採用調査は本当に必要?採用調査の適切なタイミングをチェック

企業にとってかなり重要な採用面接。新入社員はもちろん中途採用社員も、事前に見極めをしっかりと行わなければ会社にとって多大な損失を生むことがあります。そこで利用したいのが「採用調査」ですが、使い方や調査のタイミングを正しく行わなければ成果は得られません。経歴詐称やトラブルメーカーとなるモンスター社員を採用しないために、今回は採用調査をするべき時期と依頼方法を解説します。

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採用調査とは

採用調査とは、バックグラウンドチェックとも呼ばれており、主に中途採用を中心に実施されています。内定前の最終選考時に実施されることが多く、候補者の経歴や職歴に虚偽がないか、もしくは自社に影響を及ぼす反社会的勢力との関係がないかなどを採用調査サービスを提供している興信所や委託業者に依頼し調査してもらいます。

バックグラウンドチェック自体は、海外ではメジャーな選考チェックで9割近くの人が認識しており、対象者もしくは協力者になることも少なくありません。日本でも徐々に実施している企業が増えており、採用段階での重要なチェックとなっています。

採用調査でチェックするポイント

採用調査では様々な内容をチェックしていきます。ここでは、具体的にどんなところを調査しているのか調査項目について紹介します。

学歴

まずは選考を進める上で候補者に提出してもらっている履歴書や職務経歴書の記載内容に偽造がないか確認していきます。学校に入学した年月と卒業した年月、なにを専攻していたか、最終的に学校を卒業しているかなどを細かくチェックしていきます。

採用調査をスムーズに行うために、候補者から卒業証明書の提出を求めることもあります。より効率的かつ正確性がある情報で照合していきます。調査を進める上で、記載している内容と事実が異なっていた場合には、候補者に確認を行います。事実と異なり、学歴詐称にあたる場合には採用を見送ることも少なくありません。

職歴

続いて、学歴と同様に職歴に関しても、提出してもらっている履歴書や職務経歴書の記載内容に偽造がないか確認していきます。学校を卒業してから勤務していた企業名や入退社日、勤続年数、雇用形態、具体的な職務内容などを細かくチェックしていきます。

こちらは学歴チェックと異なり、経歴を証明するものが準備しにくいです。そのため、確認するためには、過去に勤めた職場に電話やメールなどで問い合わせていく方法がメジャーです。あまり偽造している行為は見かけないものの、稀に勤続年数を長く記載していたり、職についていない失業期間を偽造するために入退社日を偽っているケースもあります。採用調査を実施することで、経歴詐称に気付けたり、自社に迎え入れるに値する人材なのかどうか判断することが期待できます。

インターネットメディアの調査

インターネットメディアにて、会社に不利益を与える可能性がある人物かどうかや不適切な発言で自社に悪影響を与える人物かどうかを判断していきます。

確認方法は、候補者の名前をネットで検索したり、WEBのニュース記事やブログなどで候補者の名前がピックアップされていないかチェックしていきます。特にSNSは近年身近になっていることもあり、インスタグラムの画像投稿やX(旧Twitter)での発言なども確認する必要があります。手軽に投稿ができるシステムになっているため、公序良俗に反するような投稿をしてしまっている人が少なくありません。

SNS上で候補者の名前を検索してみると該当アカウントを見つけることができ、社会的なリテラシーの低さが垣間見えてしまうこともあります。選考中や会社でいくら取り繕っていても、プライベートでの行動に問題がある人は、入社後に取引先とトラブルを発生させたり社外秘情報をSNS上で公開してしまうリスクが考えられます。リスクを避けるためにも、事前にインターネットメディアの調査を行うことは効果的であり、会社にとって不利益を与える人物かどうか、判断する材料の一つと言えるでしょう。

反社会的勢力との関係

候補者の中には、反社会勢力と関係がある人物もいないとは言い切れません。近年、反社会的勢力は暴力団という目立った活動ではなく、企業という仮面を被っていたり、個人単位の活動で利益のために近寄ってきています。事前に反社会的勢力との関係をチェックしておくことで、自社を反社会的勢力から守り、関係防止につなげることが期待できます。

破産歴や民事訴訟歴

基本的に委託調査業者によって官報に記載されている内容を元に、破産歴や民事訴訟歴があるのかどうか情報を確認していきます。自ら申告をする候補者が少ないこともあり、破産歴や民事訴訟歴をチェックしておくことは候補者の過去の情報を知る意味でもメリットといえます。

