リファレンスチェックを拒否すると不採用になるのか?対処法を徹底的に解説します

リファレンスチェックを行う場合に、それを拒否すると不採用になるという一般的なイメージがあります。この時に拒否する側の理由というものが存在することになり、企業や会社側そして求職者側の双方に、チェックを進められない何らかの考えがあるということでしょう。この記事では、「リファレンスチェックを拒否すると不採用になるのか?」また「拒否する場合の理由とは?」について情報をお伝えさせていただきます。

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リファレンスチェックを拒否する理由とは?

リファレンスチェックとは、採用企業が求職者の適正を判断する採用ステップの一つです。求職者の同意を得て、現職の同僚や上司、あるいは退職した元社員など第三者である推薦者に求職者の働きぶりや人柄をヒアリングします。同意を得ずにすると違法になる可能性があります。求職者が頼み、推薦者が承諾すればリファレンスチェックができますが、採用試験の一環のため、当然落ちることもあります。それを恐れて推薦者の替え玉やなりすましを画策する求職者もいますが、バレると当然ですが結果に影響します。

不採用の要因となるかもしれない、リファレンスチェックを拒否する理由についてあげてみます。

まず平均的にみて最も多い確率で考えられるのは、求職者側が拒否するという事例でしょう。世間一般のイメージにもある通り、チェックを断ることで不採用の可能性が高くなるのは概ね間違いありません。できるものなら避けたいところですが、そうせざるを得ない求職者側のよほどの理由が何かしらあるわけです。

こういった理由の中でも上位にランキングされそうなものは、「現職の会社に内密で就職活動しているから」になります。このケースならリファレンスチェック以外にもチェックを進める手段はありますので、何らかの対策を講じるしかありません。配属予定の部署との適合性、またどのような人柄なのかなど、企業は事前に把握しておきましょう。

あわせてチェック後に不安点が判明した場合でも、内定通知完了後のタイミングでは、不採用への手続きを簡単に進めることが出来ません。万一リファレンスチェックが実行できたとしても、この点を覚えておいてください。

その他のチェックを拒否する理由として、推薦者を引き受けてくれる人が見当たらないというケースもあります。推薦者の候補となる現職や前職の上司および同僚など、依頼しても断られるという可能性はあるでしょう。

どれほど過去にさかのぼっても該当する人が見つからないとすれば、今までの求職者自身の職場での状態を想像してみてください。何らかの不安点があるかもしれないので、これも採用判断の材料になると思います。

それ以外にも拒否する理由の項目に、前社が相当なブラック企業だったため、もう二度と連絡を取り合いたくないという事例もなかにはあるようです。求職者側にとって正当な理由になりますので、その旨を企業へしっかりと伝えましょう。

ここまでの例とは逆に企業や会社側が、リファレンスチェックを拒否する理由を考えてみたいと思います。たとえばですが、前社で仕事をしていた期間がかなり以前になると、当時のことをよく知る社員もいなくなるというようなケースです。この状態では推薦者も人選しにくいでしょう。

あわせて個人情報管理という観点からみて、まだまだ過去に従事していた社員の情報開示とはいえ、尻込みされる可能性も否定できません。企業や会社側の立場として、ゆずれない姿勢が存在するのも事実です。

リファレンスチェック拒否 企業側の対策

チェックのお願いをする推薦者の予定が、当面の期間はタイトに詰まっているため対応できないという事例はあります。たとえば上司のなかでもAさんからBさんへの変更をかけるなど、推薦者側の調整は可能性としてあるでしょう。

また、「手間が面倒くさいから推薦者になれない」という理由で、チェックを断る上司や同僚もなかにはおられるようです。最近ではシステムも簡略化しているので、オンラインだけですべての過程を終えることも可能ですが、それでも拒否するケースがあります。

ひとつご留意いただきたい点は、もし仮に求職者からチェックの拒否をされたとしても、安易に不採用の通知を発信するのは控えてください。優秀な人材獲得のために、慎重な検討を重ねて最終結論までつなげるようにしましょう。

