内定が出たらリファレンスチェックは不要なのか？有効に活用する方法を解説

公開日:2024/06/17 最終更新日:2024/05/31

中途採用において、リファレンスチェックを取り入れる企業が増えています。リファレンスチェックは、書類や面接でのやり取りだけではない客観的な人物調査の方法として有効なものですが、調査を行うタイミングを間違えると企業がペナルティを課されてしまうことがあります。ここではリファレンスチェックを行うタイミングや調査時のポイントなどについてご説明いたします。リファレンスチェック自体は違法なものではないのですが、やはり人物を対象とした調査ですので、その運用は慎重にすべきでしょう。どうぞ最後までお読みください。

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リファレンスチェックで分かるリアルな人物像

応募書類や面接だけではない「リアルな人物」を知ることができるのがリファレンスチェックです。外資系企業では以前から中途採用時などに行われていましたが、近年日本企業でも取り入れるところが増えています。「転職」「中途採用」などが一般的となるなか、より客観的に人物を知りたいという意向で実施するところが多いようです。

スキルや実績など、応募書類に虚偽がないか調査する

履歴書や職務経歴書は本人が提出したものですので、その真偽はすぐ判別することはできません。リファレンスチェックでは以前の職場などに問い合わせて所属や肩書、実績が正確なのかどうかを確認します。企業が中途採用者に求めるのは「即戦力」です。採用したところ期待したスキルがなかったということでは困りますし、既存の従業員にも迷惑をかけることになります。そのためリファレンスチェックによって、実績などが本当かどうかを確認する必要があるのです。

「リアルな仕事ぶり」を知ることで、職場でのミスマッチを防ぐ

仕事をする際には能力や実績だけでなく、人柄も大切です。いくら仕事ができても周囲とのコミュニケーションが円滑でなければ、職場環境や全体のパフォーマンスの悪化を招くおそれがあります。前の職場でのコミュニケーションの様子などを知ることで、採用した場合の「実際の仕事ぶり」を予想することができます。これにより職場になじめずに早期退職するなどのリスクを減らすことができます。

リファレンスチェックが違法になる理由

先述のように、リファレンスチェックは採用候補者の「リアルな人物像」を知ることができるという意味で非常に有効な調査です。リファレンスチェック自体は法律違反ではありませんが、その実施タイミングによっては違法となってしまう場合があるので注意が必要です。それではどんな場合なのでしょうか？ご説明していきます。

採用内定を出してからのリファレンスチェックが原因で違法となる場合がある

採用内定者に対してのリファレンスチェックは、行うべきではありません。採用の内定を相手に出した段階で、「雇用を補償したもの」とみなされます。その段階でリファレンスチェックを行い、「採用できない」と内定取り消しを判断し相手に伝えた場合には「労働契約法」における「解雇権の濫用」という行為に当たる可能性があります。すでに企業と内定者との間で雇用契約が発生しているとされるのです。

リファレンスチェックは、採用内定前に実施する

このような事態を防ぐためには、企業は採用面接などの際に「リファレンスチェックを行う」旨を採用候補者に示して許可を取って調査を進めるのが適切な実施方法となります。本人に許可を取っておき、調査結果は採用時の判断材料とすれば、リファレンスチェックの実施が違法とみなされることは避けられます。内定後の「人材のミスマッチ」にならないよう、リファレンスチェックの実施については慎重に行いましょう。

内定後のリファレンスチェックで取り消しとなる場合は？

それでは内定後のリファレンスチェックで内定取り消しとなることはあるのでしょうか？企業が特に理由もなく内定取り消しを行うことは違法ですが、「経歴を詐称した」「犯罪歴を隠していた」などの場合には内定取り消しをしても違法になる可能性は低いです。社会的信条や人種など実際の業務と関係ないところでの内定取り消しは「解雇権の濫用」という違法行為となりますので注意してください。

入社後支援のために行うリファレンスチェック

内定後にリファレンスチェックを行いたいという企業もあります。「即戦力」を期待され中途採用で入社したからといって、すぐに採用者がバリバリ仕事ができるとは限りません。仕事の進め方や職場の人間関係など、入社後のサポートは必要です。そのような場合には、採用者の人物像をより深く知っておけばサポートする上で参考にできます。リファレンスチェックを実施することで、より採用者のサポートをしやすくなり、職場への早期定着を進めることが可能になる場合もあります。

