リファレンスチェックで内定取り消しはできない?内定前に実施する理由やタイミングなどを解説します

採用業務でリファレンスチェックを検討している人の中には、実施するタイミングについて悩んでいる人もいるのではないでしょうか。リファレンスチェックは内定通知前後で意味合いが変わり、内定前に実施する企業がほとんどです。リファレンスチェックで不備が発覚したからといって、内定通知後に内定取り消しをすることは違法になるので注意しなければなりません。今回は、内定通知前に実施する理由、内定取り消しが認められるケースについて解説します。リファレンスチェックでの内定取り消しに興味がある人は、ぜひ参考にしてください。

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リファレンスチェックとは

まずはリファレンスチェックの特徴について、理解していきましょう。

リファレンスチェックってなに?

リファレンスチェックとは、採用に踏み切る前の選考プロセスの一つです。

一般的には、採用を決める企業が委託業者に依頼し、応募者のことを第三者に確認していきます。第三者から電話やメールで集めた情報をもとに、提出されている履歴書や職務経歴書の内容に嘘がないか、照らし合わせていきます。新卒採用で実施されることも稀にありますが、多くは中途採用で実施されます。

主に外資系企業や金融系企業で実施が行われていましたが、徐々にリファレンスチェックを実施している企業が増加傾向にあります。

リファレンスチェックを実施する目的

リファレンスチェックを実施する目的は、最終選考段階で候補者に内定を出すべきか判断材料の一つとして利用しています。提出している書類に虚偽がないかや、自社に招き入れてトラブルを発生させてしまわないかなど、あらゆる観点でリファレンスチェックは役に立ちます。特にSNS関連のチェックに力を入れている傾向にあり、社内で扱う機密情報を流出してしまわないかなどを確認しています。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックには大きく分けて二つの方法で調査が行われます。

まずひとつ目は、応募者がリファレンスチェックをする推薦者を探し推薦する方法です。この場合は、企業から応募者にリファレンス先を報告するように指示があるため、推薦者を打診したら、企業と推薦した方の間でリファレンスチェックが行われます。基本的に推薦者を打診後は、応募者が関わることはないため、調査結果を待つのみとなります。ちなみに、推薦者ですが、前職・前々職の上司や同僚、部下の人に評価をお願いすることになるでしょう。

二つ目は、企業独自で推薦者を探していくという方法です。こちらの場合は、応募者に推薦者を誰にするのか了承を得ずに調査を勝手に進めることはできません。応募者は、リファレンスチェックの流れや説明を受け、問題ないか確認後承諾する必要があります。承諾した場合には、企業側で用意した代行調査会社のリファレンスチェック調査結果を待つ形となります。

リファレンスチェックの拒否は可能?

万が一、リファレンスチェックを実施したくない場合には拒否することも可能です。実施を拒否する理由には、まだ在職中で転職活動を行っていることを現職には伏せているケースが多いです。さらに、人によってはリファレンスチェックに協力してくれる推薦者を見つけるのが困難というケースもあります。

応募先の企業の判断にはなりますが、拒否をした場合には提出書類の内容の正確性が判断できないため、不明瞭という形で採用見送りとなる可能性も少なくありません。現職に限らず、前職や前々職の上司、同僚、部下などを推薦者にすることを認められるケースもあります。協力者をなかなか見つけられない場合には、一度応募先の企業に事情を話して相談することをおすすめします。ただし、相談時には理由を明確にしておくなど慎重に進めましょう。

リファレンスチェックで判明する内容

リファレンスチェックを実施する上で、「実施しなくてもよかった」とならないために判明する内容について認識しておく必要があります。ここでは、リファレンスチェックで判明する以下の4つのポイントについて説明します。

虚偽申告の有無

普段の人間性

前職での仕事の評価

前職での勤務態度

それぞれ説明しますね。

虚偽申告の有無

リファレンスチェックを実施することで、虚偽申告の有無を確認することができます。面接では前職での業務内容や経験について話すことがほとんどであり、前職での実績が採用基準になることもあります。これらは採用業務における重要な確認事項であり、事前に虚偽の有無を確認しておく必要があります。リファレンスチェックを行なうことで、前職での業務内容や経験の詐称が発覚します。面接で話す内容と職務経歴書に不審点が見られた場合、リファレンスチェックを行なうのがおすすめだといえるでしょう。

