出張は不正が起きやすい？ 社員の出張を管理するポイントと対策
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出張は不正が起きやすい？ 社員の出張を管理するポイントと対策
どれだけ会社側が気を付けても、会社が大きくなればなるほど発生リスクが高くなるのが社員による経費清算の不正。
とくに社員の「出張」に関する経理支出は、不正が起きやすいといわれています。
中でもよく行われているのが「カラ出張」や「出張経費の水増し」と呼ばれる手口。
その手この手を使って利益を得ようとする悪徳社員は徹底的に管理しなければなりません。
会社を守るためにも、不正支出の対策方法をみていきましょう！
出張による不正が社内に与える損害とは？
出張は通常営業時の交通費や接待などと比べると格段に支出金額が大きいので、たとえ1人の社員でも不正を繰り返せば、わずか数年間で何億円という単位の損失を会社に与えかねません。
こういった悪徳社員による不正は、会社に損失を与えるだけでなく、一旦発覚すればメディアで大きく取り上げられてしまいます。
「社員の監督もできないダメ企業」という烙印をおされて、会社の信用は失墜してしまうのです。
さらには株主や取引銀行からも見放されかねないので、会社が存続の危機を迎えるリスクも高まります。
出張に絡む経理不正の背景は？
なぜ多くのチェック機能を備えているはずの会社で、誰にも気づかれないまま不正が行われるのでしょうか？
アメリカの犯罪学者D.R.クレッシーによると、このような日常業務の中で行われる不正には、次のような3つの要因が背景にあるといわれています。
1. 機会……不正をしても、誰にもばれないような職場環境がある
2. 動機……不正をしたくなるような金銭を必要とする理由がある
3. 正当化…「すぐに返せばいいと思っていた」という言い訳が用意されている
D.R.クレッシーが確立した「不正のトライアングル」理論によると、これらの3つの要因が全て揃ったときに不正行為が発生すると結論づけられています。
また、出張時の不正が起こる企業では、不正に対する措置が不十分であることも考えられます。以下の点に当てはまる項目はないか、よく確認しましょう。
・出張命令は口頭で、事前の申請も事後の出張報告書も求めていない
・領収書や金額に対する裏取りをしていない
・経費精算作業は1月分をまとめて、大量の案件を短期間で一気に処理している
・上司に経費精算の申請をチェックしている余裕がない
・申請作業がアナログで、社員個人に頼っている
「うちの会社は大丈夫」というその隙が、不正を招く原因となることがあります。
不正をしても誰にもばれない職場環境＝「機会」を、「動機」と「正当化」を持つ社員に与えてしまったことで、不正が起きるということなのです。
不正を許さない環境を作って企業を守ろう！
出張費などの経費清算で不正が行われた場合、企業が不正を見逃してしまうと社員に犯罪行為をさせた加害者となってしまうことがあります。
会社側としては「我々は運営資金を盗まれた、被害者だ」という気持ちが当然なものですが、不正を行った社員が差額収入を受け取ったことで、経費の過大申告として税務署から注意を受ける可能性があるのです。
不正をされた上に、脱税の容疑までかけられることもあるので、経費精算にはとくに十分に注意しなければなりません。
社員数が多く、業務が多忙な優良企業にとっては、社員の交通費や宿泊費の経費申請は日常茶飯事の業務ですが、「申請」「承認」「精算」の3点をきちんと確認するよう心掛けましょう。
不正を未然に防ぐためには、社員1人1人に「機会」「動機」「正当化」を持たないよう、調査と教育を行うことが重要なポイントになります。
何らかの不正に関わっている可能性のある社員については、場合によっては探偵や興信所を利用して徹底的な調査を行い、企業として不正を早い段階から防いでいきましょう。
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探偵社PIO編集部監修
本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。