採用調査の流れ

ここでは採用調査の気になる流れについて解説していきます。

自社で行うこと

まずは自社で行えることとして、候補者に採用調査を行ってもいいかどうか同意を得ます。大半が同意してくれますが、稀に拒否をされることもあるため慎重にすすめていきましょう。

無事に同意を得た場合には、書類に記載されている内容に虚偽がないか確認するための情報を集めていきます。

候補者から預かっている履歴書や職務経歴書、そして事実を確認するための卒業証書等の情報を回収し整理していきます。必要に応じて、事実確認ができる職場の上司や同僚などの関係者をピックアップしてもらうように候補者に依頼します。

委託調査会社にて調査を実施

情報を収集できても、調査自体にとても時間を費やします。そのため、一般的に企業から委託された調査会社に情報を連携し調査を進めてもらいます。委託調査会社は採用調査のプロであり、自社で管理するデータベースで照合したり、実際に過去に候補者が勤務していた会社にコンタクトを取り電話やWebアンケートフォーム調査で事実確認をしていきます。

関係者からのヒアリング

事前に候補者にピックアップしてもらった関係者にヒアリングも実施していきます。調査会社経由で、前職や前々職の上司や同僚にコンタクトを取ります。

基本的に委託業者から関係者に連絡を取り、日程調整や候補者の情報となる企業名や勤続年数、入退社日、雇用形態、職務内容などの事実確認をヒアリングという形で確認していきます。ここでは、当日の勤務状況や勤怠状況、周りの人とのコミュニケーションの取り方など具体的なエピソードも確認するケースもあります。

報告書を提出

採用調査を通して分かった内容を報告書にまとめ、企業に提出します。企業は報告書の内容も含め、採用をするかどうか判断材料の一つとして活用していきます。

採用調査では、書類や面接だけでは得られない情報も収集できるため、コストはかかるものの企業には実施するメリットが多いといえます。事前に採用調査を行うことで、自社に不利益を与えるリスクのある候補者かどうか判断し、場合によっては採用を見送ることができます。

採用調査に要する時間

では、採用調査にはどれくらいの時間がかかるのでしょうか。一般的に採用調査を請け負っている興信所や調査会社であれば、2日から長くても1週間程度で報告書を受け取れることが多いです。自社ですべて調査を行う場合には、もっと時間がかかることを考えるとスピーディーな対応といえます。

ただし、注意点として早く結果が分かる採用調査は、有益な情報を得られない可能性があります。採用調査に要する時間が長ければ長いほど、候補者がピックアップした関係者にヒアリングしたり、データと照合したりと採用可否を判断する上で参考になる情報を集めやすくなります。かといって、時間をかけ過ぎると候補者も待ちきれず選考を辞退してしまうリスクもあるため、適切な時間で実施する必要があります。採用スケジュールと採用調査のタイミングを調整し実施することが求められます。

採用調査は必要?採用調査で得られるメリット

採用調査は「バックグラウンドチェック」とも呼ばれ、主に企業で採用する予定の社員に行います。企業は社員を雇用する場合に「採用の自由」が認められており、どの人材に内定を出しても構いません。しかし、採用は慎重に行わないと「面接の段階で伝えられていた情報と異なる」「以前職場でトラブルを起こしており組織の中でうまく機能しない」といったトラブルの因子を職場に招いてしまうこともあります。

とはいえ、採用調査は必要なのでしょうか。まずは調査のメリットを解説します。

一度雇用した社員を「解雇処分」するのは難しい

人材不足が嘆かれる情勢だとしても、一度採用決定した人材がいざ入社しその後解雇になるためには相当な労力と時間が必要です。事実確認や本人への通達時間などを加味すると、採用よりも相当なコストがかかります。

また、仕事に就いて報酬を得るのは生活の上での基本的な営みです。そのため、組織として成り立つ企業よりも雇用者側の方が法的に強く保護されています。人事担当者ならすぐに分かると思いますが、「解雇処分」は実行するにはかなり難しいです。

入社前に人材の持つトラブルの因子や経歴詐称を把握していれば内定取り消しが可能ですが、一度入ってしまうと余計な手間がかかるのが現状。こうした問題回避としてのメリットが採用調査にはあります。

採用がスムーズに行える

履歴書や面接などの通常の採用手順で見極めは可能ですが、「あと一押し」という内定予定者に対して採用調査を行い、結果として素晴らしい人材だったため採用となった。このようなケースでは、採用に関わる全ての人間が内定に納得しており、その後の業務がスムーズに行えます。

