リファレンスチェックを頼まれた場合どう対処する?気になる流れや質問例、注意点を解説します。

近年日本企業でも中途採用者に内定を出す前などにリファレンスチェックを実施するところも増えてきています。書類選考や面接試験だけではわからない候補者の能力や人となりについて情報収集することです。候補者が「この人に聞いてほしい」と推薦者を選定します。もしかすると同僚などからリファレンスチェックの推薦者になってほしいと頼まれる場合もあるかもしれません。そこで今回は、リファレンスチェックを頼まれた場合の対処方法や気になる流れ、注意点を解説します。頼まれたときにすぐに対応できるよう、対処法の一つとして参考にしてみてください。

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用に踏み切る前にミスマッチを防ぐための選考プロセスの一つです。海外では一般的に行われており、主に外資系企業や金融系企業で実施が行われていました。しかし、リファレンスチェックの重要性が注目され、日本でも徐々に実施している企業が増加傾向にあります。

一般的には、採用企業が委託業者に依頼し、応募者と同じ職場で働いている上司や同僚などの第三者に候補者の能力や人柄、業務態度などを確認していきます。第三者からヒアリングできた情報をもとに、提出されている履歴書や職務経歴書の内容に偽りがないか、そして選考中に感じ取っていた人柄や能力が間違っていないか、チェックをしていきます。主に中途採用で実施することが多いですが、稀に新卒採用で実施されることもあります。

リファレンスチェックの目的

ここではリファレンスチェックの目的について、もう少し掘り下げて解説していきます。

選考段階ではわからない人柄を確認する

リファレンスチェックの一番の目的は、提出されている書類や面接中では分からなかった人物像をより正しく把握することがあげられます。採用選考は限られた時間と情報で判断していかなければなりません。書類上で汲み取れる情報はわずかで、面接時間も多くても数時間といったところでしょう。どんなに優秀な採用面接官であっても、候補者の人柄や勤務態度まで把握するのは容易ではありません。

さらに、選考はいつもと違った環境のため、緊張してしまい普段の姿をみせることができなかったり、事実とは異なる大げさな表現でアピールをしてしまうケースも考えられます。採用選考者も基本的に候補者から提供される内容を信用しているものの、リファレンスチェックを採用プロセスの中に取り入れることで、別の視点として判断材料を増やすことが期待できます。リファレンスチェックを誰に依頼しているのかも意外とチェックしています。前の会社で信頼関係が築けていたのか、自分の評価を適切に話せる上司や同僚なのかなど、細かく確認しています。

候補者がアピールできなかったことを第三者を通じて知ることができるのもメリットといえるため、時間やコストをかけてもリファレンスチェックを実施したいと考える企業も多いといえるでしょう。採用企業からの評価を高められるチャンスにも繋がるので、紹介する協力者は慎重に選ぶことが必要です。逆に、選考段階では知ることができなかったリスクを察知できるのも目的といえます。

入社後のミスマッチを最小化する

リファレンスチェックを実施することで、企業が求める能力に見合っているのか、入社後のミスマッチを最小化する目的もあります。実際に同じ職場で働いていた上司や同僚に、今までの職場での仕事ぶりやスキル、仕事中の周りの人との交流の仕方などを確認することで、より入社後の活躍をイメージできます。

一番避けたいのは、入社してすぐにミスマッチを感じてしまい早期離職をしてしまうことです。時間や労力、コストもかけて、やっと入社したにもかかわらず、すぐに退職になってしまうと双方にとっていいことがありません。退職理由に多いのが労働条件の相違や人間関係、仕事内容のミスマッチなどがあり、中途採用者を受け入れるための準備期間や育成にかける時間を考えると、早期離職だけは避けたいところです。例えば採用した社員が、入社後3か月以内という短い期間で離職した場合には、1人あたり187.5万円のコストが無駄になってしまうと言われています。

リファレンスチェックを通して、自社の社風に溶け込むことができる人物なのか、既存社員と良好な関係を構築できるのかは採用にあたってとても重要なポイントとなります。また、企業と候補者間でギャップが生まれないように、入社後に所属した部署で活躍できる環境をきちんと用意する目的も込められています。

リファレンスチェックの回答を頼まれたらどうすればいい?

もしかつての同僚や部下などからリファレンスチェックの回答をお願いされた場合、どのように対処すればいいのでしょうか?協力しなければならないかについてみていきます。

回答するかどうかは任意

もしリファレンスチェックの推薦者になってほしいといわれた場合、これは任意です。協力を依頼されたら受けるのが義務というわけではありません。協力したくなければ、拒否することももちろん可能です。候補者が応募している企業の担当者から意向を確認されます。協力を断りたければ、その旨を伝えてください。それ以上先方から連絡の来ることはないはずです。

ただ協力してもしなくてもいいと思っているのであれば、協力したほうがいいでしょう。それが昔の同僚や部下の転職活動を助けることになるからです。

断るときには理由が必要?

