リファレンスチェックの依頼方法にはどのようなものがある?各々の手段別に解説します

最近はリファレンスチェックを行う会社も増えてきました。そのため、どのようにするのか、依頼が来たらどうすればいいのかなど考える人も増えてきたのではないでしょうか。また、リファレンスチェックについて興味を持ったという人もいるでしょう。そこで、リファレンスチェックの中でもよくある方法として、メールで行う場合をピックアップしてみました。ここでは、リファレンスチェックをメールで行う場合の流れ、依頼する場合や依頼された場合の内容についてご紹介します。あわせてメール以外の方法についても紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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目次

リファレンスチェック依頼~実施(メール)

リファレンスチェックとは、応募者の上司や同僚を対象に応募者についてヒアリングする調査です。外資系の企業ではよく行われていますが、日本の企業ではまだ一部で行われている程度であるといわれています。リファレンスチェック依頼には、採用企業が行う方法と、リファレンスチェック専門のサービスを使って行う方法があります。その中でも、採用企業が応募者の推薦者にメールで行うときの流れについて解説します。流れは次のとおりです。

  1. 説明・同意
  2. 依頼・同意
  3. 推薦者の連絡先
  4. 質問の決定
  5. メールで実施

応募者に実施の説明

リファレンスチェックを行う場合は、採用企業が推薦者と連絡を取る前に、応募者にリファレンスチェックの実施の説明を行い、合意を得ることから始まります。リファレンスチェックのタイミングとしては、内定の前後に行われます。合意を得た旨はメールや電話ではなく、書面で取り付ける必要がありますので注意しましょう。

応募者の推薦者に依頼

応募者の合意を得たら、採用企業から、もしくは応募者からその上司や同僚などの推薦者にリファレンスチェックの依頼を行います。依頼を断られることもあるでしょう。依頼が困難であるときには、応募者の事情を考慮しながら、推薦者を再選定します。

なお、外資系の企業の場合は、英語で質問されることが多いため、推薦者は英語力のある人物を選ぶことが必要です。

応募者から推薦者について報告

応募者からリファレンスチェックの依頼をした場合、承諾した推薦者については、本人の連絡先を採用企業に報告します。メールアドレスや携帯の電話番号などです。なりすまし防止の観点から、推薦者の名刺があるといいでしょう。

リファレンスチェックの質問を決める

リファレンスチェックの目的にあわせて質問項目を決めます。適切な情報を引き出すために行われるため、「質問が上手くできず、欲しい情報が得られなかった」ということがないように慎重に選ぶことが大切です。

リファレンスチェックの実施

採用企業から推薦者のメールアドレス宛てに、リファレンスチェックの質問内容が記載されたメールを送ります。メールでは本人確認が重要です。推薦者の名刺に記載のある会社のメールアドレスに送ることで、本人確認の役割にもなりますが、偽造することができないともいえません。セキュリティが確保されている環境で本人確認書類をもらうことができれば、その方法で本人確認を実施しましょう。

リファレンスチェック依頼のポイント

採用企業から「リファレンスチェックをするので、推薦者の連絡先を教えてください」と言われたら、応募者が推薦者を探します。どのようにすれば良いのでしょうか。

転職などの場合は、応募者が伏せて活動していることが一般的です。現職の上司や同僚にリファレンスチェックを頼みにくいケースが多くあります。そのため、推薦者として前職の関係者や大学時代の恩師や友人などが候補にあげられます。

その場合は、電話や会って直接話す方法もありますが、まずは、メールでの案内から始めることもできます。応募する仕事の内容や、リファレンス先の企業のことについてわかりやすく伝えることが可能です。こちらでは、応募者が推薦者として考えている方に、リファレンスチェックを依頼する際のメールのポイントについて解説します。

依頼や相談内容はわかりやすく

推薦者になってもらいたい人に内容を伝えて、現在仕事を探しているがリファレンスチェックをお願いできないかという内容をメールでわかりやすく伝えましょう。

  • 現在転職活動中であること
  • 応募した企業からリファレンスチェックの連絡があったこと
  • リファレンスチェックについての、簡単な説明
  • 引き受けていただきたい理由

