バックグラウンドチェックの適切な実施タイミングとは？リファレンスチェックとの違いや要する時間についても詳しく解説します

外資系企業、金融系企業を中心に実施されていると言われるバックグラウンドチェック、調査内容もそうなのですが、気になるのはいつ実施すべきか、という点です。

既にバックグラウンドチェックを採用プロセスに取り入れている企業を除き、未だ導入していない企業からすれば、採用候補者の合否判定を出す兼ね合いから、いつ実施すべきか悩む所です。書類審査時点、もしくは1次面接前のバックグラウンドチェックは時期尚早となってしまいますし、逆に採用直前でのバックグラウンドチェックでは遅過ぎてしまいます。

そこで、今回はバックグラウンドチェックをいつ行うべきか、そのタイミングについて考えていきたいと思います。

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バッググラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、主に最終選考に近い段階で候補者の過去の経歴や職歴の虚偽、反社会的勢力との関係がないかなどを調査することを指します。外資系企業や金融機関を中心に実施している傾向が多く、「採用調査」や「雇用調査」と呼ばれることもあります。

バックグラウンドチェックを実施するにあたり、調査している内容についても掘り下げていきましょう。

学歴

選考を進める上で提出している履歴書の記載している内容に偽造がないか確認します。主に、入学した年月、卒業した年月、学位、専攻、最終的に卒業しているかの有無などを細かく確認していきます。必要に応じて卒業証明書の提出を求められ、事実なのか照合していきます。万が一、記載している内容と事実が異なっていた場合には学歴詐称にあたるため、採用見送りとなる可能性があります。

職歴

学歴同様、提出している職務経歴書に記載している内容に偽造がないか確認します。主に、過去に勤務していた企業名や勤続年数、入退社日、雇用形態、職務内容などを細かく確認していきます。確認方法としては、過去の勤務先に電話など問い合わせて確認を行うことが多いです。稀に、入退社日を偽っていたり、職についていない失業期間を短縮しているケースもあり、バックグラウンドチェックを実施することで経歴詐称に気付くことができます。

反社会的勢力との関係の有無

選考している候補者が反社会勢力との関係があるのかどうか確認します。

破産歴

官報に記載されている内容を元に、破産歴があるのかどうか情報を確認します。

民事訴訟歴

バックグラウンドチェックを実施する委託企業によって、情報を確認していることが多いです。

インターネットメディアの調査

インターネットメディアにて、不適切な発言や会社に不利益を与える可能性がある人物かどうか確認します。確認方法は、SNS上で候補者の名前を検索したり、WEBのニュース記事やブログなども確認していきます。

特にSNSは近年身近になっていることもあり、気軽に公序良俗に反するような投稿をしている人が少なくありません。社会的なリテラシーの低さが垣間見える部分であり、入社後トラブルを発生させたり社外秘情報を公開してしまうリスクにも繋がりかねません。会社にとって不利益を与える人物かどうか、判断する材料の一つと言えるでしょう。

バッググラウンドチェックの目的

元々は海外を中心に実施されており、バックグラウンドチェックを実施することは外資系企業では一般的でした。しかし、自社にとって不利益を与える人かどうか判断するために、バックグラウンドチェックを活用している国内企業も近年増加傾向にあります。

一昔前までは”正社員やパートなどの直接契約で一つの企業で長く勤めあげる”という働き方が一般的でしたが、フリーランスや契約社員など雇用形態が多様化してきたこともあり、1人あたりの転職回数も増えてきました。過去に勤めてきた会社での実績や経歴を正確に把握した上で、自社で活躍できる人材なのか判断をしたい企業も増えていきます。

新しく人材を受け入れる場合、企業も慎重になります。バックグラウンドチェックを実施することで、結果を元に不祥事を起こすなどの不適切な採用を未然に防ぎ、ミスマッチや適切な部署への配置などに活かすことが期待できます。採用失敗のリスクを回避するために、採用前にコストをかけてでも、しっかりとパフォーマンスを発揮できる人材を確保したいという企業の想いが感じられます。

さらに、急激に加速するデジタルトランスフォーメーションの影響もあり、ITエンジニアなどデジタルに対応できる人材の採用に力を入れている企業が増えています。特に即戦力となるデジタル人材の中途採用に関しては、争奪戦状態となっています。慢性的な人手不足を補うために、「適切な人材を見極める精度の向上」や「外部委託企業を活用した採用の効率化・スピーディーな採用」を目指している企業も多いです。

