リファレンスチェックは誰に頼むのが一番適している？実施方法や違法にならないための注意点などを解説します

リファレンスチェックは誰に依頼するかによって報告の結果が異なります。本当に知りたい情報を入手するためにどうすれば良いかを事前に十分理解して対処することが望ましいです。実際に本当に効果があるリファレンスチェックを誰に頼むかの判断が難しいところはありますが、失敗しないで情報を得る方法を把握してから対象者のチェックをしてもらうようにしてください。

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、内定を出す前の段階で、入社後のミスマッチを防ぐために行う選考プロセスの一つです。海外を中心に、外資系企業や金融系企業では実施が行われており、認知度も90％以上と一般的なチェックとなっています。今まで日本の風土が尊重され、あまりリファレンスチェックを行う習慣がありませんでしたが、近年その重要性が注目されています。日本企業でも徐々にリファレンスチェックを実施する企業が増えてきている傾向にあります。

リファレンスチェックは一般的に、採用企業がリファレンスチェックを専門サービスとする委託業者に依頼し、候補者の情報を確認していきます。現在もしくは前職で、候補者と同じ職場で働いていた上司や同僚にあたる第三者に、候補者の実績や能力、人となりや業務態度などを確認していきます。書類や面接だけでは時間も限られているため、第三者からヒアリングできた情報をもとに、提出されている書類の経歴や実績、スキルに偽りがないかなどを確認していきます。さらに、選考段階で感じ取っていた候補者の人間性など、イメージが大きく異なっていないかなども、チェックをしている企業も多いでしょう。実施する傾向として、中途採用がメインとなりますが、近年は新卒採用でも実施されることが増えてきています。

リファレンスチェックの目的

なぜリファレンスチェックを実施している企業が増えているのでしょうか。ここではリファレンスチェックを行う目的について、紹介していきます。

選考では得られない情報を集めるため

リファレンスチェックを行う最大の目的は、提出されている書類や面接などの選考段階では得られない人物像や情報をより正しく把握し、採用につなげたいことがあげられます。採用企業と候補者がやり取りする機会は、限られています。どんなに優秀な採用面接官であっても、出されている書類で得られる情報や面接でヒアリングできる内容だけでは、候補者の本質を見抜くのは難しいでしょう。しかし、限られた時間と内容で自社に受け入れるのか判断していかなければならないため、リファレンスチェックを実施することでより正確な情報を集められることが期待できるのです。

さらに、リファレンスチェックを誰に依頼しているのかも判断材料の一つになります。会社で信頼関係や周りとのコミュニケーションが取れている人物なのか、自分の評価を適切に話せる上司や同僚に協力してもらえる人柄なのかなども確認しているケースもあります。候補者がアピールできなかったことを第三者を通じて知ることができるときもあり、時間やコストがかかってもリファレンスチェックを実施したいと考える企業も多いです。

情報の正確性をはかるため

選考は初対面同士の人間が、同じ会社で働き活躍できるのかどうか判断する場です。普段とは違った状況となるため、候補者が緊張してしまい普段通りに話せなかったりアピールできないことも多いです。また、人によっては、事実とは異なる実績を記載したり大げさな表現でアピールをしてしまうケースも稀にあります。採用面接官も候補者から提供される内容を基本的に信頼し判断材料にしているものの、事実かどうかチェックできるリファレンスチェックを利用することで、不正や不祥事に対応し、コーポレートガバナンスの強化をはかっています。事前にリスクを避けることで、企業イメージのダウンや信頼喪失を防ぐことが期待できるため、時間とコストをかけたいと考える企業が増えているのも納得できます。さらにリファレンスチェックを通して、第三者の意見を聴くことで、コンプライアンスリスクがある人物なのかどうか判断する材料を増やすことも期待できるでしょう。

入社後のミスマッチを最小化する

リファレンスチェックを実施することで、入社後のミスマッチを最小化することを期待している企業も多いでしょう。具体的な質問には、以下のような内容を中心に確認しています。

• 企業が求める能力を持ち合わせている人物なのか
• 入社後すぐにミスマッチを感じてしまわない人物なのか
• 自社の社風に溶け込むことができる人物なのか
• 既存社員と良好な関係を構築できるのか

リファレンスチェックを通して、実際に同じ職場で働いていた上司や同僚に当時の候補者の印象や職場での仕事ぶり、周りとのコミュニケーションの仕方などをヒアリングすることで、自社での活躍イメージや社風に合っているかなどをよりイメージしやすくなります。

