採用活動におけるリファレンスチェックってなに?目的や調査内容について詳しく解説

採用業務に従事している人の中には、「リファレンスチェック」という言葉を聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックは中途採用においてミスマッチを防ぐ上で重要であり、企業の要望に合った人材を確保するための調査だといえます。リファレンスチェックを知るためには、調査目的や調査内容について把握しておかなければなりません。ここでは、リファレンスチェックの調査目的・内容、メリットや注意点について解説します。リファレンスチェックに興味がある人は、ぜひ参考にしてください。

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リファレンスチェックとはなにか?

リファレンスチェックは中途採用で応募者の現職での状況について、上司や同僚などの関係者にヒアリングを行なう調査です。現職関係者から入手した情報を基にして、履歴書や職務経歴書と照合することで選考の判断材料にします。

リファレンスチェックを導入しているのは外資系企業が多いですが、最近では日系企業でも導入していることがあります。採用業務にリファレンスチェックを導入するのは、中途採用を募集する企業側、応募者でそれぞれ思惑が異なるためです。企業側は入社後のエンゲージメント向上や離職防止のために応募者の人間性を面接で見極めたいと考えます。

応募者は自分をアピールするために主観的な発信が多くなり、客観的な評価を入手するのは難しい傾向にあります。面接だけで応募者の人間性を見極めるのはほぼ不可能であり、客観的視点での情報を入手するためにリファレンスチェックは重要な調査なのです。現職の関係者であれば一緒に仕事に従事し、間近で応募者の行動や振る舞いを見ているので人間性を確認することができます。プロジェクト完遂までの行動や発現、さまざまなシチュエーションで応募者の人間性が垣間見えるでしょう。リファレンスチェックは中途採用で応募者とのミスマッチを防ぎ、要望に合った人材を確保するための重要な調査だといえます。

ケースとしては多くありませんが、リファレンスチェックを行うと代行(替え玉受験)防止にも役立ちます。リファレンスチェックでは応募者の関係者にヒアリングするため、応募者本人以外が受験するとさすがにバレるでしょう。そして、採用試験に落ちることになります。

リファレンスチェックの目的

ここでは、リファレンスチェックの3つの調査目的について説明します。

  • 整合性の確認
  • 人間性の検証
  • 未記載情報の確認

整合性の確認

中途採用では履歴書だけでなく、職務経歴書を企業側に提出することがほとんどです。職務経歴書は主観で作成するので、前職で従事していた業務内容や実績に疑念を抱く人もいるでしょう。前職の業務内容や実績の信憑性が得られることで、採用ミスマッチを減らすことができます。リファレンスチェックは前職の上司や同僚から客観的な情報を得られるため、職務経歴書に記載されている内容との整合性を確認できます。職務経歴書の内容の整合性が取れることで、入社後のミスマッチを防げるでしょう。

人間性の検証

企業の業務はさまざまあり、個人だけでなくプロジェクト化された業務にチームで取り組むこともあるので、応募者の人柄や勤務態度を知りたいこともあるでしょう。これらは履歴書や職務経歴書、あるいは面接で確認するのは難しいので、リファレンスチェックによって人間性を検証することになります。客観的に人柄や勤務態度を検証することで、入社後のパフォーマンスを予想することが可能です。

未記載情報の確認

応募者の中には病気での休職などの情報を履歴書に記載しない人もいるでしょう。未記載情報の中には応募者の評価が低くなるものもあるので、あえて記載しない情報もあるでしょう。採用側にとって、応募者の情報は履歴書や職務経歴書からでしか入手できないので、履歴書や職務経歴書に記載されていない情報を把握しておきたいと考えることもあります。リファレンスチェックは一緒に勤務していた上司や同僚から勤務時の様子を確認できるので、報告されていない情報を把握することも可能です。