引き受けても良いという連絡をもらったら、さらに詳しい内容を伝えます。その際には、可能であれば、自分の職務経歴書を添付する方法もありますが、まずは「リファレンスチェックを引き受けて頂く際に必要な情報があればお知らせください」といった言葉を入れてみてはいかがでしょうか。

期日もしっかりと明記する

メールでお願いする場合は、期日も明記します。自分のために貴重な時間を頂くことになるため、スケジュールを空けてもらうことができるのかは重要なことです。さらに、正直に回答してもらうことはもちろんですが、平凡な回答ではなく自分のアピールに繋がるということを意識して回答してもらわなければならないことも伝えておきましょう。いかに人柄が良く、採用企業にピッタリであるかを伝えることが目的であるからです。

必ずお礼のメールを入れる

結果を待たずに、リファレンスチェックが終わったらお礼のメールをしてください。採用できなかったことも考えれば、連絡しづらくなることもあります。また、採用にかかわるリファレンスチェックにおいて、過度な報酬は避けることが一般的です。メールでのお礼や菓子折り程度が目安です。

リファレンスチェック依頼のメールが来たら

応募者が希望する採用企業からリファレンスチェック依頼のメールが来たら、推薦者はどうすればいいのでしょうか。今度は、推薦者側目線で考えてみましょう。リファレンスチェックを引き受けたら、事前に応募者と採用企業の内容について、しっかりと把握しておきましょう。自分のことではないとは言え、引き受けたのですから「こんなはずではなかった」とならないようにしてください。リファレンスチェックの質問内容は、以下のとおりです。

  • どのくらいの付き合いか
  • 彼(彼女)の強みについて
  • タスクのこなし方
  • 困難に対しての立ち向かい方
  • 上司・部下・同僚との関わり方
  • 実績について

採用企業は、面接や書面では得られなかった応募者の情報について、知りたがっています。第三者から見た情報をもとに、今後企業で働いていくにふさわしい人物かどうか確認していきます。

そのため、回答の際は無理のない範囲で協力する気持ちでいるのが良いでしょう。伝えるときに注意する点は次のとおりです。

  • 対象者を中心に本人について
  • 実績ではエピソードを交えて詳細に
  • ありのままの真実

本人のことをメインにして伝えましょう。つい自分のことを伝えてしまう方がいるようです。また、応募者の実績では、数字的なことだけでなくどうやって乗り切ったのか、リーダーシップや仲間との協調性などを含めて詳細を伝えます。いい印象を与えるために、大げさに話を盛ったり脚色を交えたりすることは避けてください。フィードバックした時に、誤差があればかえって不信感を抱かせることになります。十分に注意しましょう。

メール以外のリファレンスチェック方法

電話によるリファレンスチェック

実施方法

電話によるリファレンスチェックは、採用担当者が直接、応募者の過去の上司や関係者に電話をかけ、評価や経歴の確認を行う手法です。質問内容は、業務実績、コミュニケーション能力、強み・弱みなど、書類からは分からない具体的な情報を中心に行います。電話での対話を通じて、リファレンスできる相手の生の声を直接聞けます。

メリット

電話での直接対話ならではの大きなメリットは、臨場感と信頼性の高さにあります。リファレンス相手の言葉の調子や話し方から、本音が垣間見え、実際の評価を汲み取ることに役立ちます。また、質問に対する返答が不十分な場合、その場で掘り下げた追加質問ができるため、情報の網羅性が高まります。

デメリット

一方、デメリットとしては、電話がかかりにくい、話が長くなりがちといった手間の大きさがあげられます。電話での個別対応は非常に時間がかかり、リファレンス相手の予定との調整も必要になります。また、上司など立場の高い人に電話をかけるのは気が引けるかもしれません。あるいは推薦者の働き方によっては在宅ワーク中心で、周囲に会社関係者以外の家族などがおり、セキュリティ上選考に問題がある場合も考えられます。

