経理担当者による「横領」を未然に防ぐための対策4つ
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目次
経理担当者による「横領」を未然に防ぐための対策4つ
テレビのニュースや新聞などでもよく報道されているように、経理担当者による横領や不正といったトラブルは、多くの企業で起こりうるもの。
現金の抜き取りや口座からの引き出しによる着服、水増し請求といった手法など、実に巧妙な手口を使って不正が行われています。
このようなトラブルを回避するためには、事前に横領対策をしっかりと取っておくことが大切です。
最悪の事態を未然に防ぐための、不正対策を4つご紹介していきます。
1. 入出金の記録を確実に残す
社内での不正は、仕入れや備品の購入、給与管理などさまざまな支払いの中で起こることが多いもの。
このような場面での横領を防ぐためには、出金が必要な場合に出金伝票等で記録を残せるようなシステム作りが効果的です。
支払いに関しては伝票に内容や金額を明確に記載し、上司などの第三者による承認があってはじめて出勤できるという厳しいルールを作って対策をとりましょう。
こういったシステム作りによって、架空の請求書による水増し請求といった不正トラブルも防止することができます。
2. 金銭を1人で扱えない仕組み作り
1人の経理担当者にすべての金銭管理を任せることによって不正が発生するというケースも多発しています。
「自分だけが会社の経理を担っている」という意識が不正へと手を染めさせてしまうのです。
こういった事態を回避するためには、経理担当者1人だけでは預金の引き出しができないよう複数の担当者を作って、経理管理を分担させるなどの対策が有効です。
通帳を持つ人とは別の人に銀行印を管理させる、ネットバンキングのパスワード管理の方法を見直すなど、これまでの方法を一度見直してみましょう。
通帳の出金履歴等についても、経理担当者以外が短いスパンで確認する仕組み作りができると良いでしょう。
3. 現金を毎日口座に入金するシステム
小売店舗など、毎日の売上金等が発生する業務の場合にも横領は起こりやすいもの。
売上金の管理ルールが曖昧であったり、書留などを使用したりすると、不正に気付きにくくなる可能性があります。
現金は毎日、できれば決められた時間に口座に入金するようなルールを作りましょう。
さらに、毎日売上額を報告させることや、売上額と入金額が一致するかどうかを確認することも、不正対策の重要なポイントです。
4. 従業員の行動調査
社内のリスクマネジメントとして、従業員が不正をはたらかないか行動調査をするという方法もあります。
しかし、疑わしい従業員について社内のみで調査をするというのは限界がありますよね。
あからさまな調査を大々的に行うことで、社内のモチベーションが下がってしまうという思わぬトラブルに発展することもあります。
また、社内調査を行うことで通常業務の妨げにもなってしまうことも。
このことから、従業員の行動調査を行う場合には、プロの手を借りることがオススメです。
興信所や探偵事務所に依頼をすれば、確実な情報を手に入れることができます。
トラブルを未然に防ぐためには、念には念を入れることが大切です。
横領や着服などの社内不正は、会社にとって大きな損失になりますし、社内全体の雰囲気を悪化させてしまいます。
「うちの会社は大丈夫」という油断から最悪のケースを招いてしまうこともあるので、いかなる場合でも気を緩めてはいけません。
今回ご紹介した4つの対策方法をぜひご参考にして、大きなトラブルを未然に防ぎましょう。
この記事の著者：探偵社PIO 人事／労務信用調査担当 K.A
社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に関連する調査を長年行う。
関連タグ: 背任・横領関連
探偵社PIO編集部監修
本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。
