対象になる人たちにきちんと前もって説明することです。「リファレンスチェックという自分のことについていろいろと聞かれる依頼が来ると思うので、自分の転職活動のために協力していただけませんか？」と伝えておきましょう。そうすれば、相手も前もって理解しているので引き受けやすくなります。場合によっては相手にいろいろな問題があり、調査を引き受けられないといわれることもあるでしょう。その場合は、その旨を応募先に説明しておけば、調査対象をすぐに変更できます。

注意事項を伝えておく

候補者自らが調査対象に依頼するにあたって、注意点があればそのことも前もって伝えておきましょう。例えば現在勤めている職場に内緒で採用試験を受けている場合です。例えば上司や同僚に内緒で部下にお願いしたと仮定します。ところが部下がその事情を知らずにリファレンスチェックの質問が難しくて、ほかの人に相談すれば、まわりまわって上司や同僚の耳に入ってしまうかもしれません。このような場合「ほかの人に話したり相談したりしないように」と伝えておくと安心です。

お礼を伝えよう

リファレンスチェックに協力してもらったのであれば、その人にお礼を伝えましょう。その人はサービス精神を以って対応してくれたはずです。調査ではいろいろと質問されますし、中には難しい設問もあるので、時間をかけないといけません。忙しいなか、協力してもらったことに関する感謝の気持ちを伝えましょう。メールでもかまいませんが、できれば電話で直接感謝の意を伝えるのが理想的です。お礼するときに何かお土産を持っていった方がいいのでは、と考える人もいるでしょう。しかし、お土産のようなものを持っていく必要まではないでしょう。

リファレンスチェックは誰に依頼するか？

現職の上司

メリット

現職の上司は、採用候補者の業務実績や能力、人物評価を最も良く知る立場にあります。日頃の業務を通して、採用候補者の強みや課題を詳しく把握しているはずです。業務指導の観点からの客観的な評価が期待できるでしょう。

デメリット

上司の評価は必ずしも公平とは限りません。自身の部下を過剰に評価したり、場合によっては否定的な評価をするリスクもあります。人間関係の影響を完全に排除できないことが課題です。また、現職へ転職活動がバレることを懸念し、上司にリファレンスを求めづらい場合もあるでしょう。採用者に近い存在だからこそ、プラスの面でもマイナスの面でも私情を挟んでしまうリスクがあります。

現職の同僚

メリット

同僚は、業務を共にする立場から、採用候補者の実際の姿をよく知っています。上司以上に日頃の人となりを見ている場合が多いはずです。お互いに刺激を与え合う関係であれば、より深い洞察を得られる可能性があります。

デメリット

同僚との人間関係次第では、公平な評価は困難になるかもしれません。同僚がもし候補者に対して嫌悪感を抱いている場合、評価に影響を及ぼし、極端な評価につながるリスクがあります。また、親しすぎて本音がなかなか出せない場合もあり得ます。人間関係の影響を受けやすいのが課題です。

現職の部下

メリット

上司とは異なる視点から、候補者のリーダーシップやマネジメント力、人間性を評価できるメリットがあります。候補者の指導力や人望がどの程度あるのかが分かりやすいでしょう。

デメリット

デメリットとしては、部下の立場から上司である候補者を評価することに心理的な抵抗感があるかもしれません。特に日本的な上下関係意識が強い場合、率直な評価が難しくなる可能性があります。加えて部下の入れ替わりが激しいと、評価の的確性に欠ける面もあるでしょう。また、確率としては低いですが、採用候補者が推薦者（部下）に対して、回答内容を自分に都合のよいようにレクチャーしている恐れもあるでしょう。

前職の関係者

メリット

前職の上司や同僚は、採用候補者の過去の姿をよく知る立場にあります。現在の状況とは違う職場環境での能力や人物評価がわかるため、より多角的な視点からの分析が可能になります。現職とのギャップを見ることもできます。

デメリット

前職を離れてから時間が経過していれば、記憶が曖昧になっている可能性があります。前職での評価が現在の候補者の実態とずれている恐れもあります。また、前職との確執などで公平な評価が難しい場合もあり得るでしょう。

現職のクライアント

メリット

現職のクライアントならば、業務を通した候補者の対応力やコミュニケーション能力を実際に体験していることから、その視点での評価が可能です。顧客満足度などの評価軸も得られる可能性があります。

デメリット

クライアントとの関係性次第では、プライベートな内容までの評価は難しいかもしれません。総じて評価の範囲が限定的になりがちで、候補者の全体像を捉えきれない懸念があります。また、企業秘密の観点から、リファレンスへの協力を渋られるリスクもあります。