オンラインシステムを利用したリファレンスチェック

実施方法

オンラインシステムを利用したリファレンスチェックとは、専用のウェブサイトを経由して、リファレンス相手に評価項目についてオンラインで回答してもらう方法です。企業は予めリファレンス依頼の内容や質問項目を設定し、リファレンス相手にURLを送付します。リファレンス相手はそのURLから評価画面にアクセスし、オンライン上で回答を行います。

メリット

オンラインシステムの大きなメリットは、時間とコストの削減が図れる点です。対面や電話での個別対応が不要なため、企業側の手間を大幅に省けます。また、グローバルでのリファレンスチェックに活用しやすく、言語の壁を越えて様々な地域の評価を収集できます。さらに、システム上で証跡が残るため、証拠能力が高まります。

デメリット

一方、オンラインの環境では、電話のような臨場感は得にくく、本音の吐露は難しい面があります。文字だけの評価では、裏付けとなる具体例が不足しがちです。また、設問が推薦者によって捉え方が異なるリスクや、単に形式的に回答されてしまう恐れもあります。さらに、制度の理解不足から推薦者が協力を拒否するケースも考えられます。また、本人確認をきちんと行わないと、バレるリスクや採用選考に落ちるリスクを承知の上で、推薦者のなりすましが行われることもあります。

リファレンスチェック専門サービスの利用

サービス概要

リファレンスチェック専門サービスとは、リファレンスチェックを民間の専門事業者に委託するサービスです。企業は応募者の情報を専門事業者に提供し、代わりにリファレンスチェックを実施してもらいます。サービス内容は、電話でのリファレンス、オンラインシステムの運営、レポーティングなどがあります。

メリット

このサービスの最大のメリットは、煩雑なリファレンスチェック業務を専門家に任せられる点にあります。社内で人員を割く必要がなく、人的リソースが不足する中小企業でも、確実にリファレンスを実施できます。また、専門業者ならではのノウハウを活用できるため、より質の高い評価が期待できます。

デメリット

一方、専門サービスを利用するデメリットは、コストがかさむことです。質の高いサービスには相応の料金がかかり、中小企業にとっては財政的な負担が大きくなることがあります。また、社外の第三者にリファレンスを委託することへの不安感や、プライバシー面での懸念を持つ企業もあるかもしれません。

調査会社(第三者機関)の利用

調査の流れ

調査会社に依頼する場合、まず企業から調査対象者の情報を提供します。調査会社は、その情報をもとに、対象者の経歴や人物評価について、過去の職場関係者や専門家へのヒアリングを行います。ヒアリングでは電話、対面、書面などの方法が用いられ、客観性の高い情報収集が行われます。最終的に調査会社から企業へ調査報告書が提出されます。

メリット

調査会社の最大のメリットは、極めて中立的かつ専門的な立場からリファレンスチェックが実施できる点にあります。調査員は高い調査力と分析力を備えており、深掘りした事実確認と鋭い洞察力で、より実態に近い評価が期待できます。また、評価の客観性や守秘性も担保されています。

デメリット

他方、調査会社の調査は一件あたりの費用が高額になるのがデメリットです。調査の際には多くの人的リソースを投入する必要があり、それに見合ったコストがかかります。大手企業以外の企業にとっては、予算面でハードルが高い可能性があります。さらに、調査対象者のプライバシーに細心の注意を払う必要があり、調査範囲の制限や同意取得の手続きなどを経る必要があります。

メール以外の方法の選択ポイント

規模・予算

リファレンスチェックの手法を選ぶ上で、最も重要なポイントは企業の規模と予算です。電話は低コストですが手間がかかり、調査会社は高コストです。専門サービスやオンラインシステムは中小規模向けですが、一定の費用が必要となります。自社の規模と予算に合わせて、コストパフォーマンスの高い手法を選ぶ必要があります。

専門性の有無

リファレンスチェックに関する専門的なノウハウやリソースを社内に有するかどうかも重要です。専門部署やスキルを持たない企業は、専門サービスや調査会社の活用を検討すべきでしょう。一方、ノウハウがある企業は、社内でリファレンスを実施する電話などが現実的な選択肢となります。