リファレンスチェックの調査内容

ここでは、リファレンスチェックの調査内容についてポイントを3つに絞って説明します。

  • 前職の勤務状況
  • 人間関係
  • 実績・スキル

前職の勤務状況

リファレンスチェックでのヒアリングは、業務内容について勤務状況を調査することがあります。勤務態度や出勤情報は履歴書や職務経歴書からは判明しにくい情報なので、前職関係者からヒアリングで確認することが重要です。無断欠勤や遅刻などのネガティブな報告は、面接で得られない情報であり中途採用時の判断材料にもなります。前職の勤務状況を確認する上で、退職理由を虚偽申告することもあるので確認するようにしましょう。

現代の社会は時間を基準にして動いています。大勢の社員の労働を管理するために時間は必要であり、業務の成果ではなく労働力を提供する義務のある会社員にとって時間を守ることは、命の次に大切なことと言っても過言でないかもしれません。一方、会社員にはさまざまな性格の人がおり、さまざまな事情もあることでしょう。そのため、時間が守れればよいというわけではありませんが、時間を守れないと「社会人として基本的なことすらできない」と判断されても仕方ありません。一般的な業界ではもちろんですが、鉄道業界や航空業界ならなおのことでしょう。1分1秒を大切にできない人に、貴重なお客様の命を預けられないでしょう。

人間関係

履歴書や職務経歴書から判断しにくい情報として、前職での人間関係が挙げられます。円滑に業務を行なうためには社員間でのコミュニケーションが必須であり、前職での人間関係を確認可能です。企業の業務形態はさまざまであり、個人だけではなくプロジェクト化してチーム単位で取り組むこともあるのです。ヒアリング内容はさまざまですが、応募者の人間関係におけるトラブルの有無を確認するようにしましょう。人間関係は組織内での相性だけでなく、危険因子となりうる人物かを確認することが可能です。

仮に応募者が相手に関わらずトラブルを起こすようなパーソナリティだった場合、デメリットは計り知れません。応募者の採用コストや労務費など、応募者に直接かかったコストも大きな損失ですが、それまで問題なく機能していた組織が機能不全に陥ることも考えられます。

たとえば、応募者(新入社員)が不平不満を口にすることによりチームの士気が下がったり、今まで不平不満を我慢していた社員まで口にするようになり、社内の統率力が下がったりすることがあります。つまり、問題社員が一人いるだけで組織全体が徐々に蝕まれることがあるのです。そのような社員を間違って採用しないためにも、リファレンスチェックは必要なのです。

実績・スキル

応募者の中には、虚偽申告によって実際の実績やスキルを誇張することがあります。職務経歴書に記載されている実績・スキルは採用側の採用基準になることがほとんどです。実績・スキルに虚偽がある応募者は入社後に期待されている能力を発揮することができず、他従業員の士気の低下や業務効率の低減を招きかねません。採用側はこのようなリスクを招かないためにも、応募者の実績・スキルについてヒアリングを行なうことがほとんどです。

ただし、面接での誇張がその後に響くことは応募者も十分理解しているため、明らかな嘘や実態と大きく異なる誇張はしないでしょう。もし、誇張するとしたら多くの真実の中で良い話を少しだけよく話したり、悪い話を少しだけよく話したりといった程度のことがほとんどだと思います。しかし、転職先企業からすると、どこまでが本当のことでどこからが誇張なのか実際に業務をさせるまで判断つきません。そのため、リファレンスチェックによって、応募者の真の姿(に近い実態)を把握する必要があるのです。

リファレンスチェックは誰が実施するの?

リファレンスチェックには、メリットがいくつもあるとわかりました。そもそもリファレンスチェックは誰が行うのでしょうか?中立公正な第三者機関があるのでしょうか?

