リファレンスチェックで評価される内容とその範囲について

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用プロセスにおいて企業が候補者の過去の職務実績や人物評価を確認するために行う調査のことです。

通常、候補者が以前勤務していた職場の上司や同僚から、その候補者の職務能力、専門知識、対人スキル、職業的態度などに関するフィードバックを収集します。

このプロセスは、履歴書や面接だけでは把握しきれない、候補者の実際の職務パフォーマンスや職場での振る舞いを理解するために非常に重要です。

リファレンスチェックは、候補者が職務に適しているかどうかをより正確に判断するのに役立ち、企業が適切な人材を選抜する手助けとなります。

リファレンスチェックの方法と対象者

リファレンスチェックは、採用プロセスの重要な部分であり、候補者の職務適合性と人間性を評価するために行われます。適切なリファレンスチェックの方法と対象者の選定は、企業が成功した採用を行うために不可欠です。

リファレンスチェックの方法

  1. 候補者の同意を得る

リファレンスチェックを開始する前には、必ず候補者から書面で同意を取ることが重要です。これにより、プロセスの透明性が保たれ、候補者のプライバシー権を尊重します。

  1. リファレンスの選定

候補者に過去の職場から推薦者をリストアップしてもらい、その中から情報提供に最適な人物を選びます。選ばれる推薦者は候補者と直接働いた経験があり、候補者の職務能力や人間関係を評価できる立場にある人物が望ましいです。

  1. 質問リストの準備

具体的で客観的な質問を準備し、すべてのリファレンスに対して一貫した情報を収集できるようにします。質問は候補者の職務遂行能力、協調性、倫理観、強みと弱みなど、具体的な事例を含めると有効です。

  1. 情報の収集

電話やEメール、場合によっては対面でリファレンスから情報を収集します。

対話形式で行うと、より深い洞察を得られることがあります。

  1. 情報の分析と評価

収集した情報を基に、候補者の職務適合性を評価します。異なるリファレンスから得られた情報を総合し、バランスの取れた評価を行います。

リファレンスチェックの対象者

  • 直属の上司

候補者の職務遂行能力や職務中の態度、成果について最も詳細な情報を提供できる人物です。

  • 同僚

チーム内での協調性や人間関係、日常的な業務の様子について評価できます。

  • 部下

リーダーシップや指導力の評価に役立ちます。候補者が管理職であった場合、部下からの意見は非常に価値があります。

  • 業界の同僚やクライアント

特に対外的な職務を行っていた場合、これらの人物からの意見も重要です。

対象者はどこまで指定できるのか

リファレンスチェックの対象者を指定する際には、企業と候補者双方の合意が重要です。

企業は一般的に、候補者の直近の職場経験に基づいて情報を得ることを望みますが、候補者が指名するリファレンスは職務の関連性と候補者のプライバシーに配慮する必要があります。

企業は通常、直属の上司や近い同僚、場合によっては部下をリファレンスとして求めることが多いですが、候補者が現職の職場をリファレンスとして提供することが適切でない、またはリスクが伴う場合には、以前の職場の上司や同僚、他の職業的な関連者をリファレンスとして指名できます。

また、候補者が自らの職務経験に最も関連し、職務能力や性格を適切に評価できる人物をリファレンスとして提案することが望ましいです。これにより、リファレンスチェックがより具体的で有意義な結果をもたらし、企業が候補者の職業的適合性を正確に評価する助けとなります。

個人情報保護法に抵触する可能性と企業側のリスク

リファレンスチェックにおいて、個人情報保護法に抵触する可能性は企業にとって重大なリスクを持ちます。個人情報保護法は、個人のデータを安全に取り扱うことを要求し、不適切な情報収集や利用が法的責任を生じさせることがあります。

以下に、このプロセスにおける主な法的リスクと遵守すべきポイントを解説します。

法的リスク

  1. 不正アクセスの禁止

個人情報保護法は、候補者の同意なく個人情報を収集することを禁じています。

リファレンスチェックを行う際、候補者から明示的な同意を得ない場合、不正アクセスと見なされる可能性があります。

  1. 情報の適切な使用

収集した情報は、リファレンスチェックの目的以外に使用することが法律によって制限されています。情報を本来の目的外で使用した場合、個人情報の不正利用に該当し、法的な罰則の対象となることがあります。

  1. 情報の過剰収集

必要以上の情報を収集することも避けるべきです。リファレンスチェックで必要な情報に限定して収集し、過剰な個人情報を取得することは避けなければなりません。

企業側の対策

  1. 候補者の同意の確保

リファレンスチェックを始める前に、候補者から書面で同意を得ることが重要です。これにより、プロセスの透明性を保ちながら、法律遵守を確保します。

  1. 情報保護ポリシーの策定

企業は情報保護ポリシーを策定し、リファレンスチェックのプロセスでどのように個人情報を保護するかを明確に定めるべきです。これには情報の収集、保存、廃棄方法が含まれます。