人材ニーズ

採用する人材の重要度や難易度によっても、適切な手法は異なります。マネジャークラスの重要ポストであれば、コストをかけて調査会社を活用するメリットは大きいでしょう。一方、一般職では、オンラインシステムやサービス利用などの効率的な方法を選ぶ方が賢明かもしれません。

情報セキュリティ対策

応募者の個人情報を厳格に守る必要がある企業では、セキュリティ面から社内対応を選ぶケースもあります。外部サービスやオンラインは、サイバー攻撃などの脅威に備えた強固なセキュリティ対策が不可欠です。自社のセキュリティポリシーに合わせた手法を採用する必要があります。

リファレンスチェックのQ&A5選

Q1. リファレンスチェックで知ることのできる採用候補者の情報は何ですか?

リファレンスチェックでは、主に以下の3点について情報が得られます。

  • 業務実績および職務遂行能力:具体的な業務内容、成果、強み、課題など
  • 人物評価:コミュニケーション力、リーダーシップ、倫理観、勤労意欲など
  • 経歴の真偽確認:学歴、職歴、資格、兼業状況などの確認

推薦者である過去の上司や関係者から、書類だけでは分からない生の情報が得られるのが最大のメリットです。人物像や適性をより深く把握できます。

Q2. リファレンスチェックがプライバシーの侵害にあたるのはどういったケースですか?

リファレンスチェックは本人の同意なく行われる場合、プライバシー侵害となるリスクがあります。特に以下の点に注意が必要です。

  • 本人の承諾を得ずに第三者に個人情報を開示した場合
  • 不適切な質問により、過剰な個人情報を収集した場合
  • 収集した情報を採用目的以外で不当に利用した場合

適切な同意取得や、質問内容の制限、情報管理の徹底が欠かせません。

Q3. 現在の職場に転職活動をしていると知られたくないのですが、どうしたらいいですか?

リファレンスチェックで現職への内定の事実が伝わると、職場の人間関係が悪化するリスクがあります。企業に対し、現職への連絡は極力避けてほしい旨を伝えましょう。

できれば現職の上司や人事には連絡せず、過去の職場関係者にリファレンスを依頼するよう求めることをおすすめします。採用企業サイドの理解が不可欠です。

Q4. リファレンスチェックを拒否されました。どうしたらいいですか?

基本的にリファレンスチェックへの協力は応募者の任意ですが、協力を得られないと十分な情報が得られません。そこで以下の対応が考えられます。

  • 再度、リファレンスチェックの重要性を応募者に説明し、協力を求める
  • 書面やオンラインによる評価フォームを案内する
  • 最悪の場合、採用を見送る

応募者の事情にも耳を傾け、信頼関係の構築が何より重要です。ただし、採用を見送るには解雇と同等程度の「社会通念上合理的な理由」が必要ともいわれています。

Q5. リファレンスチェックによって発生する採用への悪影響はありますか?

リファレンスチェックは元々、ミスマッチを未然に防ぐためのものですが、場合によっては逆効果となることもあります。

  • 推薦者の事実無根の悪評で、優秀な人材を見逃してしまう
  • プライバシー侵害のリスクから、多くの人が応募を避けてしまう
  • 手続きの遅延で、人材の流出や定着困難に繋がる

慎重な運用と適切なリファレンス源の選定が不可欠です。

まとめ

こちらの記事では、リファレンスチェック依頼について、メールで対応する部分をピックアップして解説しました。リファレンスチェックは、応募者にとってアピールできる場でもあります。活かしていくためにも、依頼するメールは重要なポイントです。アフターフォローも大切で、リファレンスチェック依頼に必要なものは、学歴や職歴に限らず人としての誠実さや優しさでしょう。

どんな内容でも解決すればいいというわけではありません。リファレンスチェックの場合、転職成功の鍵となれば、退職後にも繋がっていきます。メールを利用して、スムーズに取り組めたらいいのではないでしょうか。ぜひ検討してみてください。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

株式会社ピ・アイ・オ

探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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