企業として一番避けたいのが、入社後数カ月で候補者がミスマッチを感じてしまい休職や早期離職をしてしまうことです。採用には時間と労力、そしてコストもかかっています。入社した社員が、入社後3か月以内で離職した場合のコストは、1人あたり187.5万円になるとも言われています。入社に向けて各部署との連携や入社準備、育成にかけた時間もすべて無駄になってしまい、早期離職は企業にとっても候補者にとってもいいことがありません。早期離職してしまう人の理由には、人間関係や労働条件の相違、仕事内容のミスマッチなどがあげられ、内定を出す前にミスマッチを感じてしまう人物なのかどうかは慎重に判断したいところです。リファレンスチェックは、企業と候補者間でギャップが生まれないようにして、所属した部署でしっかり活躍できるようにするために、有効なツールとして役立っています。

選考の効率化を期待できる

候補者に内定を出す上で、リファレンスチェックが採用判断の決め手になることがあります。例えば、内定を出すべきか迷っている人物に対して、不正や不祥事を確認することができれば採用を見送ることができます。反対に、選考段階では人物像が見えなかったものの、リファレンスチェックでより自社で活躍できるイメージが湧き、内定を迷わず出せるようになる可能性もあります。

情報の正確性や情報収集の他にも、スクリーニングという形で、選考の効率化のために実施している企業も増えていると考えられます。

誰に頼むべきか判断するポイント

採用候補者の本当の姿を理解するためにリファレンスチェックを行います。面接の内容だけでは判断できないことをリファレンスチェックで知る必要があるので、本当のことを教えてくれる人物に頼むべきです。

採用するための面接に来た候補者がどのような人物なのかを知るために行われるのがリファレンスチェックです。採用候補者を良く知る人物からその人物像やスキルや勤務態度の聞き取りをします。本当に満足できる情報を得て入社してほしい人物なのかどうか見極めなければいけません。

採用候補者の本当の人物像を面接や筆記試験だけで見抜くのは大変です。どうしても見抜くことができない本当に知りたい情報が出てきます。同僚との調和性があるか、率先してリーダーシップを発揮して仕事に取り組んでくれるかなど、採用後のミスマッチを防ぐためにもリファレンスチェックが重要になります。

拒否されることもある

リファレンスチェックは必ず了解を得て実施されなければいけません。しかし採用候補者や依頼をする人物が拒否する場合があります。採用候補者がリファレンスチェックに対して何かしらの不信感があれば拒否する可能性があります。

また依頼をする企業が拒否をする場合もあります。これは採用候補者に退職してほしくないという思いや、個人情報の保護を理由として答えられないというケースです。ここでしつこく食い下がってしまうとトラブルに発展する可能性もありリスクを伴います。

もし拒否されるようなことがあれば無理をせずにリファレンスチェックを依頼する人物を変更してください。トラブルが大きくなってしまうと採用するかどうかの判断が遅れてしまい、他の採用候補者にも迷惑をかけてしまいます。

リファレンスチェックは誰に頼むべきか？

リファレンスチェックは頼む人によって報告内容が変わってきます。だからこそ本当に知りたい情報を確実に伝えてくれる人物に依頼をするべきです。そうしなければチェックをする意味がありません。ここでは、具体的に誰に頼むべきか解説していきます。

職場の上司

採用候補者の情報を知るためのリファレンスチェックは誰に頼むべきか悩むところです。一番依頼をして知りたい情報を知ることができる可能性があるのが職場の上司です。採用候補者を評価する立場の上司にリファレンスチェックをしてもらうのは、最も適切な対象者と言えます。

職場の同僚

職場の上司だけでなく採用候補者の同僚にも評価してもらうこともあります。上司とは違った視点で評価をすることも多いです。上司が見る人物像と同僚が見る人物像とではそれぞれ違った側面から採用候補者のことが見えています。

リファレンスチェックは複数の依頼者に依頼をするのが一般的なので、上司だけでなく同僚にも協力してもらい、採用候補者の本当の人物像を見抜いてください。

過去に勤務した職場の上司や同僚

応募を現職に伏せて行っている候補者も少なくありません。現職の上司や同僚に依頼しづらい場合には、前職や前々職の会社の上司や同僚にリファレンスチェックをしてもらうこともあります。時間が経過しているため、そもそもコンタクトを取るのが難しい可能性もありますが、人間性や仕事ぶりなどをヒアリングすることができるでしょう。

顧客やクラインアント

リファレンスチェックは複数人からヒアリングを実施するため、職場の人間に限らず、候補者が担当したことがある顧客やクライアントに協力してもらうこともあります。社内とはまた違った一面や顧客だからこそ候補者を客観的にみたエピソードを聴くことが期待でき、判断材料を増やせるかもしれません。ただし、取引期間が短い相手や候補者との接点が少ない担当者にリファレンスチェックを実施しても意味がありません。候補者とやり取りが多く、パーソナリティに関する質問に答えられそうな人物であれば、適しているでしょう。