リファレンスチェックは転職先企業(採用企業)が行う

結論を先に言うと、リファレンスチェックは転職先企業(採用企業)が行います。第三者機関が実施した方が公平な気もしますが、少なくとも2024年2月現在の日本では、転職先企業が行うことが多いようです。ちなみにリファレンスチェックが行われるのは内定の前後とされています。

具体的な調査(インタビュー)は外注されることも

とはいえ、転職先企業の採用に割けるリソースは限られています。リファレンスチェックをしようとすると、人員が足りない場合もあるでしょう。しかし、採用という、企業にとって大切な仕事をパートやアルバイトを雇ってお願いするわけにもいきません。

そのため、具体的な推薦者への調査(インタビュー)は専門業者に外注されることもあります。調査を外注すると、転職先企業にとってはリソースの節約になり、よりコアな仕事に貴重なリソースを使えるでしょう。また、外注先というある意味で第三者の目を利用することにより、転職先企業にとっても応募者にとってもフラットな目でリファレンスチェックを実施できるのです。

推薦者の選定(依頼)は応募者が行う

ただし、推薦者の選定(依頼)は応募者がする場合も多いようです。推薦者は基本的に報酬もなく、応募者のために自らの時間と労力を使うことになります。そのため、応募者のことを悪く思っている人は基本的に推薦者にならないでしょう。推薦者になってもらえないか頼む場合は、丁寧な対応を心がけましょう。

推薦者への調査を外注先企業が行うことで、一定の公平性は担保できますが、その推薦者自身が応募者のことを一定程度以上よく思っているという不公平が生まれてしまいます。

リファレンスチェックが生きた事例

リファレンスチェックを実施する中で、従来の採用試験では得られなかったさまざまなメリットを、事例とともに紹介します。

自称 営業成績トップのAさん

ある企業の最終面接にやってきたのはAさんという営業職希望の人。現職でも営業職をしており、異なる業界にチャレンジしたいということで、転職試験を受けたそうです。

面接では的確な受け答えを続けるAさん。面接官の表情も朗らかで場の空気もよてもよいものでした。これまでの業務実績の話になったとき、Aさんは誇らしげにこう話したといいます。

「私は会社の営業社員の中でトップクラスの成績を収めています。営業社員の中にはもちろん先輩もいますが、結果を見ると私のほうが成績は上で、社長からも重宝されています」

それまでのやりとりに問題がなかったため、面接官はAさんのこの言葉をすっかり信じてしまいました。しかし、リファレンスチェックをするととんでもない事実が分かったのです。

Aさんの会社はこれまで十分な営業機能を持っておらず、事業拡大や収益向上のために営業組織が必要だということで、ほんの数年前に発足したのがAさんが勤める部署だったのです。そのため、全社員の占める営業社員の人数が少なく、営業部が取ってくる新規案件より社長のこれまでのつながりで得られている既存事業による売上の方が圧倒的に多い状況でした。

営業部のうち、実際に営業社員として稼働しているのはほんの数人。Aさんはこのほんの数人の中のトップ(自称)だったのです。しかも、Aさんが話していた実績の中には、退職した前任者から引き継いだ案件も多くあり、成約のすべてがAさんだけの力によって得られたものではありませんでした。

ここで一つ大切なことはAさんは何一つ嘘は言っていません。しかし、面接官を誤解させるのに十分なほどの情報が抜け落ちているのです。このような細かい情報はリファレンスチェックをしてはじめて分かったとのことでした。

面接でほぼ何も話せなかったBさん

あるプラントメーカーの面接に、現場監督を希望して面接に来たBさん。しかし、面接がはじまってすぐ問題が起きました。

履歴書や職務経歴書を見る限りでは、Bさんに特に問題がありそうな印象はありません。特別誇張して書いた印象もなく、書かれている実績も十分評価に値するものでした。しかし、面接での受け答えがまったくと言っていいほどできなかったのです。

何か質問されたとき、十分に考えてから答えようとしている姿勢は分かるものの、質問と回答がずれたり、まともに回答できたとしても回答を考える時間が必要だったりと、受け答えに難があるような印象を抱かざるを得ない状況でした。

採用担当の社員から面接の状況を聞いた担当役員は、Bさんの面接の状況を聞いてすぐ不合格にしようと思ったとのこと。しかし、一見難がありそうなBさんの対応を聞いていると、その中で非常に誠実に対応しようとしている姿を感じたそうです。

