勝手にリファレンスチェックを実施するリスクと違法性

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リファレンスチェックの内容

リファレンスチェックは、候補者の過去の職務実績や行動特性を評価するために行われる重要な採用プロセスの一部です。このチェックを通じて、企業は候補者が以前の職場でどのように働いたか、またはどのような人間関係を築いていたかを理解できます。

以下に、一般的なリファレンスチェックの内容を説明します。

職務遂行能力

リファレンスチェックでは、候補者の専門的スキルや職務遂行能力に関する質問が行われます。これには、候補者が担当したプロジェクトの種類、職務の範囲、達成した成果、問題解決能力などが含まれます。

対人関係とコミュニケーション能力

候補者が以前の職場でどのように他の同僚や上司と関わっていたか、チーム内での協力性やリーダーシップを発揮した事例などもリファレンスチェックの重要な内容です。

これにより、候補者の人間性やチームでの働き方を評価します。

個人的特性と職業的適合性

候補者の個人的な特性や職業的な適合性に関する質問もされます。個人の倫理観、専門的な情熱、キャリアに対する熱意、対応の速さ、厳しい状況での対処能力などが評価されます。

再雇用の可能性

リファレンス提供者に対して、「この候補者を再び雇用する機会があれば、雇いますか?」という質問をすることも一般的です。これにより、候補者への全体的な満足度や信頼性を測れます。

法的・倫理的問題

過去に法的な問題や倫理的な違反があったかどうかについても調査します。これは、企業がリスクを管理し、社内のガイドラインや法規制を遵守する人物を採用するために重要です。

リファレンスチェックの有効性

リファレンスチェックは、採用プロセスにおいて重要な役割を果たす手法の一つです。

その有効性は、候補者の過去の実績と行動を直接的に知ることができる点にあります。

以下に、リファレンスチェックの有効性に関する詳細を述べます。

1. 真実性の検証

リファレンスチェックは、履歴書や面接で候補者が提供した情報の真実性を確認する手段として有効です。候補者が述べた過去の職務経験や成果が正確であるか、推薦者からの情報によって検証できます。これにより、誇張や不正確な情報に基づいた誤った採用判断を防ぐことが可能となります。

2. 職業的適合性の評価

リファレンスチェックを通じて、候補者が以前の職場でどのように対人関係を構築し、チーム内でどのように機能したかの具体的な例を収集できます。

これにより、候補者の職業的適合性やチームでの協働性をより正確に評価できます。

3. 潜在的なリスクの識別

以前の雇用主や同僚からのフィードバックによって、候補者が過去に直面した問題やその解決方法に関する洞察を得られます。また、倫理的な問題や職務上の問題があった場合、それらを事前に識別することが可能となり、リスクを回避するための判断材料とすることができます。

4. 再雇用の意向の把握

推薦者が候補者を再び雇用したいと考えているかどうかを尋ねることで、その候補者の全体的な評価を把握できます。この情報は、候補者の職務能力や人間関係のスキルが高く評価されているかどうかを示す良い指標となります。

5. 組織文化への適応性の確認

リファレンスチェックは、候補者が新しい組織文化に適応できるかどうかを判断するのに役立ちます。過去の経験から得られる情報を基に、候補者が組織の価値観や働き方に合致するかどうかを評価します。

候補者に告知せずに行うことはできるのか

候補者に告知せずにリファレンスチェックを行うことは、一般的には推奨されませんし、多くの場合、法的または倫理的な観点から適切ではありません。

以下に、その理由と関連する規範について説明します。

法的規制と倫理的問題

多くの国や地域では、個人のプライバシーを保護する法律が存在し、リファレンスチェックを含む任意の背景調査を行う際には、候補者の同意が必要です。例えば、ヨーロッパの一般データ保護規則(GDPR)や、アメリカのいくつかの州法では、個人データを処理する前に明示的な同意を得ることが義務付けられています。

候補者の同意の重要性

候補者から明示的な同意を得ることは、リファレンスチェックを行う際の法的要件だけでなく、倫理的な実践でもあります。

同意を得ることで、プロセスの透明性が保たれ、候補者は自らの情報がどのように使われるかを理解し、必要に応じて同意を拒否する権利を有します。これにより、信頼関係が構築され、候補者との間でオープンなコミュニケーションが促進されます。

告知せずにリファレンスチェックを行うリスク

候補者に告知せずにリファレンスチェックを行った場合、法的な訴訟リスクや候補者からの信頼を失うリスクがあります。また、候補者がその事実を知った場合、企業の評判に悪影響を及ぼす可能性があります。さらに、誤解や情報の誤用により、採用プロセス全体の公正さが損なわれることもあります。

トラブルを避けるために注意すべき点

採用プロセスにおいてリファレンスチェックを行う際には、様々なトラブルを避けるために注意すべき重要な点がいくつかあります。これらの注意点を遵守することで、法的な問題を防ぎ、候補者との信頼関係を維持できます。

1. 候補者の同意を得る

リファレンスチェックを行う前には、必ず候補者から書面で同意を得ることが重要です。

これにより、プロセスの透明性を確保し、候補者が自分の情報がどのように使われるかを理解し同意した上で進められます。

2. リファレンスの選定

リファレンスとして選ばれる人物は、候補者と直接的な職務経験を共有し、その能力や職務遂行を客観的に評価できる人物であるべきです。個人的な意見や偏見が入り込まないよう注意し、職業的な関係に基づいた適切な人選が求められます。

3. 質問の適切な設計

リファレンスチェックの質問は、職務関連の内容に限定し、個人的なライフスタイルや信条、宗教、民族的背景などの差別的な要素を含まないようにしなければなりません。

質問は事前に慎重に計画し、候補者の職業能力や適合性に焦点を当てるべきです。

4. 情報の保護と機密性の維持

収集した情報は厳密に機密扱いし、関係者のみがアクセスできるようにすることが重要です。また、情報は適用されるプライバシー法規に従って適切に管理し、使用後は適切に処分する必要があります。

5. フィードバックの適正な利用

リファレンスチェックから得られた情報は、採用決定のみに利用し、その他の目的で使用しないようにします。また、得られた情報が一部の人物の意見に過ぎないことを認識し、全体の評価には複数の視点からの情報をバランス良く取り入れることが望ましいです。

まとめ

リファレンスチェックを勝手に行うことは、多くのリスクと法的な問題を引き起こす可能性があります。採用プロセスにおいて、候補者の明示的な同意を得ることは非常に重要です。

透明性を保ち、候補者との信頼関係を築くためには、事前に同意を確保し、プロセスを公開する必要があります。質問の設計は職務関連の内容に限定し、個人情報の保護と機密性の維持にも注意を払うべきです。適切な手順を踏むことで、法的遵守と公正な評価が保証されます。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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