大学時代の友人や昔からの知り合い

候補者の本質を知るためには、仕事に関連する人以外からもリファレンスチェックを実施してみるのもいいでしょう。例えば、候補者をよく理解している大学時代から親しくしている友人や、幼いころから交流がある友人などからも、書類や選考中には得られない情報を知ることが期待できます。コストをかけてリファレンスチェックを実施するのであれば、候補者のことを深く理解しており、質問に対してもしっかり答えられる人に協力をお願いしたいところです。

リファレンスチェックの実施方法

誰に依頼をするか決まったら手順に沿ってリファレンスチェックを実施していきます。最初になぜチェックをするのかその目的を採用候補者に説明をします。ここで重要なのは必ず候補者からチェックをしても良いですという同意を得てください。同意を得ないまま調査を進めてしまうと個人情報保護法に抵触してしまう可能性があります。そうならないためにも必ず同意を取得してから依頼をしなければいけません。同意書は必ず書面やPDFなどのデータで記録をして一定期間管理しなければいけません。

推薦者に依頼をする

採用候補者に推薦者を指定してもらうこともできますし、採用を検討している企業が推薦者を決めることもできます。依頼をして了解が得られれば企業から推薦者に質問内容を伝えて解答を得ます。

話がスムーズに進んでいけばチェックをしてもらった回答をすぐにもらえて、採用するかどうかの判断も早く決めることができます。しかし推薦者を誰にするか迷っていると時間がかかってしまい、他の採用候補者にも迷惑をかけてしまいます。

誰に依頼するかによってチェックがどのタイミングで終わるかが変わってくることを十分に理解してもらうために、なぜ調査をするのか丁寧に説明をして話を聞いてもらうようにしてください。

チェック内容を踏まえて採用するかどうか判断する

採用候補者が面接時に話した内容とリファレンスチェックの内容に相違点があるかどうか判断してください。もし違いがあるようなら採用候補者が嘘をついている可能性があります。協力してくれる相手は親身になって対応することが多いです。

面接時の内容とチェック内容を踏まえて総合的に見て採用するかどうか判断してください。

リファレンスチェックを実施する際の注意点

リファレンスチェックを実施するにあたり、注意しなければならないことが何点かあります。場合によっては違法行為にあたるリスクもあるため、注意事項をしっかりと把握しておきましょう。

個人情報保護法に触れないように配慮する

個人情報保護法により、候補者に同意を得ないとリファレンスチェックは実施することができません。

「第十八条 個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。」

さらに、厚生労働省は採用選考について

「公正な採用選考を行うことは、家族状況や生活環境といった、応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しない」

と明示しています。リファレンスチェックに協力する人物は、候補者の同意がある前提で質問に回答しています。あくまで採用するにあたって必要な内容や職務能力や自社との相性を確認するような質問をするように、配慮を忘れないようにしましょう。差別にあたるような質問などは避けることをおすすめします。

参考：個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）｜個人情報保護委員会

参考：公正な採用選考の基本｜厚生労働省

候補者に同意を得ないままリファレンスチェックを実施した場合には、個人情報保護法に抵触し、違法行為と判断される恐れがあります。

勝手に身の回りの親しい人物にコンタクトを取られるのは、候補者にとっても気持ちがいい物ではありません。リファレンスチェックを認識していない候補者も少なくないため、しっかりとリファレンスチェックの内容や実施する意図について、しっかりと説明し同意を得るようにしましょう。

内定を出す前にリファレンスチェックを実施する

リファレンスチェックを実施するタイミングも重要です。稀に内定を出した後にリファレンスチェックを行う企業がありますが、万が一リファレンスチェックの結果で不審な点が合った場合に、内定を覆すことは難しいです。内定を出した段階で労働契約は成立したとみなされているためです。

深刻な経歴詐称などがあった場合には、内定取り消しが認められるケースもありますが、日本ではなかなか理解されない傾向にあります。リファレンスチェックを実施する企業がまだまだ少ない理由の一つでもありますが、候補者と企業との相性がよくない可能性があったり、仕事内容のミスマッチが分かっても、内定を取り消しが認められる十分な理由にはなりません。

リファレンスチェックをこれから導入しようと考えている場合や採用可否の判断材料にしたい場合には、内定を出す前のタイミングで実施するようにしましょう。

しかし、注意したいこととして、たとえ内定前にリファレンスチェックを実施していたとしても、立て続けに採用を見送っていると口コミなどで広まり、社会的信用を損なってしまう可能性があります。リファレンスチェックの対象者は採用確度が高い人に絞って実施することをおすすめします。

まとめ

リファレンスチェックは採用候補者のことを良く知る人物に依頼をします。採用候補者にもチェックすることを伝えて了承を得なければいけません。採用するかどうか判断するまで時間が無いときは、できる限り早期にチェック項目に対して真摯に応えてくれる人物に依頼をすることをおすすめします。そうすることで早い段階で採用候補者がどのような人物なのかを理解することができます。