気になった役員は、Bさんに許可を取ったうえで現職の会社の社長に連絡しました。そして話を聞いたところ、次のようなことが聞けたそうです。

「Bは初対面の人の前で話すのが苦手でね。そちらの面接では、ほぼ何も話せなかったですね。うちの面接でも同じような状況だったんで、だいたい予想はつきました」

余計に不安を感じた役員でしたが、ある疑問が浮かびました。「なぜ、そのようなBさんを社長は採用したのか?」と。そして社長に聞くと、次のように教えてくれたのです。

「とにかく話すのは下手でしたが、どこか誠実さを感じたんです。とりあえず採用して試しに働かせてみたら、面接の姿が嘘のようによく仕事をしてくれました」

社長の話しぶりを聞く限りでは、まんざらの嘘でもないよう。しかし、次の瞬間には新たな疑問が浮かんだのです。「なぜ、それほど優秀な社員を手放すのか?」と。すると社長は言いました。

「Bがどうしても、そちらの会社で働きたいって言い張るんですよ。普段はあまり主張することもないんですがね。その真剣な目を見ていると、背中を押さないわけには行かなくなりましてね」

その話を聞いた役員は、自分の直感とBさんが働く会社の社長の言葉を信じようと思ったのでした。Bさんは無事採用となり、現在も活躍しているそうです。

本当は個人作業が得意なCさん

あるマーケティング企業の面接に来たCさん。これまでの勤務態度や職務経歴書に書かれた実績、それにCさんと話した印象に問題はなさそうでした。このまま採用の流れになるかと思ったときに、ある面接官が「チームで働くのと個人で働くのなら、どちらが好きか?」という趣旨の質問をしました。それに対してCさんは次のように答えたのです。

「どちらも好きですし、現職ではどちらの仕事も経験しています。強いていうならチームの方が好きかもしれません」

面接後、ほぼCさんを採用する方向で話が進んでいました。しかし、Cさんの受け答えが気になった面接官がそのことを採用担当の部長に伝えると、部長はCさんに許可を得て、Cさんの上司に話を聞くことにしたんです。Cさんの上司からは次のような答えが返ってきたといいます。

「Cはそんなことを話していましたか。それは半分本当で半分嘘ですね」

部長はCさんに対してよい印象をもっていたため、「嘘」という言葉にショックを受けました。しかし、Cさんの上司は続けてこんなことを言いました。

「Cは、本当は個人作業の方が好きなんです。でも、そればかりだと会社で生きていけないと思っている。入社直後はあまりコミュニケーションがうまくありませんでしたが、自分で訓練して克服したんですよ」

Cさんの上司は続けて話します。

「先ほど『半分嘘』といいましたが、これは悪い意味ではありません。チームで仕事をしているときのCは本当に嬉しそうにやっています。でも、ふと一人で仕事をしているときには、もっと嬉しそうな顔をしているんです」

どうやらCさんの上司によると、コミュニケーションに対する苦手を克服したCさんはどちらでも十分対応できるとのこと。しかし、もともと得意だった個人作業の方が、よりCさんの良さを引き出せるとのことでした。

この情報は転職後のCさんの育成計画を立てるうえで、非常に役立ったといわれています。

まとめ

リファレンスチェックは中途採用で応募者の現職での状況について、上司や同僚などの関係者にヒアリングを行なう調査であり、現職関係者から入手した情報と履歴書や職務経歴書を照合することで選考の判断材料にします。リファレンスチェックの目的は「整合性の確認」「人間性の検証」「未記載情報の確認」の3つであり、中途採用で企業側と応募者のミスマッチを防ぐためだといえます。リファレンスチェックを行なうことで、応募者の前職の勤務状況や人間関係、実績・スキルを確認することが可能です。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

株式会社ピ・アイ・オ

探偵社PIO編集部監修

本記事は探偵社PIOの編集部が企画・編集・監修を行いました。

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