推薦者を辞退する場合、理由を説明しなければならないのではないかと思っていませんか?その必要はありません。こちら側に理由を説明する義務はないからです。万が一理由を聞かれたら「仕事が忙しくて期待に添えない」など無難なことを言えばいいでしょう。

また中には会社に在籍しているときに候補者とあまりかかわりがなかった場合もあるでしょう。その場合には正直に理由を説明してもいいかもしれません。「候補者のことをよく知らないから有利なコメントができない」といった感じで候補者も採用する企業にもプラスにならないと伝えれば、先方も理解してくれるでしょう。

候補者に迷惑がかかる?

リファレンスチェックを頼まれて回答を拒否した場合、候補者に不利に働くかもしれないと思う人もいるでしょう。基本的にリファレンスチェックの推薦者を断ったという理由だけで、内定取り消しになることはありません。あくまでも事実確認のものです。ほとんどの企業で最終面接を完了した段階で、補足的な形で実施されます。ただ回答を拒否すると、採用企業の候補者に対する心証が悪くなる恐れがあります。

リファレンスチェックを受ける流れ

もし推薦者としてリファレンスチェックを受けることになった場合、どんな流れで実施されるのか気になるでしょう。企業によって若干流れに違いがあるかもしれませんが、一般的な手順についてここでは見ていきますので、参考にしてみてください。

依頼される

まず企業側から候補者にリファレンスチェックを行う旨の説明があります。リファレンスチェックは候補者の同意なしで進めることはできないからです。同意した場合、一般的には情報の信憑性を高めるために2,3人を対象に実施がなされます。時間に限りがある場合には、1人で実施するケースもありますが、個人的な印象や偏ったイメージになる傾向があり、求めているような情報を得られない可能性があります。さらに、仕事内容や実績に関しても一部分の業務の情報しか回答できないこともあるでしょう。リファレンスチェックを実施する目的を果たすためにも、複数人からの回答による結果を重視する企業が多いです。

リファレンスチェック先の紹介

リファレンステックの同意がなされると、協力者の選定にうつります。候補者本人が企業に紹介するケースと、企業が探すケースがあるためそれぞれの特徴をみていきましょう。

リファレンス先を求職者が紹介するケース

リファレンス先を求職者が紹介するケースが主流といえます。リファレンスチェックを実施することが分かった段階で、信頼できる協力者の連絡先や情報を紹介します。先でも紹介したように、複数人からヒアリングすることが多いため2人以上を選定するように指示があることに加え、1人は上司であることを求められます。

候補者はリファレンスチェックに協力してくれるのか、連絡先を応募先企業に共有してもいいかなど、協力者に確認をします。承諾を得られれば、応募先企業に協力者の情報を提供し、紹介した後は企業と協力者が直接やり取りをする流れとなります。

採用企業がリファレンス先を探すケース

求職者からリファレンスチェックに同意した段階で、企業が自ら探すケースも稀にあります。とはいえ、候補者を探すのは容易ではないため転職エージェントに協力を求めたり、リファレンスチェック専門の委託業者に調査を依頼するのが多いでしょう。上司や同僚を探し出せないこともあるため、取引先としてかかわったことのある人物や社内外で一緒に業務をした経験がある人物にヒアリングすることもあります。

日程調整する

候補者に連絡先を伝えた後は、候補者の応募している企業から直接コンタクトがあります。そしてリファレンスチェックに参加してくれるか最終的な意思確認が行われ、問題がなければ、具たたいて気にいつ実施するかの日程調整がなされます。もし相手の提示した日時に参加するのが難しければ、正直にその旨を伝え、最適な日時で実施するようにしましょう。

リファレンスチェックの実施

決められた日時に企業側から皆さんに連絡がいきますので、リファレンスチェックを実施します。ほかで説明しますが仕事に関連する話などいろいろと質問されますので、正直に回答するだけです。

リファレンスチェックの方法ですが、会社を訪問する必要はまずありません。ほとんどの企業で電話もしくはオンラインで調査しているからです。電話の場合、担当者の方からいろいろと質問されますのでその問いに回答するだけです。

最近ではオンラインで実施している企業も少なくありません。指定されたサイトにアクセスすると、フォームのようなものがあります。記載されている質問に回答しましょう。中にはメールにて回答するように求められる場合もありますのでどのように実施するのか、事前に確認しておきましょう。

リファレンスチェックで訊かれることとは?