深く人物を知ることが、職場への定着率を上げる

応募書類や面接時の受け答えだけでは、その人の「リアルな仕事ぶり」を知ることは難しいでしょう。上司や同僚とのコミュニケーションの取り方やミスなどへの対応のクセを知ることで、採用後の職場への定着を促す対策を取ることができます。せっかく費用をかけ採用したのですから、企業も採用者にもいい結果につなげたいものです。その際に前職へのリファレンスチェックは役立ちます。前職の関係者は「リアルな仕事ぶり」を知っています。彼らの意見は大いに参考になるはずです。

内定後にリファレンスチェックするとダメ？

そもそも内定とは何か

内定とは、企業が応募者に対して「将来の採用を約束する」ということを伝えたものです。労働契約締結に向けた手続きの途中段階にあたります。内定を出す目的は、優秀な人材を早期に確保し、競合他社に先んじて獲得することにあります。しかし、内定はあくまで将来の採用を約束したに過ぎず、労働契約が締結されたわけではありません。企業は一定の理由があれば、内定を取り消すこともできます。ただし、内定取り消しの理由によっては、法的なリスクが発生する可能性があります。

内定取り消しと労働契約法16条における解雇権濫用の法理の関連性について

内定取り消しが適法か違法かを判断する上で、労働契約法16条における「解雇権の濫用」の法理が参考になります。同条は「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。（労働契約法第16条）」と定めています。判例は、客観的に合理的な理由なく解雇を行えば、解雇権の濫用に該当するとしています。

内定取り消しと解雇とは手続き上の違いはありますが、その実質的な結果は同じです。従って、内定取り消しが健全な社会通念からみて著しく不当と認められる場合、解雇権の濫用法理と同様に、違法な行為と評価される可能性があります。つまり、内定後にリファレンスチェックを行い、不備があったからといって、安易に内定を取り消すことはできないのです。その理由が客観的にみて合理的でなければ、違法な内定取り消しと判断されかねません。

就労始期付解約権留保付労働契約とは

内定の法的性質について検討する際には、「就労始期付解約権留保付労働契約」という概念が重要になります。これは、労働契約の締結時に、労働者の就労開始日までは使用者に解約権(雇止め権)が留保されている契約形態を指します。内定はこの契約の中間段階にあたり、就労開始前の時点では、使用者には一定の解約権が認められています。

しかし、その解約権行使も無制限に認められるわけではありません。上記の解雇権濫用法理と同様、解約権の濫用が認められる場合には、違法となります。つまり、内定取り消しは、健全な社会通念に照らして著しく不当でなければ、適法と判断されることになります。単に企業都合だけでは足りず、客観的で合理的な理由が必要不可欠なのです。

内定取り消しは解雇にあたるのか?

内定取り消しが法的にどのように扱われるかについては、判例の蓄積が少なく定説はありません。しかし、内定後の状態を「準雇用関係」ととらえる見方があり、内定取り消しを「実質的な解雇」に当たると解される可能性があります。

準雇用関係とは、使用者と被雇用者との間に、形式的な雇用契約は締結されていないが、将来の雇用関係が具体的に予定されている状態を指します。内定はまさにこの状況に当てはまります。これまでの判例によれば、準雇用関係にあっても、使用者には雇入れ拒否の自由はなく、合理的な理由なく内定を取り消すことはできません。

つまり、内定取り消しは単なる雇用拒否ではなく、既に一定の雇用関係が形成された状態での解雇に実質的に等しいと評価される可能性が高いのです。そうだとすれば、内定取り消しについても、解雇権濫用法理の枠組みで判断されることになります。無作為な内定取り消しは違法となり、使用者には十分な注意が求められます。

内定後にリファレンスチェックをして不備があった場合、内定取り消しができないリスク

企業が内定者に対してリファレンスチェックを行い、何らかの問題点が発覚した場合、安易に内定を取り消してはいけません。内定取り消しが「準雇用関係における実質的解雇」と評価されかねないためです。

リファレンスチェックで明らかになった問題点が、内定取り消しの理由として客観的に合理的かどうかが重要なポイントとなります。例えば、内定者の経歴詐称や重大な犯罪歴が判明すれば、合理的な内定取り消し理由と認められる可能性が高いでしょう。しかし、些細な過去の不祥事や主観的な人物評価のみを理由に内定を取り消すのは、違法なリスクが高まります。

つまり、リファレンスチェックの結果が、内定取り消しを正当化するほど重大なものでない限り、内定取り消しは解雇権の濫用に該当する可能性があるのです。企業は軽々に内定を取り消さず、状況を冷静に判断する必要があります。もちろん、リファレンスチェック以外から分かることも多くあります。事前に取得した転職希望者の資料や過去のデータに基づいた面接の質問など、おすすめの方法はいくつかあります。