以上紹介してきた内容の通り、自社で活躍できる適切な人材なのか、そして自社に不利益を与える人材なのかどうか。様々な観点から、採用判断を行うために、バックグラウンドチェックは効率的に実施できるツールとして取り入れている背景になっていると考えられます。

バッググラウンドチェックの流れ

まず、候補者から預かっている履歴書や職務経歴書などの書類に記載されている内容に虚偽がないかを確認していきます。確認に必要となる卒業証書を準備してもらったり、事実確認ができる関係者をピックアップしてもらうなど、情報を集めていきます。

ここから先は、コストがかかるため一般的に企業から委託された調査会社が、調査を進めていきます。委託調査会社が自社で管理するデータベースで照合したり、電話やWebアンケートフォーム調査で内容を確認していきます。

調査会社経由で、前職や前々職の上司や同僚にコンタクトを取り、企業名や勤続年数、入退社日、雇用形態、職務内容などを細かく確認していきます。

調査を通して分かった内容は報告書という形で企業に提出され、採用判断材料の一つとして活用されます。このバックグラウンドチェックの調査を通して、履歴書や職務経歴書だけでは得られない情報も収集できることが多いです。自社に不利益を与えるリスクのある候補者の採用を見送ることができます。

バッググラウンドチェックとリファレンスチェックとの違い

バックグラウンドチェックに似た言葉に、リファレンスチェックという言葉があります。海外では一般的となっており、外資系企業を中心に取り入れている採用方法ですが、日本企業でも徐々に取り入れている企業が増えてきています。どちらも採用者の正確な情報を知るために必要な調査となるため、バッググラウンドチェックとリファレンスチェックとの違いについて解説していきます。

バックグラウンドチェック

基本的には、書類選考で必要となる履歴書や職務経歴書に虚偽がないか確認をする調査方法です。今後候補者を採用し、自社に受け入れた場合、会社に不利益を与えるリスクがどうなるのか判断することを目的としています。調査しても問題ないケースが多いものの、稀に提出している書類に虚偽の事実が発覚したり、書類選考や面接時には開示をしていない秘密事項や不祥事、知られたくない経歴などが明らかになると、採用を見送ることが多いです。自社で活躍することはもちろんのこと、トラブルを発生させない人物かどうか知る手段として役立てています。

リファレンスチェック

面接や書類ではなかなか判断が難しい普段の勤務態度や勤怠について、確認をします。確認方法としては、過去の勤務先に問い合わせ、勤務していた当時の上司や同僚にヒアリングを実施します。時間を確保できる場合には電話、好きな時に対応できるようにWebアンケートフォームで回答をお願いすることもあります。以前一緒に勤めていた上司や同僚などの客観的な意見を聞くことで、候補者からは得られなかった情報を引き出すことが期待できます。

バックグラウンドチェックのタイミング

採用をする上で、バックグラウンドチェックはいつ行ったら良いのでしょうか。

実施するタイミングは大きく二つに分ける事が出来ます。

一つ目は内定を出す前に実施するケース、二つ目は内定を出した後で実施するケースです。

どちらを選択するかは企業によって異なりますが、ほとんどの企業は内定前にバックグラウンドチェックを

行っているようです。

それぞれ、詳細について解説していきたいと思います。

バックグラウンドチェック実施タイミングその1 内定前に実施

一つ目のタイミングである内定前の実施ですが、1次面接から2次面接を行う間に行われる事が多いようです。

理由は、書類選考から1次面接までの期間では時期が早過ぎてしまうからです。書類選考、1次面接時点でバックグラウンドを行った場合、採用候補者の人数分チェックを行わなければならないため、相当な労力を要する事になってしまいます。調査会社への調査費も莫大な額となるでしょう。

採用者候補者自身の志望度が低ければ先行辞退する可能性もあり、調査にかけた費用、労力が無駄になる可能性もあります。そのため、早期のバックグラウンドチェックはコスト、労力共にメリットが無いのです。