リファレンスチェックは質疑応答形式で進められます。企業によって質問内容は若干違ってきますが、定番の質問がいくつかありますので以下にまとめました。

経歴について

まずは、候補者が事実と異なった申告をしている可能性もあるため、学歴や職歴について質問されます。特に、同じ職場で働いていた上司や同僚であれば、入社と退社の年月に関して質問される傾向にあります。誇張した申告をしていないか、採用担当者も慎重に確認をしているため、万が一正確に記憶していないのであれば、推測で回答しないようにしましょう。訊かれた質問に対して自分の認識している範囲で回答し、正確な情報だと断言できない場合には正直に「わからない」と回答してください。職務経歴書の時系列を確認するために、以前の勤め先に関して訊かれることもありますが、こちらも分かる範囲で回答しましょう。

仕事内容

一緒に働いていた上司や同僚だからこそ理解している、当時の仕事内容について尋ねられることも多いでしょう。

  • どのような仕事に携わっていたのか
  • どんな役割を担っていたか
  • 管理職だった場合何人部下を率いていたか
  • 勤務時間や勤務条件はどんな形だったのか

このような質問をされる傾向にあります。すべては、提出されている職務経歴書と矛盾しているポイントがないか確認するためなので、分かる範囲で回答すれば問題ありません。上司の場合には、覚えている範囲の条件を伝えれば、採用担当者も参考になりますし、同僚の場合には、仕事内容について相性が良かったのかなど知っていることを話すと、ミスマッチを防げるかもしれませんね。ただし、事前に候補者とどこまで話していいのか打合せしておくことをおすすめします。

勤務態度

書類や面接ではなかなか分からない、職場での勤務態度や人柄についても、訊かれることが多いです。

  • 候補者の勤務態度はどのような様子だったか
  • 候補者とまた一緒に働きたいと感じられるか
  • 第一印象とその後の変化はあったか
  • 周囲の人間関係やコミュニケーションに問題はなかったか
  • 欠勤や遅刻などの、勤怠について問題はなかったか
  • 言動や行動が目立つことはなかったか

このような質問をされる傾向にあります。採用担当者としては、具体的なエピソードや以前の職場での様子をイメージしたいところです。事前に候補者と擦り合わせしておく必要はありますが、具体的な回答をして採用担当者の参考になるように、準備をしておきましょう。

スキルと実績

候補者の会社におけるスキルや実績について質問されます。職種によって内容は異なりますが、「支店○位の営業成績」「資格の有無」「提出しているポートフォリオのエピソード」など客観的かつ定量的な表現で説明しましょう。ただし会社の守秘義務にかかわる質問であれば、拒否しなければなりません。もし心配であれば、会社の関係者に就業規則に抵触しないかあらかじめ確認を取っておくと安心です。

さらにスキルの面では、問題が発生した時の対応力や臨機応変さ、意思決定力があったのかどうかなどを質問されることもあります。何か具体的なエピソードがあれば、採用担当者に端的に伝えられるようにしておきましょう。職場で評判になったことやいい影響をもたらす行動なども、きっと採用担当者にとって参考になるはずです。

人となり

候補者の人間性に関する質問もあります。仕事面だけでなく、プライベートのエピソードなども交えて話すと候補者の人物像が具体的にイメージできるのでおすすめです。

  • ミスに対してどう対応したか
  • 前向きさや改善能力など、ポジティブさがあるのかどうか
  • 熱意をもって仕事に取り組んでいたのかどうか
  • 仕事中の周りとのコミュニケーションの取り方はどんな感じだったか
  • モチベーションを保ち、一定のパフォーマンスを維持できていたのか
  • どんなタイプの社員だったのか

このような質問をされる傾向にあります。具体的なエピソードがあれば、お伝えするのもいいですし、一番は質問に対して端的かつ的を得た質問を返せるようにしておきましょう。

リファレンスチェックを引き受けた際の注意点

ここでは、リファレンスチェックを引き受けた際の注意点について紹介していきます。候補者の採用結果を左右する大事な局面です。事前に注意しておかなければいけない点を把握しておきましょう。

事実とは異なる情報や過大評価をしない

候補者のためを思って「候補者のことをいい印象にしたい」と考えてしまう推薦者も少ないでしょう。もちろん第三者からの情報は貴重なため、採用担当者も魅力を知りたいはずです。しかし、候補者が申告している実績や選考中の印象とは全く違う内容だった場合には、選考結果に影響してしまう可能性があります。最悪のケースでは、マイナスの影響を与えかねません。

事実とは異なる情報や過大評価はせずに、実際に候補者の人柄や実績が分かるようなエピソードや入社後も候補者が輝けるように後押しできるようなエピソードを話せるようにしておきましょう。必要に応じて、候補者と話す内容について簡単に打合せしておくと安心して話せるので、おすすめです。

社内用語を使わない

候補者の仕事ぶりや仕事内容を話す際、社内用語を使ってしまわないように注意しましょう。企業と話が出来る時間が限られており、円滑に話を伝えるためにも疑問を抱くようなことがないよう配慮をする必要があります。社内用語を使うことで、企業に伝わりにくい情報となるリスクがあるため、事前に誰もが分かるような言葉で説明できるように準備しておきましょう。

まとめ

日本でも増加傾向にありますが、まだリファレンスチェックは広く浸透しているとはいいがたいでしょう。ですからリファレンスチェックをお願いされるとどうすればいいか、戸惑ってしまうかもしれません。しかしあくまでも依頼を受けるかどうかは任意なので、それほど構えずに受けるかどうか判断すればいいでしょう。ただし一度受けたのであれば、候補者のために真摯に答えることです。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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