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早めの対策は必須! 退職者による顧客情報の持ち出しを防ごう

早めの対策は必須! 退職者による顧客情報の持ち出しを防ごう

近年、会社を退職した人による顧客情報の持ち出しが問題となっています。

退職者が同業種に転職したり、退職後に新事業を展開するというケースの場合、顧客情報を持ち出してしまうことも少なくありません。

大切な顧客情報は、とても重要な個人情報です。
もし、持ち出した本人が悪用をしたり、流出させたりした場合には大変な事態へと発展してしまいます。
そんな重大なことを引き起こさないためにも持ち出しを未然に防ぐ事前の対策は必須です。

では具体的にどのような対策をすればいいのか、絶対に準備をすべきについて紹介します。

社員との「誓約書」を作っておく

顧客情報の持ち出しを未然に防ぐためにまずしておきたいことは、誓約書を作っておくこと。
社内にいる全社員を対象に、機密情報の保持を約束するという内容の誓約書に署名をしてもらいましょう

誓約書を作る際に、どこまでが機密情報にあたるのか、またその機密情報はどのように取り扱わなければいけないのか、ということをハッキリと明記しておくこともポイントです。

就業規則の見直しを

もう1つは、就業規則の見直しをすることも大切です。
顧客情報を持ち出されてしまったあとに追及をしても、「顧客側から直接連絡がきた」などと言って逃れられてしまうケースが多いもの。

それを防ぐためにも、顧客に対してプライベートな連絡先を教えたり、私物のものに顧客の連絡先を控えたりすることを禁止しておくことをオススメします。

また、顧客情報は「営業秘密」として取扱い、勝手に持ち出すことが違法となるようにしておくこともポイントです。

顧客情報に対する社内体制を整える


顧客情報が持ち出されないような社内体制を整えることも忘れずに行っておきましょう。

たとえば、USBに情報をコピーして持ち出そうとしたり、外部に顧客情報をメールで送信した場合、アラーム機能が働くようにしておくというような対策が有効です。

また、フリーメールやクラウド上のサービスを利用している場合は、退職者が出たときに速やかにパスワードを変更することがとても重要なポイントになります。
退職者全員が情報の持ち出しをするとは限りませんが、こういったパスワードのこまめな変更は別のトラブルを避けるためにも有効です。

さらに高いレベルで対策をしたいという場合には、あらかじめ顧客に対して複数の担当をつけておくのがオススメです。

探偵や興信所の利用もアリ!

「ハッキリとはしていないが、退職者によって顧客情報が持ち出されたかもしれない」という場合、探偵や興信所に調査を依頼する方法もあります。

退職者が同業種に再就職していないかどうか、ということは比較的簡単に調査してもらうことができます。

また、顧客情報を持ち出したかどうかについては、再就職先で前の会社の顧客と会っているかどうかということを抑える必要があります。
これはプロの探偵や興信所の力を借りなければ、自分たちで調べ上げることはなかなか難しいでしょう。
どこまで調べてもらいたいのか、ということをハッキリさせておくことが大切です。

顧客情報は会社にとってとても大切なもの。会社の信用や今度の成績にも関わるほど大きな情報です。
しっかりと管理をしておくことは当たり前ですが、これでもかというほどの対策を取ることが大切ですよ。

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