転職希望者に内定後のリファレンスチェックを拒否される事例

内定取り消しの法的リスクを避けるため、実務上、企業は内定前にリファレンスチェックを行うことが一般的です。しかし、内定後に新たな事実が発覚した場合、追加でリファレンスチェックをする必要が生じることもあります。

ただし、転職希望者から内定後のリファレンスチェックを拒否される事例が散見されます。理由としては、「内定が出たので、もう心配はない」「今さら調査されるのは気分が悪い」などさまざまです。また、在職中の人材については、現在の職場に内定の事実を知られたくないケースも多いでしょう。

また、前職や現職の同僚や上司と、世間一般以下の人付き合いしかできず、推薦者として頼める人がいないという場合もあります。このような場合は採用試験に落ちることを懸念して、誰にも頼むことができず、替え玉の推薦者を用意されてしまうことがあります。

いずれにしてもリファレンスチェックが拒否されると、企業は重要な情報を入手できなくなります。そのまま内定を取り消せば違法リスクが高まるのでおすすめできません。しかし、内定のままで採用すれば、重大な問題を見過ごしかねません。転職希望者の非協力的な態度が、企業を大きな判断の岐路に立たせることになるのです。

推薦者に内定後のリファレンスチェックを拒否される事例

内定後のリファレンスチェックで、転職希望者だけでなく推薦者からも協力が得られない場合があります。

推薦者は転職希望者の前職の上司や関係者です。企業が内定後に推薦者に連絡を取ると、「もう内定が出ているのに、なぜ今さら調査するのか」と疑問を持たれることがあります。また、人事的な配慮から、推薦者が正直な評価を控えてしまうリスクもあります。

このように、推薦者がリファレンスチェックに非協力的になれば、客観的な事実関係を把握できなくなります。結果として、内定取り消しが適切かどうかの判断が難しくなるのです。

一方で企業としては、推薦者への過度な要求は避ける必要があります。推薦者と転職希望者の関係を損ねかねませんし、次の人材紹介をためらわれるかもしれません。慎重な対応が求められる状況といえるでしょう。

転職希望者が現在勤務する企業に内定後のリファレンスチェックを拒否される事例

中途採用の場合、現在の職場への影響を気にしてリファレンスチェックを拒否することもあります。

理由としては繁忙期のためリファレンスチェックに割けるリソースがなかったり、そもそもリファレンスチェックに対する理解がなかったりということが挙げられます。

その結果、現職の人事部門や上司などへのリファレンスチェックが拒否され、重要な情報が入手できなくなる可能性があります。現職の情報は相当重要なウェイトを占めますから、リファレンスチェックが不完全だと、企業は適切な内定判断ができなくなるリスクがあります。

また、現職の企業に無理強いすれば、関係が悪化して転職起業者の転職を白紙にしてしまう可能性すらあり、人材確保そのものが難しくなる恐れがあります。現実的に対応に困難が伴う事例だといえます。

リファレンスチェックを拒否されたときの対処法

前述のように、内定後のリファレンスチェックが拒否された場合、重要になるのが、転職希望者に対する丁寧な説明と理解の働きかけです。リファレンスチェックの必要性、企業としての立場を伝え、協力を求めることが不可欠です。信頼関係を構築することで、柔軟な対応を促せる可能性があります。

それでも拒否された場合、安易に内定を取り消してはいけません。企業は残された情報から、合理性のある最善の判断を下す必要があります。場合によっては、採用後の試用期間を設けるなど、リスク分散も検討すべきでしょう。

内定取り消しは最終手段です。常に冷静な対応を心がけ、転職希望者の立場や事情も考慮に入れることが重要なのです。

適切なリファレンスチェックの進め方

これまでの内容から分かるように、内定後のリファレンスチェックには多くの留意点があります。そこで最後に、適切なリファレンスチェックの進め方をまとめます。

まず、基本的にはリファレンスチェックは内定前に行うことが賢明です。内定後に問題が発覚すれば、内定取消のリスクが高まるためです。十分な情報を事前に収集し、慎重に採用判断を下すべきでしょう。

ただし、内定後に新たな事実が出てきた場合は、追加のリファレンスチェックが必要になる場合があります。その際は、転職希望者及び関係者に対し、リファレンスチェックの目的や重要性を丁寧に説明し、理解と協力を求める必要があります。

リファレンスチェックでは、経歴詐称や犯罪歴などの重大な問題がないかを確認するだけでなく、人物評価なども参考にする必要があります。しかし、些細な理由だけで内定を取り消すことは避けましょう。

