他人事じゃない！会社の「経費清算」の不正を防ぐポイント

公開日:2019/12/02 最終更新日:2023/08/22

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他人事じゃない！会社の「経費清算」の不正を防ぐポイント

会社の経理は専門の知識を持つ社員が取り仕切っているとはいえ、経費を支出する「経費精算業務」そのものは、多くの社員が個別に行っているもの。

社員個人の意識次第では、プライベート的な交通費や交際費、架空の出張などの不正を行うことだって当然できてしまうのです。

そして、そのような経理の不正が一旦発覚してしまうと、会社の社会的信用や格を落とすことはもちろん、真面目に業務を行う社員たちのやる気を失墜するなど、社内全体の士気の低下にもつながります。
経費精算の不正は、簡単に起こりうることだからこそ、未然に防ぐことが大切です。

今回は、経費不正を防ぐためのポイントをご紹介していきます。

事業の「経理清算」に絡む不正事例の実態は？

社員の経理清算で多い不正事例は、次のとおりです。

・新幹線のチケットを格安チケットで購入し、差額分を着服している
・宿泊先からのキャッシュバックがあったのに、架空の宿泊費を申請している
・ありもしない架空の出張を申請している
・大量の領収書や申請書の提出に紛れて、二重申請をしている
・領収書の金額を改ざんしている
・交通系ICカードへのチャージをコンビニで支払って、不正申請をしている
・得意先接待と称して、私的な飲み会の経費を不正申請している
・会社が貸し出したスマホを個人的なように使い、経費を不正申請している

この事例から察すると、不正申請が起こりやすいのは、「領収書の提出義務が無い経理支出」
「チェックの甘い公共交通費」「回数や支出金額の大きい出張費用」など。
会社に営業利益をもたらす営業マンが、その話術や機転の良さを生かして会社に損失与えているケースが多いようです。

経理清算の不正が起こりやすい企業の特徴とは？

社員による経理清算の不正が起きた場合、もちろん悪さをはたらく社員に問題があるものの、不正が行える環境をつくってしまっていることにも原因があります。
不正が起こりやすい会社の特徴をご紹介します。

・経理申請を各従業員に任せてしまっている
・経理申請のシステムを確立しておらず、アナログな申請に頼っている
・交通費の支出確認を充分にせずに、正規運賃だと信じてしまっている
・口頭の申請で曖昧に出張を許してしまっている
・出張報告書などの提出を確認していない
・社員の業務中の行動把握を怠っている
・経費申請のレポートや領収書などをチェックしていない

会社のシステムが充分な監査能力を持たなかったり、会社の監査機能を担う社員の未熟さ、意識の低さが経理精算の不正を招いてしまうことがあるのです。

不正を行わせないためのポイントとは？

経理精算の不正を未然に防ぐためには、会社全体の意識を高めることが大切です。
とくに注意しておきたいポイントは以下の6点です。

・会社の監査システムの見直しを行う
・不正を行わせないように、社員に実務的な教育をする
・必要に応じて探偵・興信所を利用し、徹底的な経理監査を行う
・不正を行った社員を厳しく律する
・不正経理を見逃してしまう社員を徹底的に再教育する
・社員の業務分担の見直しを行い、不正を見抜けるように業務に余裕を持たせる

自らの企業の体質を見直していくことで、「不正は許されないもの」と全社員に意識させることが大切です。会社に損失を与える不正経理を徹底的に防いでいきましょう。

経理精算の不正は、誰かが行うことで次々と模倣犯が出現することもあります。
少しでも「怪しいな」と思ったときには、早い段階で対策を取りましょう。
興信所や探偵に依頼をして、対象者の尾行や調査を行うことで、不正を明るみにすることができます。
会社を守るためには、外部の力を借りるのも有効な方法です。