経理担当が横領する心理とは?対策と解決方法を解説

会社の経理を任せている社員を信頼している経営者の方も多いことでしょう。
しかし、毎日大量のお金を経理として扱っているうちに、「バレないだろう」「少しくらいなら分からないだろう」などの軽い認識で、着服に走ってしまう社員も少なくありません。

また、経理担当は職務上の知識があるため、露見した時に証拠がないというケースもあるでしょう。経今回は、経理の横領の手法とその心理状況について紹介します。

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経理担当が横領する心理とは?

経理担当者が横領をする心理としては、以下のような理由が考えられます。

経済的プレッシャー

経理担当者が個人的な借金や経済的困難に直面している場合、これが横領の強い動機となる場合があります。家族の病気や生活費の不足など、急な出費が理由で不正行為に走ることが考えられます。

欲望と誘惑

経理担当者が会社の資金や預金、現金を操作できる立場にあることで、金銭的な誘惑に負けてしまうことがあります。例えば、高価な買い物や贅沢な生活を維持するために資金が必要になる場合などが考えられます。

横領が可能な環境

もっとも横領の心理を誘発しやすい原因は職場の環境です。経理担当者の業務をチェックする人物がいないケースや入出金のチェック体制がない場合は、横領が容易になるだけでなく、発覚しにくい環境となります。そのため、「横領をしても分からないだろう」「バレそうになったら戻せば良い」などの軽い気持ちから横領に及ぶケースが見られます。

経理担当者は会社のお金と密接な関わりがあり、やりがいのある仕事の反面、お金に対して間違った認識を持ちやすい傾向にあります。

ここからは、経理担当の社員が実際に着服に走るときの心境について説明します。

会社のお金という意識が薄れる

経理の仕事は、会社のお金の流れを把握して記録するだけでなく、実際に動かす機会も多くあります。
日常的な売上金、銀行口座に入っているお金の送金、引き出しなども経理業務です。
人は目の前に自分が自由に動かせるお金があると「目の前のお金は会社のお金だ」という意識が薄くなりがちです。
実際に経理経験者や銀行員の中には、大金を当たり前のように動かす状況が続きお金に対する感覚が麻痺してしまったケースもあります。

もちろん経理担当が取り扱うお金は、会社のお金です。しかし、日常的に大金を動かせる機会が多いことで、会社のお金という認識が薄くなりやすい状況になります。
このような感覚が芽生えると経理担当者は着服しているという意識が無くなり犯罪を起こす可能性が高くなります。

知識と経験からバレない自信が生まれる

経理担当者は、会社のお金を取り扱うプロフェッショナルです。会社の収支、口座残高、場合によっては会社の口座の動きも把握していることもあるでしょう。

さらに経理担当者はお金の流れを管理する仕事なので、バレない方法も知識として持っています。請求書の処理やお金が下りるまでの流れを経験しているので、バレないよう誤魔化す方法もわかるのです。

経理のプロフェッショナルだから信頼できるのですが、その知識と経験がバレないだろうという自信を持たせることになり着服をしてしまうのです。

誰にも知られない状況が横領を助長させる

どれだけ知識と経験があっても、経理を複数で管理してれば着服はできないでしょう。経理担当者の着服で1番多いケースは誰にも知られない状況で起きています。
たとえばある程度人数が揃っている経理部署であれば、一連の流れを一人で行うことはありません。一連の流れを複数人が分業するため、お互いが監視役となりバレないという自信を持つリスクは限りなく低いでしょう。

しかし、会社の規模が小さい場合、経理担当はごく少数で回すこともあります。こうなると一連の流れを一人で行うため、着服しても気づきにくい状況が出来上がってしまうのです。
着服をしてしまう一番の原因は、誰にも知られずに着服できる状況が整ってしまっていることだと言えます。

経理担当者が横領をするタイミング

心理的に横領を意識しはじめた経理担当者は、必然的に不正行為を行う機会を探すようになります。

内部統制の欠如

企業内の監査や管理体制が不十分な場合、経理担当者は不正行為を発見されにくいと感じます。例えば定期的な監査が行われていない場合や、経理業務の権限の分散がなされていない場合です。社内は横領がしやすく発覚もしにくい状態となるため、軽い気持ちから始まった横領が常態化する可能性があります。