最終的に内定を取り消さざるを得ない場合でも、丁重な対応が求められます。十分な説明を尽くし、円滑な手続きを心がけることが大切です。企業としての社会的信用を損なわないよう、細心の注意を払う必要があるのです。

リファレンスチェックを行うようになった経緯

リファレンスチェックの概要

リファレンスチェックとは、企業が採用選考の過程で、応募者の経歴や人物評価などについて、過去の上司や関係者に直接確認を行う行為を指します。応募者の申告内容の真偽はもちろん、業務遂行能力や人間性など、書面では分からない情報を収集するのが目的です。欧米企業においては一般的な採用方法ですが、日本ではここ20年ほどの間に徐々に浸透してきた手法です。

日本における導入の経緯

1990年代以前の採用慣行

かつての日本企業の採用慣行では、新卒一括採用が中心でした。学生時代の成績や活動実績、面接での人物評価などから総合的に判断するスタイルが一般的で、リファレンスチェックはほとんど行われていませんでした。中途採用に関しても、面接と書類選考が中心となっていました。

バブル崩壊と雇用環境の変化

1990年代のバブル経済崩壊を境に、日本の雇用環境は大きく変化しました。リストラが相次ぎ、中高年の転職ニーズが高まりました。また、新規学卒者の就職氷河期を経て、中途採用のウェイトが増してきたのです。こうした環境下で、応募者の適性をより厳格に見極める必要性が高まりました。

欧米企業の影響

一方で、日本に進出する欧米企業が母国流のリファレンスチェックを導入し始めました。グローバル人材の獲得競争が激化する中、日本企業も優秀な人材を確保するためにリファレンスチェックに注目するようになりました。

不祥事の増加と企業リスク管理意識の高まり

1990年代後半以降、企業の不祥事が頻発するようになり、リスク管理意識が大きく高まりました。過去に不正経歴があれば大きな問題になりかねず、リファレンスチェックでそうしたリスクを事前に排除する必要性が指摘されるようになりました。

リファレンスチェックの普及過程

大手企業を中心とした導入

2000年代に入ると、グローバル企業を中心に、リファレンスチェックが本格的に導入されるようになりました。外資系企業に加えて、一部大手企業がリファレンスチェックを開始しています。

中小企業への波及

大手の動きを受けて、中小企業にもリファレンスチェックが徐々に浸透していきました。中小企業では人件費負担が大きいだけに、ミスマッチのリスクを避けたいというニーズがありました。

アウトソーシングの増加

リファレンスチェックを自社で行うには相当のコストと手間がかかります。そのため、アウトソーシング会社にリファレンスチェックを外注する動きも増えてきました。人材紹介会社がリファレンスチェックを付加サービスとして提供するケースも出てきています。

リファレンスチェックの現状と課題

実施企業の増加

マイナビ中途採用状況調査（2024年版）によると、正社員のリファレンスチェック経験率は31.5%、企業側は36.6%がリファレンスチェックを実施したと回答しています。優秀な人材を確保するため、企業ではリファレンスチェックを重視する傾向にあります。

マイナビ

人材紹介会社との連携

従来は企業と人材紹介会社との連携があまり深くありませんでしたが、近年ではリファレンスチェックを共同で行うなど、協力関係が密接になってきました。情報の相互活用が図られるようになっています。

プライバシー保護の観点からの課題

一方で、リファレンスチェックはプライバシーの侵害に当たるのではないかといった指摘もあります。個人の同意なく過去の詳細を調査することに、倫理的な問題はないのかという課題が存在します。

リファレンスチェックを拒否するケースの存在

さらに、近年ではリファレンスチェックを拒否する応募者が増えているケースも報告されています。企業側に対する不信感や、現職への影響を恐れてのことですが、リファレンスチェック自体が難しくなる課題があります。

まとめ

ここまで、採用内定とリファレンスチェックについてご説明してきました。リファレンスチェックはその性質上、採用活動中に行うのがベストといえます。採用候補者に実施を伝えて許可を取れば調査が進めやすくなります。採用内定後にリファレンスチェックを行うのであれば採用後の職場定着のためのサポート材料として行うのが望ましいでしょう。企業が「思想信条」「人種」「成育環境」など本来の業務に関係ない部分で内定取り消しをすることは、「解雇権の濫用」にあたり労働契約法に違反することとなります。これらを踏まえリファレンスチェックを適切に使い分けましょう。企業によっては外部の調査会社やリファレンスチェックサービスを行う会社を利用するところも増えています。実施目的を明確にしてリファレンスチェックを有効に運用するようにしましょう。

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