また、外部機関に採用調査を頼むことで冷静に内定判断が出せるというのも、メリットのひとつでしょう。重要な役割を持つ人材の採用面接ほど、数が多く時間もかかるものですが、その分失敗はできないはずです。採用調査を依頼すると、採用業務自体が円滑に回ります。

自社で行うよりはるかにリスクが低い

採用調査を調査機関に依頼せず、自社で調べたいと考える方も多いでしょう。実際にどうしても怪しいと思ったら、人事担当者が退職証明書の提示をお願いするなど調べることがあるかもしれません。しかし時間も手間もかかり、採用担当者の負担が大きくなるために十分な調査が行えません。また、採用者を調べる際に手段を間違えると「人権侵害」などにつながる恐れも考えられます。

時間と労力がかかること、そして違法性のリスクが高いため自社だけで調べるのは危険です。このリスクヘッジができるのが採用調査と言えるでしょう。

採用調査を依頼するケースとは

採用調査を依頼するにはいくつかのケースが存在します。まずは、このケースを見ていきそのあとでそれぞれに適切な調査のタイミングを考えていきましょう。

すべての内定予定者に対して行う

稀な例ですが、内定予定者すべてに対して採用調査を行う企業もあります。中途も新卒もすべて調査されるため、このケースでは全員に調査が入る旨を伝えることもあるでしょう。

採用調査自体は違法ではありません。ただし、中には「調べられたくない」と内定辞退する方もいるかもしれません。極端な例ではありますが、こうした辞退の理由は調べられて困ることがある場合が多いです。

役員など企業のキーパーソンとなる採用のとき

すべての採用において軽視すべき点はありませんが、役員やマネージャー、専門職など企業にとってキーパーソンを採用する場合は「絶対に失敗できない」と考えますよね。採用に間違いがあると損失が大きい場合は、コストをかけてでも採用調査を依頼しておくと安心です。

昇格採用のとき

アルバイトや契約社員を正式な社員として採用する際や、役職が変わる昇格の際には自社社員に向けて採用調査を行う場合があります。従業員数の多い企業では、なかなか一人一人の「実際のところ」まではしっかりと見る機会が少ないでしょう。周囲からの評判も含めて総合的に判断することで昇格採用が正しく実行できるほかに、自社内からも不満が出にくいです。

人事担当者や他社員が何かを感づいたとき

最後は人事担当者が「どうも怪しい」と思ったときです。書類や面接の上では何も問題がなくても、人事担当者の勘が働けば採用フェーズでストップがかかることでしょう。この疑惑を晴らすために採用調査があります。

適切なタイミングとは?

採用調査を行うにあたって、適したタイミングがあります。採用調査を依頼する前にぜひチェックしておきましょう。

「内定前」が適したタイミング

「中途採用面接」や「新卒採用」「重役採用」、いずれのケースでもベストなのは内定を出す前です。採用面接のメリットでも説明した通り、内定を出し入社したあとに社員に問題が発覚しても解雇するには煩雑な手段が必要です。

そのため、リスクが最も低くコストもかからない「内定を出す前」が調査の適切なタイミングと言えるでしょう。内定を早く出したい企業は調査機関をあらかじめリストアップしておく、期間を決めて予約しておくなど対策を講じておく必要があります。

「内定後」や「入社後」も調査できる

新卒採用であれば内定から入社まで期間が長く、この間に「経歴詐称」などの問題が発覚するケースもあるかもしれません。内定後でも採用調査は可能で、もし重大な詐称や問題があれば内定取り消しは正当な判断と認められる可能性が高いです。ただし、内定者への取り消しに関する説明はしっかりと行わなければなりません。

入社後の場合も同様です。採用調査はできますが、その結果処分が必要であれば「不当な対応ではない」ことを該当社員に伝えましょう。企業側の立場が悪くならないよう、十分に対話することが大切です。

まとめ

企業にとって大切な人材を決める採用。失敗が許されない業務だからこそ、採用調査を依頼するメリットは多いです。ご紹介したように採用調査は内定前が適したタイミングで、内定前に調査期間を設けておく必要があります。興信所の選定や依頼は早めに行うと安心。まずは相談から始めてみましょう。

専門家監修

この記事の著者:探偵社PIO 人事/労務信用調査担当 K.A

社員の不正、登用人事でのバックグラウンド調査や採用調査など人事労務に拘る調査を長年行う。

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