信頼の悪用

長期間にわたって企業から信頼されている経理担当者は、その信頼を悪用して不正行為を行うことがあります。上司や同僚からの監視が緩いため、発覚のリスクが低いと考える場合があるためです。

横領を正当化する心理

横領を行う経理担当者は、しばしば自分の行為を正当化する心理を持つ場合があります。

自己正当化

「一時的に借りているだけで、後で返す」という考え方や、「自分はこの会社に貢献しているから、少しぐらい報酬を多く取っても問題ない」といった思考が見られます。こうした自己正当化は、罪悪感を軽減し、不正行為を続ける動機となります。

被害者意識

経理担当者が「自分は十分に評価されていない」や「会社は自分に対して不公平だ」と感じている場合、この被害者意識が不正行為を正当化する理由になります。自分を犠牲者として捉えることで、横領を許容しやすくなります。

横領が一度成功するとエスカレートしやすい

最初は小さな金額から始まった横領が、次第にエスカレートすることがあります。

成功体験

初めての横領が発覚せず成功した場合、その成功体験が次の不正行為を促進します。経理担当者は「この程度ならバレない」と考え、さらに大胆な行動に出ることがあります。

依存の形成

横領による収入が生活の一部となることで、経理担当者は次第にその不正行為に依存するようになります。最初は補填のつもりだった行為が、生活を維持するために不可欠なものと感じるようになります。

横領を放置しない社内体制

横領する心理は、環境によって増大し、成功することでエスカレートします。社内体制を整え、横領する心理の発生を抑制し、横領があった場合には、すぐに発覚する仕組み作りが重要となります。

経理担当の横領の手法

ここからは実際にあった横領事件の手法を紹介します。

売上金の低額の着服

売上金などの現金を確認するとき、レジなどから低額の現金を少しずつ着服している手法です。最初は1,000円など「数え間違いかな」くらいの金額なので経営者もなかなか気づきにくいです。
ですが、少額を何度も繰り返すうちに段々と金額が増えていき、数万円単位になったあたりに露見することがあります。

小規模な企業では人間関係も近しく、その場で現金のやり取りをすることもあるのでさらに発見しにくいです。
ちょっとしたサインも見逃さないように。こまめに帳簿を確認しましょう。

小口現金の着服

小口現金の着服は、会社や組織で日常的な小額の支出を賄うために用意されている現金(小口現金)を、不正に使用する行為です。

経理担当者が行うことが多く、日常の雑費や経費として使うべき小口現金を、架空の領収書を作成したり、実際の支出額を水増しするなどで引き出し、現金を着服します。

会社の口座から送金や不正出金

経理担当者が横領の事実を隠す為に、巧妙な手口を使用するケースが不正送金と不正引き出しです。

不正送金

経理担当者が会社の銀行口座から自分または第三者の口座に不正に資金を送金する行為です。これはオンラインバンキングや銀行窓口での手続きを悪用して行われます。

不正引き出し

経理担当者が会社の銀行口座から現金を不正に引き出す行為です。これには、偽の請求書を作成したり、架空の支出を計上する方法が含まれます。

もし経理担当者が次のような行動を取るようになったら着服の可能性も考え早めに捜査することをおすすめします。

  • 通帳記帳を他の人にさせない
  • 大口の振り込みの際は、必ず決まった経理担当者が一人で銀行へ行く
  • 会社の口座の通帳を見せたがらない
  • 口座管理を一人でしたがる
  • 使用済みの通帳やキャッシュカードの処理を勝手に行う

実際に上記のような行動に違和感を感じて、会社の上司が調べ着服が露見したケースもあります。
着服したお金は使い込まれると回収が難しくなります。ですから、気づいた時点で銀行や探偵事務所に相談して経理担当の動向に注視する必要があるでしょう。