リファレンスチェック拒否 求職者側の対策

ここで基本的な情報の確認になりますが、冒頭でも申し上げたように、リファレンスチェックを拒否することで不採用になる可能性は少なからず高くなってしまいます。チェックをすることで経歴などの虚偽申告がないか、見極めるためのシステムですので、それを拒否するのは何かやましい点があるのだろうかとも受け止められます。

こういう流れの場合には正直にその理由を伝えることが、まず大事なポイントになってくるでしょう。たとえばですが、現在の会社には打ち明けることなく転職活動を続けたいということを、転職希望先へ告知することが望ましいです。

あわせて応募先を絞り込む段階で、リファレンスチェックを導入していない企業や会社を見つけることも大事な対策となります。もともとチェックを取り入れてなければ、悩むことは何もありません。金融関連や外資系の企業以外なら、比較的この条件に当てはまるようです。以上お知りおきください。

リファレンスチェックの負担を小さくする手段

メールで回答してもらう

リファレンスチェックは、中途採用の面接プロセスにおいて重要な役割を果たします。求職者の能力や経歴、人となりを確認する上で、推薦者からの生の声を聞くことは非常に貴重です。しかしながら、推薦者が多忙な場合、対面あるいは電話でのリファレンスチェックを実施することは難しくなります。そこで有効な方法が、メールによる回答です。

メールによるリファレンスチェックでは、推薦者に対し、あらかじめ用意した質問項目を記載したメールを送付します。推薦者はメールを確認次第、都合の良い時間に回答を書き込めます。メールには回答期限を明記し、それまでに回答がない場合は催促のメールを送るなどのフォローアップが必要になります。

このメールによる方式のメリットは、推薦者の時間的制約を最小限に抑えられる点にあります。対面や電話では、双方の予定を合わせる必要がありますが、メールであれば推薦者が自由な時間に回答できるためです。また、質問に対する回答をある程度書面で残せるため、後々の確認作業が容易になるという利点もあります。一方で、臨機応変な質疑応答ができないことが短所と言えます。

Webシステムで回答してもらう

メールに代わるリファレンスチェック手段として、Web上で回答を行うシステムを導入する方法があります。専用ページにアクセスし、設問に回答を入力、送信するだけの簡単な仕組みです。

基本的な利点・欠点はメール方式と同様ですが、Webシステムならではの特徴もあります。メールよりも手軽にアクセスでき、アンケートフォームのような見た目で回答しやすいのが特徴です。また回答状況を一括で管理できるなど、運用側にメリットが大きくなります。

一方、システムの開発・運用コストがかかる点や、推薦者にWebへのアクセス手順を理解してもらう必要がある点はデメリットです。導入にあたっては、コストパフォーマンスを十分検討する必要があります。

推薦者のスケジュールを優先する

リファレンスチェックの実施日時を、推薦者の都合に合わせて決めることも効果的な対応策の一つです。採用担当者側の予定が組まれていても、推薦者の方が多忙であれば優先して対応するのが賢明でしょう。

具体的なアプローチとしては、まずリファレンスチェックの実施希望時期について推薦者と調整し、その時期の中から希望日時を提示してもらいます。その上で最終的な日程を決定するという流れです。リファレンスチェックだけでなく求職者との面接日程の調整にも同様の方法を取ることで、全体として円滑な面接プロセスを実現できます。

この方法の最大のメリットは、推薦者に細やかな配慮ができることです。推薦者は会社に雇用されているため、本人の都合だけでスケジュールを決められない場合があります。そのため、ある程度の譲歩が必要不可欠であり、あくまでもお願いして協力してもらっているという立場上、柔軟に対応していただけるようにする配慮が必要です。

質問内容を簡素化する

リファレンスチェックの際の質問項目を、可能な範囲で簡素化することで、推薦者の負担を軽減できます。本来このチェックは、求職者の業務経験や資質、人柄について、詳細に推薦者から聞き取ることが目的です。しかし、多岐にわたり冗長な質問では、推薦者への過度な負担が避けられません。