逆に、時期が遅くなれば採用そのものに影響を与えてしまいます。

２次面接後では内定を出すか出さないか判断する瀬戸際となってしまいます。場合によっては採用に向けた事前準備期間と重なってしまう事も考えられます。

内々定であれば、まだ内定取り消しはし易いかもしれませんが、昨今の状況を鑑みても、こうした企業の行動は社会的に問題視され、企業そのものが世間の目に晒される事態になりかねません。採用候補者にとっても、在籍会社を退職する手続きに入っている可能性が高く、非常にリスクが大きいと言えます。

このようにして考えていくと、選考過程である1次面接から2次面接の間でバックグラウンドチェックを行うのが一番無難であると言えます。

バックグラウンドチェック実施タイミングその2 内定後に実施

二つ目のタイミングである内定後の実施ですが、内定後、もしくは入社後に行われます。

既に採用が決定しているため、期間的な制約は受けにくく、採用者が特定されている観点からしても調査がし易く、調査費用も限定されます。

しかし、内定後にバックグラウンドチェックを行う方が難易度は格段に高くなります。

なぜなら、基本的には内定を出した時点で、雇用契約が成立したものとみなされるからです。

この点については実際に判例があり、昭和52年の最高裁判所判決では「求職者の応募は労働契約の申し込みであり、企業の採用内定通知は申込に対する承諾とみなされ、労働契約が成立する」旨判決が出ています。

参照：最高裁判所判例集 事件番号「昭和52(オ)94」

従いまして、内定取り消しというのは採用者を解雇する事と同等となり、正当な理由が必要となります。特に日本においては解雇に対する見方が非常に厳しく、余程の正当な理由無しに解雇する事は出来ません。解雇する事が「合理的で客観的かつ社会通念上、妥当と認められない場合は無効」とあるため、基本的には認められないと考えておく方が妥当です。

参照：労働契約法（平成十九年法律第百二十八号）第十六条

ただし、重大な経歴詐称があった場合など解雇が出来るとした判例もあり、必ずしも不可能というわけではありません。

例えば、採用時には「業務内容について職歴があり資格を有している」とした後に、実は全く職歴が無く資格も有していなかったと、本人が認識した上で虚偽申告している事が判明した場合には、解雇事由にあたる事もあり得ます。

参照：独立行政法人労働政策研究・研修機構 【服務規律・懲戒制度等】経歴詐称

しかし、前述した通り、基本的には入社後に解雇をするにはハードルは高いと考えた方が良いでしょう。

企業側からすると、本来採用すべきで無かった人物を採用してしまう事にも繋がりかねない一方で、内定取り消しも出来ない状況となってしまい、リスクが高くなってしまうのです。

バックグラウンドチェックに要する時間

ここまで、バックグラウンドチェックを行うタイミングについて解説してきましたが、タイミングを計る上で重要な

要素があります。

それは、調査にどのくらいの期間を要するのか、という点です。

通常調査会社であれば、早ければ2日以内、遅くとも1週間程度で結果が出るとされています。

自社で行う場合、簡易的なものであれば数日で完了するものの、ほとんど有益な情報は得られないと考えた方が良いでしょう。そのため、実際には2～3週間程度は要すると考える事が出来ます。

なぜ所要時間が重要な要素となるかと言えば、面接、もしくは採用可否を判断する上でのクリティカルパスとなってしまうからです。仮にバックグラウンドチェックを適切なタイミングで行う事が出来れば、採用可否の結論も適切な時期に出す事が出来ます。

一方、調査に時間を要すれば、それだけ判断に時間を要する事になります。採用候補者が辞退してしまう可能性も出てきます。そのため、採用スケジュールにおいては面接実施タイミングとバックグラウンドチェックのタイミングを上手くリンクさせる事が重要となってきます。

まとめ

基本的には、バックグラウンドチェックのタイミングは、1次面接から2次面接に至る間に行うのが妥当だと思われます。

内定前であれば、選考過程の一環と捉える事が出来ます。しかしながら、余りに早期に実施してしまうと、負担が大きくなり、余りに遅くなりすぎるとリスクが高くなってしまいます。そのため、上記タイミングが適切であると言えます。ましてや、内定後のバックグラウンドチェックを行うとなると、かなりハードルが高くなり余程の事が無い限り解雇出来ないと考えた方が良いでしょう。

適切なタイミングでバックグラウンドチェックを行うためには、調査期間がどの程度かかるのかを把握した上で、選考プロセスに組み入れる必要があります。

バックグラウンドチェックの実施を検討している企業においては、これら事項を慎重に検討した上で、実施する事が重要であると言えます。