書類の偽造と印鑑の悪用

重要書類を偽造したり、お金の引き出しに必要な印鑑を悪用したりするケースもよくある手法です。
信頼を逆手にとった手法で、露見したときには被害額も大きくなっていることがよくあります。

お金を動かす決定権が一人に集約されていると、大胆に書類偽造や印鑑の悪用をしても気づかれるまでに時間がかかります。
もし担当者の行動に違和感を感じたら、すぐ専門知識のある第三者に相談しましょう。

水増し請求

水増し請求は、経理担当者が実際の支出や取引額を偽り、過大に請求書を作成することで、差額を不正に取得する行為です。これにより、会社は本来支払う必要のない金額を支払うことになり、結果としてその差額が不正に着服されます。

水増し請求は、取引先と共謀している場合もあり、大きな損害となります

経理の横領に対抗する方法

経理担当者の着服はバレないよう計画的に行われるため、証拠をつかむには同等レベルの知識と経験を持ったスペシャリストが必要です。

税理士に相談、チェックしてもらう

顧問税理士がいるなら、一度帳簿やお金の流れを詳しくみてもらうといいでしょう。帳簿上で誤魔化していると、本来払うべき税金も払えていない可能性があります。
申告漏れは会社の経営にも大きく影響してくるので、違和感を感じた時点で税理士に依頼しましょう。

もし税理士の精査で問題があったときには、着服の証拠として指摘されたところをまとめ、警察や弁護士に相談して今後の対応を検討していきましょう。

銀行に申請して履歴を確認する

会社が取り引きしている銀行に相談するのも、お金の流れを把握する方法として効果的です。
実際に経理担当者の窓口での様子がおかしいと、銀行員が履歴を調べて着服が露見したケースもあります。
銀行からの証言も立派な証拠ですから、取引先の銀行に申し出て履歴を確認してもらいましょう。

明らかにおかしな出入金の履歴があったときは、必ず履歴を打ち出してもらい銀行の証言を音声やメモに残して証拠にしましょう。

探偵に相談して横領疑惑の経理担当者の身辺チェックをする

経理担当者が着服するときは、バレないよう計画的に行うので証拠集めが困難な場合があります。また着服後にその経理担当者が行方不明になるケースも多く、探せなくなるケースもあります。

こんなときは、探偵事務所に相談し経理担当者の居場所と証拠集めを依頼するといいでしょう。直接的な証拠がなくても、身辺チェックをしただけでおかしなお金の流れが見えてくることもあるでしょう。

横領を防止するための対策

経理担当者による横領の防止には、チェック体制やルールの強化、従業員教育、定期的な監査が重要です。

チェック体制の強化

経理業務の各段階(請求書作成、承認、支払い)を複数の従業員に分担させ、1人の従業員がすべてを管理できないようにします。チェック体制やルールを強化し、不正を抑制します。