そこで、質問項目の整理が肝心です。最低限確認が必要な事項に的を絞り、その上で簡潔にまとめるようにします。例えば「業務知識」「業務スキル」「コミュニケーション力」「職務態度」など、大くくりの質問項目を立ててはどうでしょうか。求職者に対する総括的な評価を求めることで、推薦者の負荷を下げられます。

必要に応じてさらに具体的な聞き取りを行えば良いため、大幅に情報が失われるわけではありません。質問事項を簡素化することで、より確実にリファレンスを得やすくなるはずです。

推薦者と求職者の関係によって質問案を変える

リファレンスチェックの質問内容は、推薦者と求職者の関係によっても変えるべきです。例えば同じ職場の上司だった場合と、親しい知人だった場合とでは、聞ける情報の質が大きく異なります。そのため、個別に最適な質問案を用意する必要があります。

具体的には、上司と部下の関係であれば業務経験や職務能力に関する質問を中心に用意します。一方、知人の場合は人物評価に重きを置いた質問が適切でしょう。このように、推薦者がどのような立場にいた人物か、求職者との付き合いの濃淡を確認したうえで、質問案を最適化することが賢明です。

リファレンス依頼時期の工夫

リファレンスチェックの負担を軽減するためには、依頼する時期を工夫することも重要です。推薦者が多忙な時期を避け、比較的余裕がある時期を選ぶことで、円滑な対応が期待できます。

具体的には、年度初めや年度末、休暇シーズンなど、業務が多くなりがちな時期はリファレンスチェックの依頼を避けます。代わりに、4月から6月頃や9月から11月頃などが適切でしょう。業務量の波に合わせたタイミングを計ることが賢明です。

もちろん、採用活動との兼ね合いもあるため、完全に調整しきれない場合もあります。しかし、できる限り配慮することで、推薦者の負担を最小限に抑えられます。

複数の推薦者に依頼する

一人の求職者に対し、複数の推薦者からリファレンスを得るのも有効な方法です。一人の推薦者に過度の負担がかからないよう、適切に役割分担できる利点があります。

例えば、前職の上司と知人、それぞれに異なる質問項目を設定し、分担して回答してもらうのです。これにより、質問に対する回答負荷が分散されるだけでなく、多角的な評価が得られるといったメリットもあります。

ただし、複数の推薦者に個別に依頼するための手間は避けられません。また、回答内容に食い違いがある場合の調整が難しくなるリスクもあります。そのため、実施にあたっては十分な検討が必要不可欠です。

利用目的を事前に説明する

依頼の初めに、リファレンスチェックの目的や重要性を推薦者に分かりやすく説明することも重要です。単に質問への回答を求めるのではなく、その必要性や背景をきちんと伝えることで、協力への前向きな姿勢が得られやすくなります。

説明の際は、採用の場面で推薦者の言葉が大きな役割を果たすことや、公平性の担保のために複数の客観的な声を参考にする必要があることなどを強調するとよいでしょう。

こうした努力により、推薦者の理解と協力が得られれば、リファレンスチェックへの前向きな取り組みが期待でき、質の高い回答が得られやすくなります。求職者の評価にも好影響が及ぶはずです。

探偵にお願いするリファレンスチェックもある

リファレンスチェックを導入することによって、より多角的に求職者の分析を試みることはできそうですが、調査能力という観点から考えた場合、企業や会社内の社員でどこまでこなせるかという一抹の不安はあると思います。こういう側面を考えると多少のコスト負担はあるとしても、外部の調査会社なども視野に入れるべきでしょう。

一般的に浮気調査などがイメージにある探偵事務所ですが、このようなリファレンスチェックを依頼することも可能です。聞き込みや裏取りのプロフェッショナルだからこそ、安心して依頼できます。もしも自社だけでは手に負えないということなら、探偵事務所への依頼をオススメいたします。

まとめ

この記事では「リファレンスチェックを拒否すると不採用になるのか?」そして、「拒否する場合の理由とは?」について、さまざまな視点からご説明いたしました。チェックを拒否する場合にも、それぞれの事情が存在するということでしょう。企業や会社にとってメリットがあるリファレンスチェックですが、自社ですべてを進めることは大変な側面もあると思います。調査を専門とする探偵事務所へ任せることも選択肢といえます。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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