普段の人間性

面接で採用側に良い印象を持たれるために、面接用のキャラクターを取り繕う求職者もいるので、面接だけでは普段の人間性を確認できません。積極的な人材を採用したい企業にとって、消極的な人材は正反対の人材だといえます。面接では把握しづらい求職者の人間性ですが、リファレンスチェックであれば前職の上司や同僚から話を聞けるので、普段の人間性を確認することが可能です。

前職での仕事の評価

リファレンスチェックは前職の上司や同僚から話を聞くことになるので、前職での仕事の評価を把握できます。

職務経歴書には前職での実績を記載することがほとんどであり、採用業務で判断基準にする企業もあります。職務経歴書に記載されている実績が虚偽の場合、リファレンスチェックを行なうことで実際の評価を確認可能です。実際に一緒に勤務したことが上司や同僚であれば、職務経歴書の不審点に気付くこともあるでしょう。

前職での勤務態度

履歴書や職務経歴書の情報だけでは、勤務時の態度を確認することができません。面接で真面目な印象を受けても、実際には違う可能性もあります。企業によってはチームで業務に従事することもあるので、普段のコミュニケーションなどの勤務態度が重視されることもあります。どの企業も勤務態度が不真面目な人材を採用したくないですよね。前職の上司や同僚であれば、普段の勤務態度を把握しているので、採用業務で必要な人材を確保しやすくなるでしょう。

リファレンスチェックの依頼先

リファレンスチェックで判明する内容が分かったところで、リファレンスチェックの依頼先についても、事前にチェックしていきましょう。

推薦者の選び方

リファレンスチェックの依頼先には、自分のポジティブな面を知っていたり、印象を良くしてくれるように協力してくれる人を選ぶといいでしょう。今までの書類選考や面接だけでは伝わらなかった第三者の声は、応募先企業からしても貴重な情報となり、裏を返せば、企業にアピールをするチャンスにもなります。

単純にリファレンスチェックを依頼できる人を探すのではなく、長く一緒に働いていて自分のことを理解している上司や日頃の様子や苦楽を共にした同僚などに依頼するのがおすすめです。ポジティブな面ばかり知っていても、応募先企業からしたら嘘なのでは?と感じられてしまうかもしれません。自分の欠点や短所も理解していて、質問に対して適切な回答をできる人物に協力してもらうのがいいでしょう。また、誰もが話せるようなエピソードは応募先企業も求めていません。一緒に働いていたからこそ知っている本質や、プッシュできるようなエピソードを分かりやすく伝えられる人物も依頼する相手にふさわしいといえるでしょう。

さらに別の視点として、依頼する相手の役職も重要となります。やはり、推薦者の役職が高ければ高いほど、情報の信頼性も高く評価される傾向にあります。もしも、信頼できる上司が協力してくる場合には、一度協力してもらえるか相談してみるのもいいかもしれません。応募先へのいいアピールにも繋げられます。

万が一、転職を反対されていたり、転職活動をしていることを伏せて応募をしている場合には、上司や同僚にお願いしにくいケースもあるでしょう。そんな時には、信頼できる部下に依頼することを検討してみてはいかがでしょうか。採用担当者の判断にもよりますが、現職の部下でもリファレンスチェックの対応者として承諾される可能性があります。とはいえ、部下の場合、有益な情報と認められない可能性もあるため、複数人で実施をするなどイレギュラーな対応となる傾向があります。難しいことは承知の上、一度相談してみるといいかもしれません。

推薦者への依頼方法

リファレンスチェックを依頼するにあたって、推薦者への依頼方法にも気を遣いましょう。例えば、現職の人に依頼する場合には、退職する経緯や転職活動状況なども事前に話しておく必要があります。できれば直接話す形か電話など、ゆっくり話せる状況で依頼をしましょう。また、退職してから時間が経過している場合には、依頼人へコンタクトを取るところから始めなければなりません。なぜ依頼することになったのか、状況説明や依頼する理由なども添えると、協力をしてくれるかもしれません。

相手との関係性にもよりますが、近年リファレンスチェックを実施している企業が増えてきたこともあり、時間と労力をかけて協力をしてくれる人が多いでしょう。

リファレンスチェックを無事終えたら、結果には関係なく協力してくれた相手にお礼も忘れないようにしましょう。きっと緊張しながらも、過去のやり取りを思い返したりアピールできるような内容を準備したりなど、あなたのために失礼がないように対応してくれているはずです。反対に、リファレンスチェックをお願いされたときに快く快諾するのもいいかもしれません。

リファレンスチェックのタイミング

気になるリファレンスチェックを実施するタイミングですが、企業によって異なります。大半の企業が最終面接などの最終段階に実施することが多いものの、稀に内定を出した後で実施するケースもあります。それぞれの特徴について解説します。