権限管理

経理システムや銀行口座へのアクセス権限を厳格に管理し、担当者ごとに必要最低限の権限のみを与えます。また、定期的に権限を見直し、不正アクセスを防止します。

定期的な監査

内部監査を定期的に実施し、経理業務の透明性を確保します。外部監査も併用することで、客観的な視点からのチェックが可能になります。

デジタルツールの活用

横領の防止には、履歴が残るデジタルツールも効果的です。

経理ソフトウェア

最新の経理ソフトウェアを導入し、自動化されたチェック機能や異常取引の検出機能を活用します。これにより、不正行為の早期発見が可能になります。

監査ツール

データ分析ツールを用いて、異常な取引パターンや不自然な金額の変動を自動的に検出します。定期的なレポートを作成し、経営層に報告します。

従業員教育

横領する心理を抑制するための教育プランや研修などを実施します。

倫理教育

従業員に対して、企業倫理やコンプライアンスに関する教育を定期的に実施します。不正行為がもたらす影響や法律的な責任を知る機会を提供し、横領を抑止します。

内部通報制度

不正行為を早期に発見するために、従業員が匿名で不正行為を通報できるホットラインを設置します。通報内容は厳格に管理し、通報者の保護を徹底します。

定期的なチェックと照合

横領を放置しないために定期的なチェックと照合を行う体制を整えます。

帳簿の照合

定期的に帳簿を照合し、不一致や異常な取引をチェックします。特に現金取引や小口現金の管理に注意を払います。

在庫管理

在庫と帳簿の照合を行い、不一致がないか確認します。これにより、架空の取引や不正な支出を防ぎます。

経理担当の横領を調べるときの注意点

経理担当の横領を調べることは、慎重に進めていく必要があります。

ここからは具体的に何に注意をすればいいのかについて説明します。

捜査は独自調査ではなく秘密裏に行う

最も注意すべき点は、事情を知っている人間を最小限に止め会社内で独自捜査をしないことです。

もし証拠集めが終わる前に、その経理担当者にバレてしまうと証拠隠滅を図ったり、帳簿上の辻褄合わせや逃亡したりと罪を逃れるきっかけを与えることになります。

横領事件は犯人を捕まえないことには解決策が出てきません。着服の疑惑がある経理担当者に捜査がバレないよう大々的な社内捜査はしないことをおすすめします。

横領しづらい体制を整える

着服が疑われる経理担当者をそのままにしておくと、被害額が拡大する可能性があるでしょう。かといっていきなり担当を変えるとバレたのではと疑われます。

最も適切な対応は、横領ができない体制を先に作ることです。
例えば今まで一人でやっていた経理の仕事を二人体制にする、または会計精査の方法を変えるなど疑惑の経理担当者に気づかれないように体制を整えていきます。

これらの対策を取ると、経理担当者が行ってきた着服の流れが見えてくることもあります。そのときには証拠として押さえておき、疑惑がある社員が逃げないようにしながら、身辺捜査などをしてよりはっきりとした証拠を掴んでいきましょう。

初動を早くしてスペシャリストに証拠集めを依頼

経理担当者の横領事件は、疑惑のある社員が気づかないうちにどれだけ早く動けるかが解決へのカギになります。つまり、証拠隠滅をする暇を与えず、逃さないことが大切なのです。

初動を早くして解決する確率を少しでもあげるためにもスペシャリストへの相談は不可欠です。

会社内の問題を内々に処理したいと考える人もいますが、経理担当者はお金を取り扱うプロフェッショナルフェッショナルなので、うまく言いくるめられたり予想外の行動で先手を打たれたりする可能性もあります。
ですから、出来るだけ早い段階でスペシャリストに相談して証拠集めをすることをおすすめします。

横領を刑事告訴する場合

横領を刑事告訴する場合は、裁判で証拠として認められる客観的な証拠が必要になります。そのため経理の横領の証拠を調べるためには、徹底した監査と分析が必要です。

定期的な監査

内部監査を定期的に行い、帳簿や取引記録を詳細にチェックします。不自然な取引や不一致がないか確認します。横領は証拠が残りにくく、調査には一定の期間がかかります。

特定取引の精査

高額な取引や頻繁に行われる取引関連を重点的に調査します。特に、通常の業務とは異なるパターンの取引に注意します。

領収書と請求書の照合

実際の領収書や請求書を確認し、取引記録と一致するかどうかをチェックします。偽造された書類や架空の取引を発見する手がかりとなります。

現金の実地確認

小口現金の残高を定期的に確認し、帳簿上の記録と実際の現金が一致するかを確認します。不一致がある場合、詳細な調査が必要です。

横領の時効

横領には時効があり、経理による横領は、業務上横領罪となるため、7年が時効期間です。7年を過ぎると横領の罪を追求できなくなるため、刑事告訴する場合は、時効期間も意識して情報や証拠を集める必要があります。

まとめ

経理担当者は会社のお金を管理する大切な仕事を任されるくらいなので、信頼した社員に裏切られることは精神的なダメージが大きいでしょう。
ですが、相手はお金を取り扱うプロフェッショナルです。早い段階で先手を打たなければ被害額が増えるばかりか逃げられる可能性すらあります。社内の人間で解決することは難しいので、スペシャリストの力を借りて早期に適切な対応ができるように行動していきましょう。

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専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 調査員 Y.K

調査歴10年。
年間200件以上もの調査を行う。

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探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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