大学時代の恩師

メリット

大学時代の恩師は、長い期間、候補者の学生生活を見守ってきた立場にあります。勉強面だけでなく、人格形成の過程も含めた総合的な評価ができるでしょう。成長を遠くから見守ってきた第三者の視点での貴重な意見が期待できます。

デメリット

一方で、学生時代の情報は就職活動の際に既に企業側でも把握済みの場合が多いでしょう。社会人となってからの変化についての評価は難しいと考えられます。また、昔の記憶をたどることにも難しさがあり、的確な情報が得られない可能性もあります。

大学時代の友人

メリット

友人は、プライベートな場面での候補者の人となりをよく知る立場にあります。世間体ではない本当の素顔を見ているはずです。さまざまなエピソードを持っているため、説得力のある評価ができるでしょう。

デメリット

そもそも友人関係であり、客観的な立場での評価は期待できません。友情から厳しい評価をしたがらない場合もあるでしょう。また、学生時代の情報は社会人となってからの変化を反映できない面もあります。

市民活動・ボランティア活動の仲間

メリット

市民活動の仲間ならば、企業活動とはまた異なる側面からの評価が可能です。業務以外の場面での姿勢や行動力などの評価材料が得られます。奉仕活動への取り組み姿勢なども窺えるでしょう。

デメリット

その一方で、活動頻度や関わりの深さによっては、十分な評価情報が得られない可能性もあります。また、活動内容によっては、企業活動に直接つながる観点での評価が難しい場合もあるかもしれません。

リファレンスチェックと保証の違い

推薦者とは

推薦者とは、採用選考の過程で企業がリファレンスチェックを行う際に依頼する人物のことを指します。応募者の過去の上司や同僚、教員など、応募者の能力や人となりをよく知る立場の人に推薦者を求めるのが一般的です。リファレンスチェックを通じて、応募者の強みや課題、人物評価などの情報を収集することが目的です。

入社時の保証人とは

一方、保証人とは、従業員が入社する際に、企業から求められる身元保証人のことを指します。万が一従業員が企業に損害を与えた場合に備えて、一定の補償責任を保証人に負わせることが目的です。親族や知人などの身近な人物が保証人になることが多いでしょう。

役割の違い

推薦者の役割

推薦者の役割は、リファレンスチェックを通じて応募者の客観的な評価を企業に提供することです。推薦者自身が能力や人物の良し悪しを判断するのではなく、あくまで事実関係を正直に伝えることが求められます。

保証人の役割

これに対し、保証人の役割は、従業員による企業への損害発生時に、補償的な責任を負うことです。保証人は損害が発生した場合の際の「保証」を約束する立場にあり、従業員の身元保証を担っています。

関係性の違い

推薦者との関係

推薦者は応募者の上司や同僚など、一定の人間関係はあるものの、基本的には過去（転職先企業への入社前）の関係者が多いでしょう。現在進行形の関係にはない場合が大半です。

保証人との関係

一方、保証人は現在進行形の緊密な人間関係が前提とされます。通常は家族や親族、近しい知人が保証人になることが想定されており、従業員との現在の関係性が重視されています。ただ、保証人という性質上、一定以上の年収や立場が求められる場合もあります。親族の人数や年齢、親族との関係によっては保証人として立てづらい状況になることもしばしばあります。

責任範囲の違い

推薦者の責任範囲

推薦者の責任範囲は、リファレンスチェックで正確な情報を提供することに限定されます。採用の可否については一切関与せず、責任も問われることはありません。

保証人の責任範囲

これに対し、保証人は従業員が企業に損害を与えた場合、一定の補償責任を負うことになります。つまり、従業員の行為に対する補償的な責任範囲が定められています。

位置づけの違い

採用プロセスにおける推薦者

推薦者は、応募者の採用可否を判断するための参考情報源にすぎません。採用プロセスの一環として位置づけられる存在です。

労働契約における保証人

対して保証人は、従業員と企業の間で締結される労働契約の当事者の一人として位置づけられています。保証人自身も労働契約に基づく一定の義務を負う立場にあります。

まとめ

リファレンスチェックでは、候補者の関係者にいろいろと話を聞く形になります。そこで誰に話を聞くかは重要なポイントです。仕事ぶりや人となりについてよく知っている職場の関係者に聞くのが好ましいです。しかし、もし転職活動していることを内緒にしている場合、職場に知られたくないと思うでしょう。その場合にはリファレンスチェックを行うといわれたときに現在の職場には聞かないでほしいと明確に伝えましょう。ここで紹介したように現職の関係者以外にもいろいろと話を聞く相手はいるので、必要に応じて応募先と調整を進めてください。

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