  1. 教育とトレーニング

採用担当者やHRスタッフに対して、個人情報保護法の要件と企業の情報保護ポリシーについて定期的な教育とトレーニングを行うことが有効です。

候補者のどこまでの情報を知ることができるのか

リファレンスチェックを通じて企業が知ることができる候補者の情報は、主にその人物の職業的背景と行動特性に焦点を当てられます。

しかし、このプロセスで得られる情報の範囲には法的および倫理的な制約があります。

以下に、どのような情報が通常リファレンスチェックで得られるか、また、どの情報が得られないかについて説明します。

知ることができる情報

  1. 職務遂行能力

候補者が過去にどのような職務を果たしてきたか、その成果と具体的な職務内容についての詳細です。これには、プロジェクトの管理、期限内での成果の達成、技術的なスキルの適用などが含まれます。

  1. 対人関係とコミュニケーションスキル

チーム内外での候補者の対人関係の構築能力やコミュニケーションスキル。同僚、上司、部下との関係や、コンフリクトの解決方法についての情報も含まれます。

  1. 職業倫理と信頼性

候補者の職業倫理、誠実さ、信頼性に関する評価。これには、期限遵守、誠実な報告、機密情報の扱い方などが評価されます。

知ることができない情報

  1. 個人的な詳細

個人の生活習慣、宗教的信念、性的指向、家族状況などの個人的な情報は、リファレンスチェックの範囲外です。これらの情報はプライバシーを侵害する可能性があり、採用判断には不適切です。

  1. 健康状態

候補者の健康状態や障害に関する情報も、採用プロセスで不適切かつ不法な差別の原因となるため、通常は尋ねるべきではありません。

  1. 政治的・宗教的信条

政治的な意見や宗教的信条は、職務遂行能力とは直接関係がないため、リファレンスチェックで取り扱うべきではなく、採用判断の材料として使用されるべきではありません。

外部業者に委託する方が安全か

リファレンスチェックを外部業者に委託することは、多くの企業にとって安全かつ効率的な選択肢となり得ます。外部業者はリファレンスチェックの専門家であり、法的規制や倫理基準に精通しているため、法律違反のリスクを軽減できます。以下にその利点を説明します。

専門知識と経験

外部の専門業者は、リファレンスチェックに関する広範な知識と経験を持っており、候補者の情報を正確かつ公正に評価することができます。これにより、内部での偏見や誤解が生じるリスクを最小化できます。

法的コンプライアンス

プロのリファレンスチェック業者は、適用されるプライバシー法律や雇用法を正確に理解し、遵守することが求められます。そのため、不適切な情報収集や使用による法的リスクを避けられます。

時間とリソースの節約

リファレンスチェックは時間がかかる作業であり、内部リソースを大きく消費することがあります。外部業者に委託することで、企業は他の重要な業務に集中することができ、全体的な採用プロセスの効率化を図れます。

客観性の確保

外部業者によるリファレンスチェックは、候補者や内部の従業員に対する偏見が介入する余地が少なく、客観的な評価を提供します。これは特に、企業内部での人間関係に影響されることなく、公平な採用判断を下す上で有効です。

総合的なレポート

専門業者はリファレンスチェックの結果を総合的なレポートとして提供することが多く、企業が候補者を総合的に理解するのに役立ちます。

トラブルを避けるためにできること

リファレンスチェックにおけるトラブルを避けるためには、候補者の明示的な同意を得ることが最も重要です。これにより、プライバシーの侵害や法的問題を防げます。

また、リファレンス提供者への連絡時には、質問内容を職務に関連するものに限定し、個人的な情報や差別的な要素を排除することが必要です。

リファレンスの収集と使用については、厳格なプライバシーポリシーに従い、情報を安全に保管し、不必要な共有を避けるべきです。さらに、リファレンスチェックを公平かつ一貫した方法で実施することで、誤解や偏見から生じるトラブルを最小限に抑えることが可能です。

まとめ

リファレンスチェックは採用プロセスにおいて、候補者の過去の職務能力や人間関係を評価するために非常に重要です。

正しい実施方法では、候補者の職業的経歴だけでなく、対人スキルや倫理観に関する情報も得られます。

ピ・アイ・オでは、適切なリファレンスチェックを通じて企業の人材採用を支援しており、法的な規制を遵守しつつ、企業が求める情報を正確に収集する手助けをしています。

ぜひピ・アイ・オにお問い合わせください。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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