最終選考時に実施するパターン

最終選考などで実施している企業が多い傾向として、書類選考や初期段階の面接時にリファレンスチェックをしても、その後採用を見送る人が多く実施するタイミングとして早過ぎることがあげられます。委託業者に調査を依頼しているとはいえ、労力とコストをかけたくないと考える企業が多いです。

リファレンスチェックは候補者の負担も少なくありません。人によっては、リファレンスチェックを依頼する相手がいない等の理由で抵抗を示し、選考を辞退する可能性もあります。調査にかける労力とコストを考えると、ある程度調査する人数を絞れた最終面接などの最終段階に実施することが多いようです。

内定後に実施するパターン

稀なケースですが、選考段階ではなく、内定後や入社後に実施されることがあります。狙いとしては、既に採用が決定しているため、調査する対象者が最小限となり、調査コストを抑えることができます。しかし、内定後にリファレンスチェックを実施してもリスクが伴います。内定前に実施する理由については、次の章でくわしく解説していきます。

リファレンスチェックを内定前に実施する理由

基本的にリファレンスチェックを実施するのは、内定通知前であることがほとんどです。リファレンスチェックは最終面接後に得られた情報を精査し、不備の有無などを確認することになります。内定通知後のリファレンスチェックを通して、提出されていた履歴書や職務経歴書などの書類に不備が発覚したとしても、内定を出した時点で、雇用契約が成立しているため、内定取り消しを検討しても、採用者を解雇する事と同等となり、認められないことがあります。

過去には「求職者の応募は労働契約の申し込みであり、企業の採用内定通知は申込に対する承諾とみなされ、労働契約が成立する」という判例もあり、労働契約において、「客観・合理的に認められ、社会通念上相当である」と認められなければ内定取り消しは不可能です。

企業側の都合で内定取り消しをすることで、「解雇権濫用」に該当し違法性が問われる可能性があります。特に海外に比べ、日本は”解雇”に対する見方が厳しい傾向にあります。例え、十分な理由が揃っていたとしても、解雇が認められないことも少なくありません。リファレンスチェックを内定通知前に実施するのは、本来採用すべきで無かった人物を採用しないようにリスクを回避し、合法的に内定取り消しを行えるようにするためです。

内定取り消しが認められるケースとは

リファレンスチェックで得られた情報をもとに内定取り消しをした場合、違法性を問われる可能性があります。ここでは、違法性が問われずに内定取り消しが認められる3つのケースを説明します。

経歴詐称

自身の誇大アピール

前職の退職理由

それぞれ説明しますね。

経歴詐称

前職での業務内容が職務経歴書の情報と整合性が取れず、応募者の虚偽申告が判明した場合は内定取り消しが認められることがあります。専門的な仕事の中には何らかの資格が必要なこともあり、経歴詐称で応募条件に当てはまらないこともあるでしょう。資格有りと申告したにもかかわらず、実際は資格がないのであれば依頼予定の業務に従事することはできません。企業の業務に支障をきたすような経歴詐称の場合には、内定取り消しが認められやすくなります。

自身の誇大アピール

職務経歴書の情報が実績よりも過剰であった場合、程度によっては内定取り消しが認められることもあります。多少の誤差は問題ないかもしれませんが、明らかに故意だとわかる内容であれば、信頼関係を崩されかねません。職務経歴書や求職者によるアピールに違和感があるのであれば、リファレンスチェックをするのがおすすめです。

前職の退職理由

前職の退職理由において重大な懲戒処分を受けての退職が判明した場合、内定取り消しが認められるでしょう。重大な懲戒処分は企業に多大な損失を与えていることが多く、そのような求職者を採用するのはリスクだといえます。リファレンスチェックでは求職者の前職の上司や同僚にヒアリングを行なうので、実際の退職理由を把握することができます。

まとめ

採用業務を行なう上で、リファレンスチェックを検討する人もいますよね。リファレンスチェックは求職者の虚偽申告の有無を把握でき、前職での仕事の評価や勤務態度を知ることができます。履歴書や職務経歴書では把握できない情報を入手するのに有効ですが、内定告示前に実施しなければトラブルになりかねません。内定取り消しは社会通念上で解雇事由相当な理由が必要であり、リファレンスチェックで得られた情報をもとに内定取り消しをすることで違法になる可能性があります。リファレンスチェックで得られた情報の中には、求職者の経歴詐称や前職の退職理由によっては内定取り消しが認められることもあるので慎重に実施するようにしましょう。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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